Remedus

Remedus is een leverancier van producten en diensten voor gespecialiseerde thuisverzorging. Zij richten zich zowel tot thuisverpleegkundigen als patiënten en hun familie. Door de recente wijzigingen in de zorgsector, groeide Remedus uit tot een toonaangevend Belgisch bedrijf in het domein van thuishospitalisatie. Daardoor groeide ook de behoefte aan een systeem dat alle gegevens centraliseert: overzicht van de medische apparatuur, de link met de patiënt, de opvolging bij verhuur van materiaal of eventuele defecten... Voordien hield Remedus alle gegevens bij in een Excel-bestand. “Wij hebben letterlijk het einde van een Excel-sheet gezien”, zegt Jo Ravelingien, directeur van Remedus. “Nadien hebben we een poging ondernomen om zelf iets te ontwikkelen in Access, maar dit bleek niet effectief. Met de hulp van een kennis uit de IT-sector hebben we een lastenboek opgesteld. We hadden twee criteria vooropgesteld: we wilden één softwarepakket voor het volledige bedrijf en wilden het concept van werkstromen integreren. Exact Synergy sloot het beste aan bij onze activiteiten en onze manier van werken.”

Remedus koos NextSolution als partner. De beslissing om met Exact Synergy te werken werd genomen in april/mei en in november draaide de applicatie. In die tussenperiode werd NextSolution overgenomen door kmo-dienstenbedrijf ORBID. “We hebben niets van de overname gemerkt. Het contact verliep vlot en er was een goede opvolging van begin tot eind. Vandaag komt ORBID nog regelmatig langs voor de nazorg en om aanpassingen en verbeteringen te doen. Tijdens de consulting was er steeds overleg, zo hebben we ook zelf meegewerkt aan het schrijven van de procedures, waardoor we op relatief korte termijn vlot met het product aan de slag konden.”

Innovatief en verrijkend

Vooral de werkstromen in Exact Synergy zijn voor Remedus interessant. “Vaak is het zo dat zodra een patiënt uit het ziekenhuis wordt ontslagen, deze een behandelingstraject moet doorlopen. Dit kan lopen over verschillende dagen of zelfs maanden. Via de workflows in Exact Synergy krijg je op voorhand een verwittiging waardoor geen enkele stap kan worden vergeten. Ook wanneer er een telefoon binnenkomt, een klacht wordt gemeld, een vakantie-aanvraag wordt gedaan, een apparaat defect is of een toestel moet worden aangekocht,... wordt een workflow gedefinieerd. M.a.w. de opvolging van heel wat taken wordt op die manier beheerd en gecentraliseerd. Dit is erg innovatief en verrijkend voor de organisatie. We zijn er van overtuigd dat we door die manier van werken met een beperkt budget betere resultaten kunnen boeken. Bovendien is weinig of geen misbruik mogelijk. Wij verwerven informatie via het ziekenhuis in het kader van ontslagmanagement na hospitalisatie. Dit gaat via specialisten, huisartsen en hun medewerkers. Op basis hiervan wordt een request aangemaakt die in een workflow wordt vertaald. Via de website wordt alle informatie bovendien afgeschermd met een paswoord.”

Eigenlijk wordt Remedus volledig gestuurd door Exact Synergy. Alle contacten, zowel met leveranciers, medewerkers als klanten, worden er beheerd. Daarnaast is Exact Synergy ook belangrijk voor alles wat met documentbeheer te maken heeft. Alle documenten inclusief e-mails die je normaal in een archief klasseert, worden opgeladen in Exact Synergy. Enkel de werkdocumenten worden lokaal bewaard omdat er anders te veel verschillende versies van een document zouden rondcirculeren. Ook gemeenschappelijke documenten worden voorlopig nog niet opgeladen om diezelfde reden.

Een ander groot voordeel van Exact Synergy is het delen van informatie. Elke medewerker heeft toegang tot alle documenten en contacten, wat het teamwerk bevordert. Wanneer een patiënt een bepaalde behandeling moet krijgen die meerdere personen aanbelangt, zie je op elk moment wie wat gedaan heeft. “Door Exact Synergy werken we niet alleen efficiënter, maar ook sneller. Je moet maar één keer een klant aanmaken, nadien kan je alle gegevens hieronder registreren. Zo heb je steeds een goed overzicht. Vroeger kregen we al eens klachten van patiënten dat ze telkens behandeld werden door een andere medewerker. Nu is dit niet meer mogelijk.”

Het boekhoudpakket, Exact Globe, is eveneens gekoppeld aan Exact Synergy. Het grote voordeel hiervan is dat alle gegevens automatisch worden opgeslagen in één database. Hierdoor kan je gemakkelijker een link leggen tussen het cijfermatige, het kwalitatieve en het procesmatige. Zo kan je het omzetcijfer koppelen aan een bepaald proces, bijvoorbeeld het aantal nieuwe patiënten t.o.v. de prestaties.

Gepersonaliseerde rapporten

Bovendien kan je van alle gegevens die in Exact Synergy zitten ook eenvoudig rapporten maken. “Wij investeren veel tijd in het maken van die rapporten. Via mail merge kunnen we dan voor elke patiënt een gepersonaliseerd verslag opmaken. Hierdoor wordt de patiënt snel en beter geïnformeerd. Dit is uniek in de gezondheidszorg en wordt dan ook sterk geapprecieerd.”

Een andere manier van werken

“Voor onze medewerkers is het een totaal andere manier van werken. Alle interne communicatie verloopt via Exact Synergy. Elke medewerker is verplicht elk detail te registeren. Zo vind je in één oogopslag alles terug. E-mail wordt alleen gebruikt voor externe contacten, om prioriteiten te stellen en als je een verzoek hebt voor meerdere personen, bijvoorbeeld een vergaderverzoek. Dit omdat het voorlopig niet mogelijk of te omslachtig is via Exact Synergy. Het vergt wat discipline, maar het resultaat is navenant. ”

Remedus is niet van plan om het hierbij te laten. “Wij willen het maximum uit Exact Synergy halen! Het plan is om nog zoveel mogelijk te automatiseren, bijvoorbeeld klanten meer aanmoedigen om contact te nemen via onze website, de opstart van e-learning via een LMS-systeem, het heruitbouwen van een extern communicatieplatform... Wij zijn er van overtuigd dat investeren in IT belangrijk is voor de groei van ons bedrijf.”

Over Remedus

Remedus is hét toonaangevend Belgisch bedrijf in het domein van de thuishospitalisatie. Remedus levert producten en diensten aan patiënten om een hoogkwalitatieve zorg thuis verder te zetten na een ziekenhuisbehandeling. Remedus heeft samenwerkingsakkoorden met alle grote spelers in het domein van de klinische voeding. Met een omzetstijging van 25% tot 30% per jaar is Remedus een echte groeionderneming.