Hoe D&J Installatiebureau eenvoudig 10 uur per maand bespaart

Dave Mans, werkvoorbereider en aankoper bij D&J Installatiebureau: “Als installatiebedrijf werken wij jaarlijks ongeveer 300 nieuwbouwwoningen en appartementen af. Inmiddels bestaat ons team uit 25 gemotiveerde vaste medewerkers. Bij ons op kantoor wordt het voorbereidende werk verricht, van technisch ontwerp tot bouwtekeningen. Vandaaruit worden de diverse nieuwbouwprojecten ingepland en aangestuurd.”

“Voordat we met Exact Online Bouw werkten, hadden we een verzameling Excelsheets die allemaal aan elkaar gekoppeld waren. Daarnaast plaatsten we onze bestellingen met papieren aankooporders, die tegengeboekt werden met papieren aankoopfacturen. Dat zorgde natuurlijk voor een bureau vol papier en was erg tijdrovend. Gelukkig is dat nu verleden tijd.”

Minder handelingen, meer efficiëntie

“Exact Online Bouw heeft ons vooral tijdsbesparing opgeleverd. Het aantal handelingen tijdens het aan- en verkoopfactuurproces is flink gedaald. Vroeger waren er acht handelingen nodig voor één aankooporder. Nu zijn dat er nog slechts drie. Het opzoeken van aankooporders en verkoopfacturen is trouwens een fluitje van een cent in Exact Online Bouw. Zo bouwen we nu echt een geschiedenis op die eenvoudig te raadplegen is. Voor onze serviceafdeling is het daardoor erg gemakkelijk om garantiedossiers snel op te lossen.”

Zeer snel draagvlak voor Exact Online Bouw

“Onze monteurs waren in het begin wat terughoudend, maar raakten snel overtuigd. Door de projectgegevens (digitaal) goed te registreren, profiteren ze daar nu zelf ook van. Zo hebben ze de werkbonnen met bijbehorende adressen, contacten en bestanden binnen handbereik, waardoor ze veel sneller kunnen reageren als er bijvoorbeeld een dringende taak binnenloopt. Daarnaast is de registratie van de werktijd veel makkelijker geworden. Dat verloopt allemaal via de mobiele app. Vroeger gebeurde dat op papier. Op kantoor scheelt dat veel tijd, want het moet alleen nog gecontroleerd worden.”

Van uren invullen tot uitgebreide rapporten

“We gebruiken bijna alles van het platform, van uren registreren tot uitgebreide rapporten. In de toekomst willen we al onze monteurs ook nog uitrusten met tablets, zodat ze bijvoorbeeld ook de tekeningen bij een project kunnen uploaden. Daardoor beschikt elke monteur over de meest recente versie en vermijden we misverstanden. Nu werken we nog met werkmappen die weleens verloren raken, nat worden of in de verkeerde bestelwagen liggen.

Over het algemeen zijn we erg tevreden over Exact Online Bouw en bevelen we hen zeker aan bij soortgelijke bedrijven!”