Boekhouding in ruime zin
Van Renterghem Trucks gebruikt, zoals alle Volvo Trucks dealers, Exact voor het voeren van de boekhouding in ruime zin. Via Volvo Trucks hebben ze beschikking over de modules facturatie, banking, kostenanalyse, budget en activa. “De werkplaats- en magazijnfacturen uit het GDS systeem (Global Dealer System) worden dagelijks geïmporteerd in Exact zodat ze kunnen verwerkt worden en opgenomen in de boekhouding”, zegt Kurt. “Verder maken we met Exact ook verkoopfacturen op die niet via ons werkplaatssysteem doorgestuurd worden. Ook rekeningafschriften en fiscale aangiftes worden in Exact verwerkt en zowel betalingen aan leveranciers als openstaande facturen kunnen we op de voet volgen, net als het volledige crediteurenbeheer. Ook het voeren van een analytische boekhouding door middel van kostenplaatsen en kostendragers is met Exact heel eenvoudig”, vervolgt hij.
Gebruiksgemak
Dat je geen specialist hoeft te zijn om vlot met Exact te kunnen werken, vindt Kurt een heel groot voordeel : “Naar gebruiksvriendelijkheid toe is het echt top. Na één dag opleiding kan je al de basisverrichtingen en na twee weken heb je de meest courante bewerkingen onder de knie.” Klanten vragen Kurt regelmatig om een overzicht van openstaande facturen. “Met Exact kan je gegevens gemakkelijk exporteren naar bijvoorbeeld Excel. Heel simpel en vooral tijdsbesparend in vergelijking met ons oude boekhoudprogramma.” De grafische interface nodigt uit om met alle aspecten van het programma kennis te maken. “Exact is een toonbeeld van duidelijkheid en overzichtelijkheid. En door het intuïtieve karakter is de informatie die je zoekt met gemiddeld twee muisklikken gevonden.” Dat je de lay-out, maar ook het gebruik van programma’s kan personaliseren vindt Kurt ook heel aangenaam. Zo geeft de cockpitpagina in één oogopslag een overzicht van omzet, klanten, bedrijfsresultaten, nieuwe releases etc. Elke gebruiker kan die pagina volgens eigen smaak en interesse aanmaken.
Boekhouden in de cloud
Omdat Exact een SAAS (Software-As-A-Service) oplossing is, zijn de installatiekosten nihil en is een zware server overbodig. “Het maakt ook dat ik van op elke computer toegang heb tot de boekhouding”, zegt Kurt, “zowel op het werk als thuis als om het even waar, zolang ik maar over een internetverbinding beschik. Dat is meteen een handig voordeel van deze cloud-oplossing. Exact garandeert ons daarbij dat het volledig veilig is en dat onze gegevens steeds ter beschikking zijn.”
Efficiënte helpdesk
Eén van onze voorwaarden die de Volvo Trucks dealers aan een nieuw boekhoudprogramma stelden, was dat de helpdesk steeds bereikbaar moest zijn. “Bij ons vorige boekhoudpakket konden we slechts twee halve dagen per week een beroep doen op de helpdesk. Mits een toeslag waren ze daarbuiten ook te bereiken. Bij Exact is de helpdesk gedurende de volledige werkweek de klok rond bereikbaar en in de prijs inbegrepen. Een hele verbetering voor ons.” Aanvankelijk had Kurt vooral telefonisch contact met bekwame helpdesk medewerkers. Vandaag maakt hij meer gebruik van het helpdeskprogramma. Via een geïntegreerd systeem van vraag en antwoord wordt zijn probleem snel en efficiënt verholpen.
Kurt weet het ook te appreciëren dat Exact wil luisteren naar zijn klanten. Tweemaal per jaar is er een nieuwe release van Exact en daarbij houdt Exact rekening met feedback van de eindgebruikers. “We mogen verbeteringen, suggesties doorgeven en Exact bekijkt dan of en hoe ze de voorstellen kunnen implementeren.”