Winst aan tijd en efficiëntie
Bij Aalterpaint hebben ze dankzij de tussenkomst van ESC/PHI-SOFT nu ook een goed overzicht op de verfeigenschappen zoals de viscositeit en densiteit zodat ze beter kunnen inspelen op de milieu-eisen waaraan ze moeten voldoen. “Gegevens voor onze veiligheidsdocumenten zoals het VOS-gehalte of het maximum solvent-gehalte dat verf mag bevatten, berekent het programma voor ons. Vroeger moesten onze medewerkers dat allemaal zelf uitrekenen. Dat is een serieuze tijdsbesparing.
Ook realiseren we met dit pakket een grote administratieve vereenvoudiging en gebeuren er automatisch veel minder fouten. Met dit nieuw programma moeten de gegevens slechts éénmaal ingevoerd worden. Eigenlijk begint alles bij de bestelling. Alle klantengegevens en de daaraan gekoppelde projectprijzen worden één keer ingevoerd. Alle informatie wordt automatisch verwerkt in de bestelbon: de prijs die de vorige keer werd aangerekend, de omschrijving, ...
Vooral voor klanten die meerdere keren per week een bestelling plaatsen betekent dat een hele tijdswinst voor ons. De bestelbon kan ook dienen als basis voor de verzendnota, de pakbons, het magazijn, leveringsbon, ...
Ja, Exact Globe zit heel goed in elkaar. Er zijn controlemechanismen om te verhinderen dat een product met verlies wordt verkocht of het signaleert bijvoorbeeld dat een prijs niet is ingevuld. Voor echt trouwe klanten is er een optie om één maandelijkse factuur te maken dan wel verschillende kleinere. We hebben klanten in verschillende landen en de documenten kunnen in hun eigen taal afgedrukt worden. Heel klantvriendelijk dus.
Exact Globe is heel gebruiksvriendelijk. De lay-out kunnen we gemakkelijk zelf kiezen. We hangen niet vast aan de standaard lay-out van Exact Globe. En wat zeker moet vermeld worden is het feit dat er dagelijkse back-ups beschikbaar zijn. Bij eventuele panne of inbraak zijn we dus maximaal de gegevens van één dag kwijt zijn. Toch ook niet onbelangrijk voor een bedrijf!”.
Van scepsis naar enthousiasme
Een nieuw informaticasysteem brengt natuurlijk vraagtekens mee. “We waren vooral bezorgd over het overzetten van de data van het oude naar het nieuwe systeem”, herinnert Hans Vanderbeken zich nog. “Zoals gezegd zaten in ons archief 8000 recepten met telkens 20 tot 25 grondstoffen. Dat – en al onze klanten- en leveranciersgegevens - allemaal opnieuw invoeren zou een immens werk geweest zijn. Gelukkig was dat niet nodig. Het team van ESC/PHI-SOFT heeft alles perfect en zonder gegevensverlies overgezet van het oude naar het nieuwe systeem.
De implementatie van het nieuwe systeem zelf is vlot verlopen. We hadden wel ongeveer vier maand een testpakket in gebruik zodat alle gebruikers vertrouwd konden worden met het nieuwe systeem. Alles zó geprogrammeerd dat naargelang de inloggegevens gebruikers meer of minder inzage hebben in de gegevens. Het is dus perfect mogelijk om via gebruikersgegevens de beschikbare gegevens voor elke medewerker aan te passen op een “need to know” basis. De verschillende soorten informatie zijn allemaal heel goed af te schermen en in te stellen.
In het begin stonden sommige medewerkers nogal sceptisch tegenover het nieuwe systeem - zeker degenen die niet gewoon waren om te werken in een Windowsomgeving - maar al snel heeft iedereen ingezien dat het echt wel een verbetering was. Het was als het ware overstappen naar de 21ste eeuw. De mensen van ESC/PHI-SOFT hebben ons daar heel goed bij begeleid. We hebben een degelijke opleiding gekregen en er is ook tijd uitgetrokken om in te gaan op vragen en problemen bij iedereen persoonlijk. Er zijn dus zowel gezamenlijke als individuele sessies geweest. Die individuele sessies waren nodig om in te spelen op de specifieke gebruikersnoden. Een laborant gebruikt het systeem nu eenmaal anders dan de verantwoordelijke voor de stock.
Vandaag werken tien Aalterpaint-medewerkers vlot met Exact Globe. Ook medewerkers die Eva of Abraham al hebben gezien, hebben alles aardig onder de knie. “Eerst stonden ze er wat wantrouwig tegenover, maar na enkele weken ging alles al bijzonder vlot en nu willen ze zelfs niet meer terugdenken aan de periode onder DOS”, glimlacht Hans Vanderbeken. “Vragen of problemen komen we nog nauwelijks tegen.”
Vorig jaar, het tweede jaar dat we met Exact Globe werkten, hebben we maar twee keer moeten bellen naar ESC/PHI-SOFT omdat we met een vraag zaten. De dienst na verkoop is bij ESC/PHI-SOFT trouwens wel degelijk aanwezig. Zo komen ze jaarlijks nog eens langs om te kijken of er nog vragen zijn of nieuwe behoeften.”
Kortom: een aanrader!
“Voor bedrijven die even groot zijn als wij is Exact Globe zeker een aanrader”, meent Hans Vanderbeken. “Ik weet niet hoe het is voor bedrijven die opereren vanuit verschillende locaties, maar ESC/PHI-SOFT zal daar zeker een oplossing voor hebben. Zelf kan ik bijvoorbeeld heel eenvoudig van thuis uit gegevens opvragen die zich op mijn pc op kantoor bevinden. Toen we onder DOS werkten was dat niet mogelijk.
Niet alleen Exact Globe maar ook ESC/PHI-SOFT is aan te raden. De aanpak van het ITteam is er tot in de puntjes uitgekiend. De voorbereiding en de besprekingen gebeuren heel grondig en schematisch en dat werpt zijn vruchten af. We hebben nu een pakket zoals we dat voor ogen hadden.
Voorlopig is onze informaticabehoefte ingevuld, maar als we nog vragen of wensen hebben op vlak van hard- of software zullen we zeker het team van ESC/PHI-SOFT contacteren. En misschien komt dat moment sneller dan we denken, want de eisen die worden gesteld op vlak van milieuwetgeving en etikettering zijn streng en verfijnen al eens. Dus ja, we zullen nog contact hebben met ESC/PHI-SOFT!”, aldus een tevreden Hans Vanderbeken.