Geautomatiseerde werkstromen zorgen voor efficiëntiewinst

Weweler-Colaert heeft een belangrijke focus op de vervangingsmarkt van veren en ophangingsonderdelen voor Europese trucks en trailers. Het bedrijf profileert zich door het leveren van hoog kwalitatieve producten, door het voeren van het breedste productassortiment en door de snelheid van levering, zegt Frederik Deschodt, Controller bij Weweler-Colaert. De klanten zijn distributeurs van truck en trailer parts. We realiseren 90% van onze omzet buiten België en exporteren naar 60 landen in Europa, Afrika, MiddenOosten en Azië. Dankzij een modern productieapparaat hebben we de kwaliteit in eigen beheer, maar een performante logistieke organisatie en dienstverlening zijn net even belangrijk om succesvol te zijn in deze markt. Weweler-Colaert is onderdeel van de VDLGroep. Deze internationale, industriële groep legt zich toe op de ontwikkeling, productie en verkoop van halffabricaten, bussen en eindproducten. De VDL-Groep met hoofdkantoor in Eindhoven, stelt meer dan 9.000 medewerkers te werk, verspreid over 80 werkmaatschappijen.

Centrale database met Exact Globe

“In 2005 kozen we voor Exact Globe. Het ERP-pakket is de centrale database voor de bedrijfsvoering en ondersteunt alle kernprocessen in onze onderneming “, zegt Frederik Deschodt. “Het is een zeer volledige en gebruiksvriendelijke ERP-applicatie die bovendien snel en eenvoudig te implementeren is. ”WewelerColaert verwerkt jaarlijks zo’n 100.000 orderlijnen in Exact Globe en beheert er de volledige logistiek en productieplanning en -uitvoering mee. Ook het inkoop- en voorraadbeheer van zo’n 12.000 SKU’s verloopt vlot met het pakket. “Je kan op Exact Globe dus best een behoorlijk zware administratie draaien”, bevestigt Frederik.

“Ook de toegankelijkheid van de achterliggende Microsoft SQL Server database voor het bouwen van eigen rapportages en tools vinden wij een belangrijke troef. Mits de nodige opleiding kon ik als niet-informaticus aan de slag met het maken van eigen rapportagetools in aanvulling op Exact Globe. Geen noodzaak dus om telkens weer beroep te moeten doen op externe consultancy.”

Exact Synergy belangrijke troef

In 2007 besloot de organisatie Exact Synergy te gaan gebruiken. “Maar weinig aanbieders op de markt van CRM, documentmanagement en workflow beheer hebben een oplossing die perfect geïntegreerd kan werken met een ERP pakket. Exact Synergy is dan ook een belangrijke troef voor Exact. Het biedt de perfecte aanvulling op Exact Globe. Je kan het zien als een laag bovenop de Exact Globe ERP-database”, verduidelijkt Frederik.

Weweler-Colaert zette de stap naar Exact Synergy voornamelijk vanuit twee belangrijke redenen. Zo was er de behoefte om werkstromen die bepaalde processen ondersteunen te automatiseren. Anderzijds wilde het bedrijf informatie centraliseren, uniformeren en delen in één centrale database.

Geautomatiseerde werkstromen zorgen voor efficiëntiewinst

Exact Synergy heeft het mogelijk gemaakt om een hele reeks werkstromen te optimaliseren. Bij de behandeling van kwaliteitsklachten naar leveranciers moest in het verleden een hele reeks stappen ondernomen worden. “Met Exact Synergy worden alle klachten voortaan via een standaard template door de kwaliteitsdienst aangemaakt en komen ze volledig gedocumenteerd in de werkstroom van de aankoper terecht. De aankoper beoordeelt en stuurt de claim met één druk op de knop door naar de leverancier. Meteen is tevens de financiële administratie geïnformeerd over de te ontvangen credit nota. “Op ieder ogenblik kunnen we perfect zien welke dossiers nog openstaan bij welke leverancier en kunnen we deze aanporren”, aldus Frederik. Zo wordt per leverancier een historiek opgebouwd en kan de aankoper proactief optreden.

“Wij hebben onze werkstromen gefaseerd geautomatiseerd met Exact Synergy. Het is een omvangrijke operatie geweest, maar onze medewerkers ervaren het nu als heel positief”, zegt Frederik. Naast de leveranciersclaims werden ook de werkstromen rond behandeling van klantenklachten, de opvolging van kwaliteits- en productieproblemen, correctie & preventieve acties, alsook de opvolging van onderhoudswerkzaamheden intussen geautomatiseerd met Synergy. “De gestandaardiseerde werkwijze met uniforme registratie maakt onze werkstromen heel transparant. Alles is bovendien gelinkt aan onze klanten, leveranciers, artikels, PO nummers, medewerkers en machines uit de Exact Globe database. Zo hebben we intussen een enorme bron aan informatie opgebouwd en is de tijdswinst en efficiëntieverhoging voor onze organisatie enorm”, gaat Frederik verder.

Gecentraliseerde en geüniformeerde bedrijfsdata

Zoals in veel organisaties was bijvoorbeeld de klant gerelateerde informatie bij Weweler-Colaert nogal verspreid binnen het bedrijf: in Outlook, in Excel lijsten, in klassementen, etc. “Synergy stelt ons in staat informatie die meerdere mensen kan aanbelangen, te delen. Daarvoor hebben we een logische en uniforme documentenstructuur gemaakt, gelinkt aan de klant of leverancier en de medewerker. Contactgegevens, bezoekrapporten, contracten, handelsinformatie maar ook klantenklachten en debiteurenopvolging zijn voortaan voor iedereen toegankelijk in één centrale database. Zodra een medewerker een wijziging of een toevoeging aanbrengt is dat in real time zichtbaar voor alle medewerkers.”

Geautomatiseerde monitoring en reporting

Weweler-Colaert NV besloot om Exact Event Manager te gebruiken. Deze geautomatiseerde controletool laat toe om processen te monitoren. Zo maakten we bijvoorbeeld een tool voor het genereren van leveranciersrappels. Deze tool geeft ons per leverancier een overzicht van alle inkoopregels waarvan de gevraagde afleverdatum overschreden is, en genereert automatisch via email een reminder naar de leveranciers in kwestie. “Waar dit vroeger een halve dag in beslag nam om alle leveranciers te overlopen en aan te porren, verloopt het proces nu volledig automatisch. We automatiseerden ook specifieke rapportages met een distributie van rapporten naar de betrokkenen. Op deze manier zijn we met Exact Event Manager tijdig gewaarschuwd als een proces dreigt fout te lopen én hebben we de mogelijkheid om problemen te voorkomen”, bevestigt Frederik.