Project Management
Exact betekent tijdswinst voor onze medewerkers
Standaard Uitgeverij, opgericht in 1919, is een breed gesitueerde uitgeverij in Vlaanderen die samen met de fondsen Manteau en Meulenhoff/Manteau vooral bekend staat om haar strips en kinderboeken, haar uitgaven rond mens, maatschappij, geschiedenis, gezin, gezondheid en vrije tijd. Daarnaast is Standaard Uitgeverij ook een voorname uitgever van bedrijfsinformatie. Sinds 1 september 2010 maakt de Standaard Uitgeverij deel uit van het Nederlandse concern WPG (Weekblad Persgroep) Uitgevers en werd de naam gewijzigd naar WPG Uitgevers België NV. Zo’n 110 medewerkers zetten zich dagelijks in voor de creatie, verkoop en (e)-marketing van het boek in al zijn vormen, hierbij ondersteund door professionele facilitaire diensten. WPG Uitgevers België is de grootste uitgever van algemene boeken, strips en informatieve uitgaven in Vlaanderen en had in 2009 een omzet van 49 miljoen euro.
Veelvuldige applicaties
De IT afdeling binnen WPG Uitgevers België beheert enerzijds de computers en programma’s en voorziet in een interne helpdesk. Daarnaast ontwikkelt ze ook fiscale en sociaal-juridische databanken en een belastingberekeningsprogramma op maat. Op niveau van het beheren van de verschillende programma’s voor de verschillende afdelingen begon het laatste jaar het schoentje echter te wringen. Walter De Roeck, ICT Manager bij WPG Uitgevers België: “ Door de vele verschillende applicaties waarmee we werken en een toevloed van nieuwe programma’s tijdens het afgelopen jaar, werd het hoe langer hoe moeilijker om een overzicht te behouden op alle beschikbare data. Medewerkers vonden hun weg niet meer in de verschillende informatiestromen en de vraag naar een generieke applicatie drong zich op.”
Concreet betekent Exact Synergy ook tijdswinst voor al onze medewerkers. Data zijn makkelijk toegankelijk, alles is gelinkt aan elkaar en steeds up to date. Niemand hoeft nog te zoeken.
Naar geïntegreerde applicaties
Het voormalige PCM Uitgevers, waar de Standaard Uitgeverij initieel toe behoorde, maakte voor het structureren van zijn bedrijfsprocessen al gebruik van Exact Synergy. “Toch hebben we niet meteen voor Exact Synergy gekozen, maar zijn we de markt op gegaan en hebben mogelijke alternatieven grondig bekeken”, zegt Walter De Roeck. Na de ‘proof of concept’, bleek Exact Synergy de beste oplossing. “Omdat het web based is, is het intuïtief en gebruiksvriendelijk en altijd, overal en voor iedereen beschikbaar. Het is ook heel flexibel te configureren, zonder al te veel bijkomende programmatie en bovendien is de configuratie- en ontwikkelingstijd heel kort zodat functionaliteiten toevoegen of wijzigen heel snel gaat. De functionaliteit van al onze applicaties is nu geïntegreerd in Exact Synergy en daardoor hebben de medewerkers een veel beter inzicht in de data.”
Toegankelijkheid
Bij WPG Uitgevers België wordt Exact Synergy intussen door alle medewerkers gebruikt. Ze kregen een interne opleiding, ‘op maat’ en afgestemd op hun concrete behoeften. Recent kocht het bedrijf nog 25 extra licenties aan voor nieuwe personeelsleden. In totaal zijn er nu 110 licenties in gebruik. Niet iedereen gebruikt Exact Synergy even intensief, maar om het voor alle medewerkers zo toegankelijk mogelijk te maken, werd van de homepagina van Synergy een Google-like search pagina gemaakt. Zo worden medewerkers op basis van een zoekterm automatisch naar de juiste informatie binnen Exact Synergy geleid. De promoafdeling, verkoopafdeling en productieafdeling zijn de belangrijkste gebruikers van Exact Synergy.
Gestructureerde klantinformatie
De CRM functionaliteiten van Exact Synergy voor het structureren van klantinformatie worden bij WPG Uitgevers België het meest gebruikt. “De klantinformatie die voorheen overal verspreid zat in verschillende applicaties en bij verschillende departementen, is nu gecentraliseerd en geïntegreerd in Exact Synergy”, zegt Walter De Roeck. Alle informatie komt vanuit het boekhoudpakket in Exact Synergy terecht en van daaruit worden contracten, maar ook leads etc. opgevolgd. Ook bezoekverslagen van vertegenwoordigers op de baan worden rechtstreeks in Exact Synergy ingegeven. Op die manier wordt de klantinformatie continu onderhouden en beschikt iedereen over de meest recente informatie.
Beheren van informatie
Exact Synergy laat ook toe om de beschikbare informatie verder te verrijken. Zo kunnen boekentitels worden aangevuld met covers en flapteksten, wat de medewerkers meteen veel completere informatie verschaft. Daarnaast worden met Exact Synergy ook de auteursrechten en contracten van leveranciers en auteurs beheerd.
In het databestand van WPG Uitgevers België zijn ook 1600 recensenten opgenomen die geregeld boeken toegestuurd moeten krijgen. Het beheer hiervan verloopt via Exact Synergy waarin zowel de mailings worden opgevolgd als de uiteindelijke recensies worden ingescand.
Ook de productieafdeling is met Exact Synergy aan de slag, meer bepaald om na te gaan of het uitgeven van een boek al dan niet winstgevend kan zijn. Dat bepalen ze met behulp van een rekenmodule en op basis van een hele reeks in Exact Synergy opgeslagen specificaties zoals verkoopprijs, dikte van het papier, manier van inbinden etc. In een volgende fase volgen ze ook de hele productieplanning in Exact Synergy op : van redactie, naar zetter over drukker tot in de winkel.
Kwalitatieve data en snelle configuratie
“Omdat al onze data nu geïntegreerd zijn in één systeem, hebben de medewerkers meer inzicht in de data en daardoor is de kwaliteit ervan verhoogd. Zo zijn we nu in staat om dankzij Exact Synergy alle vervuilde data uit ons systeem te halen”, zegt Walter De Roeck. “Concreet betekent Exact Synergy ook tijdswinst voor al onze medewerkers. Data zijn makkelijk toegankelijk, alles is gelinkt aan elkaar en steeds up to date. Niemand hoeft nog te zoeken.” De migratieoefening heeft wel wat werk en tijd gevraagd, maar eens de data in het goede format stonden, ging het configureren heel vlot. “Die enorme flexibiliteit in configuratie van Exact Synergy was voor ons ook een belangrijk voordeel”, besluit Walter De Roeck.
Over WPG Uitgevers België NV
WPG Uitgevers België, gevestigd in het bekende ‘glazen huis’ in Antwerpen, is de grootste uitgever van algemene boeken, strips en informatieve uitgaven in Vlaanderen (49 mio euro omzet in 2009). Naast de Standaard Uitgeverij maken bekende fondsen zoals Manteau, De Bezige Bij Antwerpen en Ludion er deel van uit, maar ook bekende auteurs als Pieter Aspe, Sonja Kimpen, Goedele Liekens, Dirk Draulans en vele anderen, én stripreeksen waaronder Suske en Wiske, De Kiekeboes, Urbanus en FC De Kampioenen. Daarnaast heeft WPG Uitgevers België een belangrijke positie in het domein van sociaal- juridische, fiscale en medische uitgaven voor de professionele markt.
