Productie
Waarom Aalterpaint NV de software van Exact aanraadt
Anticorrosie verven, brandwerende verven, baanverven, industriële verven, en verven op maat van de klant: het is al verf en vernis wat de klok slaat bij verfproducent Aalterpaint NV. Onder hun klanten bevinden zich naast industriële schildersbedrijven, ook bedrijven uit de metaalverwerkende industrie zoals de verpakkingsindustrie, metaalverwerkende nijverheid of meubelindustrie, die allen de weg gevonden hebben naar de Venecolaan 8 in Aalter.
“Al onze klanten hebben verschillende soorten verf of vernis nodig. Uit een totaal bestand van om en bij de 8000 formulaties produceren we jaarlijks ongeveer 2500 verschillende producten. Het was dus nodig om een goed informaticapakket te hebben”, zegt Hans Vanderbeken.
Tot 2005 werkten de mensen van Aalterpaint met een systeem dat draaide onder DOS. Een eenvoudig en snel systeem, dat echter de toenemende complexiteit van de business nauwelijks nog aankon, en dat niet op een efficiënte manier kon aangepast worden aan de noden van een modern bedrijf. Bovendien kon de leverancier van het pakket niet meer de service garanderen die een modern bedrijf heden ten dage mag verwachten. Dus werd uitgekeken naar een nieuw beheerspakket en een nieuwe IT-partner.
“Uit een vergelijkende studie van verschillende leveranciers en software hebben we nogal snel de combinatie van ESC/PHI-SOFT en CUBIC weerhouden. Hun no-nonsense aanpak, hun soepelheid en kunde om, naast het CUBIC pakket een geïntegreerde productiemodule op maat te kunnen ontwikkelen voor een redelijke prijs, samen met hun klant- en service gerichtheid enerzijds en hun nabijheid anderzijds hebben ons snel ertoe gebracht met ESC/PHI-SOFT in zee te gaan.
Een waterval van voordelen
Als hij begint over de voordelen van het softwarepakket van ESC/PHI-SOFT, is Hans Vanderbeken niet meer te stuiten. “De betrouwbaarheid van het systeem, het gemak van opzoeken van gegevens, alsmede het produceren van management informatie zijn slechts enkele van de factoren die het leven binnen ons bedrijf enorm vereenvoudigd hebben. Nu hebben we een Exact Globe-pakket mét een flinke dosis maatwerk: software op maat van onze productie geprogrammeerd, en dat is een hele vooruitgang! U moet weten dat we zowat 8000 formulaties gebruiken in onze productie. Op basis van die verfrecepten weten onze medewerkers welke componenten samengevoegd moeten worden. Een recept voor een productie omvat soms twintig grondstoffen en dagelijks hebben we meer dan 1000 grondstofbewegingen. U kunt zich wel voorstellen dat alles manueel inboeken een enorm werk is. Dankzij het maatwerkprogramma hoeft dat niet én hebben we toch een optimaal zicht op alle grondstofbewegingen in ons bedrijf.
Toen we nog met het DOS-pakket werkten, konden we ook die bewegingen in kaart brengen, maar dat was nogal ingewikkeld. We wisten niet zeker of een grondstof nu al dan niet afgeboekt was. Die zekerheid hebben we nu wél. Dat is belangrijke informatie voor ons, omdat we rekening moeten houden met de leveringstermijn van de grondstoffen. Het systeem geeft aan wanneer we onze stock moeten bestellen en aanvullen. Ons grondstoffenbeheer verloopt nu heel wat vlotter dankzij het programma dat ESC/PHI-SOFT voor ons heeft geschreven.”
Exact Globe is heel gebruiksvriendelijk. De lay-out kunnen we gemakkelijk zelf kiezen. We hangen niet vast aan de standaard lay-out van Exact Globe.
Winst aan tijd en efficiëntie
Bij Aalterpaint hebben ze dankzij de tussenkomst van ESC/PHI-SOFT nu ook een goed overzicht op de verfeigenschappen zoals de viscositeit en densiteit zodat ze beter kunnen inspelen op de milieu-eisen waaraan ze moeten voldoen. “Gegevens voor onze veiligheidsdocumenten zoals het VOS-gehalte of het maximum solvent-gehalte dat verf mag bevatten, berekent het programma voor ons. Vroeger moesten onze medewerkers dat allemaal zelf uitrekenen. Dat is een serieuze tijdsbesparing.
Ook realiseren we met dit pakket een grote administratieve vereenvoudiging en gebeuren er automatisch veel minder fouten. Met dit nieuw programma moeten de gegevens slechts éénmaal ingevoerd worden. Eigenlijk begint alles bij de bestelling. Alle klantengegevens en de daaraan gekoppelde projectprijzen worden één keer ingevoerd. Alle informatie wordt automatisch verwerkt in de bestelbon: de prijs die de vorige keer werd aangerekend, de omschrijving, ...
Vooral voor klanten die meerdere keren per week een bestelling plaatsen betekent dat een hele tijdswinst voor ons. De bestelbon kan ook dienen als basis voor de verzendnota, de pakbons, het magazijn, leveringsbon, ...
Ja, Exact Globe zit heel goed in elkaar. Er zijn controlemechanismen om te verhinderen dat een product met verlies wordt verkocht of het signaleert bijvoorbeeld dat een prijs niet is ingevuld. Voor echt trouwe klanten is er een optie om één maandelijkse factuur te maken dan wel verschillende kleinere. We hebben klanten in verschillende landen en de documenten kunnen in hun eigen taal afgedrukt worden. Heel klantvriendelijk dus.
Exact Globe is heel gebruiksvriendelijk. De lay-out kunnen we gemakkelijk zelf kiezen. We hangen niet vast aan de standaard lay-out van Exact Globe. En wat zeker moet vermeld worden is het feit dat er dagelijkse back-ups beschikbaar zijn. Bij eventuele panne of inbraak zijn we dus maximaal de gegevens van één dag kwijt zijn. Toch ook niet onbelangrijk voor een bedrijf!”.
Van scepsis naar enthousiasme
Een nieuw informaticasysteem brengt natuurlijk vraagtekens mee. “We waren vooral bezorgd over het overzetten van de data van het oude naar het nieuwe systeem”, herinnert Hans Vanderbeken zich nog. “Zoals gezegd zaten in ons archief 8000 recepten met telkens 20 tot 25 grondstoffen. Dat – en al onze klanten- en leveranciersgegevens - allemaal opnieuw invoeren zou een immens werk geweest zijn. Gelukkig was dat niet nodig. Het team van ESC/PHI-SOFT heeft alles perfect en zonder gegevensverlies overgezet van het oude naar het nieuwe systeem.
De implementatie van het nieuwe systeem zelf is vlot verlopen. We hadden wel ongeveer vier maand een testpakket in gebruik zodat alle gebruikers vertrouwd konden worden met het nieuwe systeem. Alles zó geprogrammeerd dat naargelang de inloggegevens gebruikers meer of minder inzage hebben in de gegevens. Het is dus perfect mogelijk om via gebruikersgegevens de beschikbare gegevens voor elke medewerker aan te passen op een “need to know” basis. De verschillende soorten informatie zijn allemaal heel goed af te schermen en in te stellen.
In het begin stonden sommige medewerkers nogal sceptisch tegenover het nieuwe systeem - zeker degenen die niet gewoon waren om te werken in een Windowsomgeving - maar al snel heeft iedereen ingezien dat het echt wel een verbetering was. Het was als het ware overstappen naar de 21ste eeuw. De mensen van ESC/PHI-SOFT hebben ons daar heel goed bij begeleid. We hebben een degelijke opleiding gekregen en er is ook tijd uitgetrokken om in te gaan op vragen en problemen bij iedereen persoonlijk. Er zijn dus zowel gezamenlijke als individuele sessies geweest. Die individuele sessies waren nodig om in te spelen op de specifieke gebruikersnoden. Een laborant gebruikt het systeem nu eenmaal anders dan de verantwoordelijke voor de stock.
Vandaag werken tien Aalterpaint-medewerkers vlot met Exact Globe. Ook medewerkers die Eva of Abraham al hebben gezien, hebben alles aardig onder de knie. “Eerst stonden ze er wat wantrouwig tegenover, maar na enkele weken ging alles al bijzonder vlot en nu willen ze zelfs niet meer terugdenken aan de periode onder DOS”, glimlacht Hans Vanderbeken. “Vragen of problemen komen we nog nauwelijks tegen.”
Vorig jaar, het tweede jaar dat we met Exact Globe werkten, hebben we maar twee keer moeten bellen naar ESC/PHI-SOFT omdat we met een vraag zaten. De dienst na verkoop is bij ESC/PHI-SOFT trouwens wel degelijk aanwezig. Zo komen ze jaarlijks nog eens langs om te kijken of er nog vragen zijn of nieuwe behoeften.”
Kortom: een aanrader!
“Voor bedrijven die even groot zijn als wij is Exact Globe zeker een aanrader”, meent Hans Vanderbeken. “Ik weet niet hoe het is voor bedrijven die opereren vanuit verschillende locaties, maar ESC/PHI-SOFT zal daar zeker een oplossing voor hebben. Zelf kan ik bijvoorbeeld heel eenvoudig van thuis uit gegevens opvragen die zich op mijn pc op kantoor bevinden. Toen we onder DOS werkten was dat niet mogelijk.
Niet alleen Exact Globe maar ook ESC/PHI-SOFT is aan te raden. De aanpak van het ITteam is er tot in de puntjes uitgekiend. De voorbereiding en de besprekingen gebeuren heel grondig en schematisch en dat werpt zijn vruchten af. We hebben nu een pakket zoals we dat voor ogen hadden.
Voorlopig is onze informaticabehoefte ingevuld, maar als we nog vragen of wensen hebben op vlak van hard- of software zullen we zeker het team van ESC/PHI-SOFT contacteren. En misschien komt dat moment sneller dan we denken, want de eisen die worden gesteld op vlak van milieuwetgeving en etikettering zijn streng en verfijnen al eens. Dus ja, we zullen nog contact hebben met ESC/PHI-SOFT!”, aldus een tevreden Hans Vanderbeken.
