Moderne tijden
Naast de verouderde interface werd het programma nog door andere tekortkomingen geplaagd. Dankzij de ontwikkeling op maat ging het hier ongetwijfeld om een tool die perfect was afgestemd op het werk van Gesibois, maar de oplossing miste flexibiliteit en was gewoon niet meer hedendaags.
“We wilden ons bedrijf uitrusten met ERP, met andere woorden: een geïntegreerde oplossing die ook de zekerheid gaf dat we ze gemakkelijk aan onze eigen behoeften konden aanpassen zonder dat we bij elke aanpassing de structuur moesten veranderen”, aldus Michel Henricot.
Flexibiliteit is om een andere reden een belangrijke eigenschap. “Gesibois is het eerste bedrijf dat we kochten”, zegt Tom Oostendorp, “maar er kunnen nog overnames volgen. We hebben namelijk een holding opgericht. De oplossing moest dus vlot kunnen worden aangepast aan de kenmerken van andere bedrijven die op termijn deel zouden uitmaken van onze holding.” Daarnaast wilde het tweetal met de software gestandaardiseerde rapporten kunnen genereren en analyseren.
Er werden verschillende oplossingen getest. Uiteindelijk viel de keuze op Exact Globe, om de eenvoudige reden dat de software perfect beantwoordde aan de twee bovenvermelde voorwaarden. “Er is een SDK (Software Development Kit) beschikbaar waardoor modules en functies kunnen worden ontwikkeld als aanvulling op de basisoplossing. Het is erg fijn om een oplossing te kunnen vinden voor elke uitdaging die ons pad kruist. Wanneer we voor een muur komen te staan, gaan we die gewoon uit de weg. Er is steeds een pasklare oplossing binnen handbereik.” Met het bijkomende voordeel dat het een samenhangend geheel blijft. “De eindgebruiker heeft nooit het gevoel dat hij zijn omgeving verlaat”, voegt Tom Oostendorp er nog aan toe.
Maar dat zijn niet de enige argumenten ten gunste van Exact Globe: de twee nieuwe bestuurders noemen bijvoorbeeld ook nog de kostprijs van de oplossing, de licentievoorwaarden en het feit dat Exact een bedrijf is met een internationale uitstraling. “Dat geeft ons een betere garantie op continuïteit van de softwareontwikkeling.”
Het beheer binnenshuis houden
Zowel voor de implementatie als de bijkomende ontwikkeling richtte Gesibois zich tot ESC, partner van Exact. “Wij vonden er bekwame mensen die weten waarover ze spreken. We hebben het gevoel dat we in goede handen zijn. En dat is van essentieel belang voor een bedrijf als het onze”, beklemtoont Tom Oostendorp. “Voordat je zelfs maar kan beginnen met het invoeren van gegevens in het systeem, moeten de consultants eerst de informatiestromen in het bedrijf begrijpen: hoe het bedrijf functioneerde en hoe het zal functioneren. Dit is essentieel voor de identificatie en het leggen van logische verbanden over de processen heen. ESC voldeed aan deze verwachting.”
Wat Michel Henricot en Tom Oostendorp echter heel erg - of misschien wel het meest - waardeerden was dat ze dankzij Exact Globe zowel de tool als hun bedrijfsgegevens konden beheren.
Wanneer de software moet worden aangepast aan de voorkeuren of beperkingen van de gebruikers, vormen beheer en flexibiliteit een perfecte combinatie. Tot nu toe maken vijf mensen bij Gesibois gebruik van Exact Globe: de twee bestuurders en drie administratief verantwoordelijken. Ze krijgen binnenkort het gezelschap van de verkopers van de buitendienst.
“Iedereen heeft zijn gewoontes en voorkeuren voor de manier waarop de cijfers moeten worden voorgesteld of processen geactiveerd. De software maakt het mogelijk om de lay-out aan te passen of de interface te personaliseren zonder dat we daarvoor de hulp van een consultant moeten inroepen. We konden ook functies toevoegen die specifiek tegemoetkomen aan de beperkingen van het bedrijf. Een voorbeeld is de opname van het begrip kredietlijnen in de facturatie.”
Hoewel de twee bedrijfsleiders nog niet zo veel ervaring hebben met de tool (Exact Globe werd in 2012 uitgerold bij Gesibois), verwierven ze dus toch al een zeker meesterschap. Ze zijn er zich echter bewust van dat ze nog een lange weg te gaan hebben ... 2012 was een jaar vol veranderingen, met heel wat gebeurtenissen die hun tijd in beslag namen. “In 2013 willen we onze kennis van de tool uitdiepen en echte experts worden. Zo kunnen we de software nog beter afstemmen op onze behoeften.”
Vijf toepassingen
Gesibois gebruikt Exact Globe voor de boekhouding, het commerciële beheer, het voorraadbeheer en CRM. Verder wordt er ook verbinding gemaakt met een website waarvan de inhoud wordt gesynchroniseerd met de database. In 2013 zal het bedrijf overgaan tot een volledige integratie met de e-commerce site (de website wordt herontwikkeld), zodat zowel de bedrijfsleiders als de verkopers de database van overal kunnen raadplegen via het internet, bijvoorbeeld vanaf hun iPad. Zo kunnen ze zelfs tijdens verplaatsingen de historiek van een klant raadplegen, nagaan waar er zich aanbiedingen voordoen of bestellingen worden geplaatst enz.
Het gaat hier om een vrij drastische verandering ten opzichte van de situatie voorheen: “Ik vergelijk de oude oplossing vaak met een groot lichaam met tien armen”, zegt Michel Henricot. “Er was compleet geen sprake van integratie. Als we in een module een prijswijziging doorvoerden, moest dit in alle andere modules worden herhaald. Dat betekende ook veel onderhoud. Niets was logisch.”
Exact Globe zorgde voor samenhang tussen de cijfers en processen. “Nu komt elk gegeven slechts eenmaal voor in het systeem. Het wordt automatisch doorgevoerd in alle modules”, aldus Tom Oostendorp. “De codering van een aankoop wordt automatisch gematcht met de leveringen. Als alle elementen overeenstemmen, gebeurt alles automatisch.” Dankzij Exact Globe kunnen Michel Henricot en Tom Oostendorp de vinger aan de pols houden in hun bedrijf. “We houden voortdurend de evolutie van de cijfers in de gaten en evalueren maandelijks de omzet. Het is vooral belangrijk dat de marges goed worden bewaakt. De prijzen kunnen variëren afhankelijk van het potentieel van de klant, het totale aankoopvolume, de grootte van de bestelling of zijn commerciële wensen. Het is daarom van essentieel belang om het effect van deze variabiliteit op de marges te kunnen beoordelen.” Zelfs met de granulariteit wordt rekening gehouden: “Met Exact Globe kunnen we voor elke component van een eindproduct de marge berekenen.” In het algemeen weet Tom Oostendorp zich verleid door het gebruiksgemak en de logische procesflow die op de achtergrond plaatsvindt.
De manier waarop Michel Henricot en Tom Oostendorp de tool al beheersen is ook een kwestie van persoonlijke betrokkenheid. “Een goede kennis van de tool vergt tijd. De mate waarin we de software beheersen hangt dus af van persoon tot persoon, van zijn betrokkenheid. Belangrijke functies hebben we snel onder de knie. Maar wanneer je dieper wil ingaan op de subtiliteiten van de tool, bijvoorbeeld om de relatie tussen aan- en verkoopeenheden te analyseren, is het noodzakelijk dat je weet wat je zoekt en hoe je het moet aanpakken. Maar eigenlijk is het gewoon een kwestie van de sprong wagen.”