Exact introduceert oplossing voor debiteurenbeheer

In Exact Online geïntegreerde software ondersteunt ondernemers bij beheren en innen van facturen

Exact introduceert Exact Online Debiteurenbeheer, een volledig in Exact Online geïntegreerde oplossing voor debiteurenbeheer en een belangrijke schakel in het volledig automatiseren van het facturatieproces. Exact Online Debiteurenbeheer kan gepersonaliseerd worden en helpt ondernemers om administratieve lasten te minimaliseren, de klantrelatie te onderhouden en sneller betaald te worden. Deze update maakt deel uit van de Spring ’22 Release.

Uit de Exact KMO Barometer 2021 blijkt dat eerder betaald krijgen van facturen  en administratieve lasten de grootste boekhoudkundige uitdagingen voor kmo’s zijn. Met de introductie van Exact Online Debiteurenbeheer verlicht Exact die lasten. De software verzendt automatisch betalingsherinneringen naar de klant, wat zorgt voor een grote tijdsbesparing en snellere beschikbaarheid van werkkapitaal. Daarnaast zit in de opvolgmail van de herinnering een betaallink, waardoor de ontvanger gemakkelijk direct kan betalen via bijvoorbeeld Bancontact, credit card of Apple Pay.

“Met deze geautomatiseerde oplossing kunnen we een groot deel van die administratieve last van kmo’s wegnemen, doordat herinneringen door het systeem worden gestuurd op basis van het juiste communicatiescenario. De slimme software bepaalt voor de gebruiker welke communicatiescenario het meest effectief is voor de betreffende klant. Zo hebben ondernemers tijd voor zaken die er echt toe doen, terwijl de software tegelijk zorgt voor het incasseren van openstaande posten zonder dat de klantrelatie er onder hoeft te lijden”, aldus Sigrid Jansegers, Sales Director bij softwarebedrijf Exact.

Een groot voordeel van de oplossing is dat de software zelf in staat is de juiste manier van communiceren naar de klant te selecteren. Op basis van het historische betaalgedrag van een bepaalde kant, kiest de software via kunstmatige intelligentie de juiste toon: vriendelijk, neutraal of streng. Klanten die hun facturen normaliter op tijd betalen, krijgen op die manier een zachtere e-mail dan klanten die stelselmatig te laat zijn. In de praktijk werkt dat als volgt: stel dat klant A altijd netjes op tijd de facturen betaalt, dan zal het vriendelijke scenario automatisch worden aangeboden voor het opvolgen van de betaling. Betaalt klant B juist de rekeningen te laat, dan wordt het strenge scenario aangeboden.

De drie scenario’s zijn direct beschikbaar, maar ook eenvoudig aan te passen naar de wensen van de gebruikers. Via een overzichtelijk dashboard kan de gebruiker van het systeem precies inzien wat er gepland is. Het geeft het grip op alle communicatie en openstaande acties voor debiteurenbeheer. De gebruiker kan zo nodig nog aanpassingen maken in de communicatiewijze en/of de timing. Daarnaast kan de gebruiker zelf kiezen wanneer een klant opvolging moet krijgen, bijvoorbeeld drie dagen nadat de uiterste betaaldatum is verstreken, en is het mogelijk een automatische telefonische herinnering te krijgen voordat de betalingsopvolging eruit gaat. Zo loopt het debiteurenbeheer volledig automatisch, maar houd je zelf de controle door in het dashboard handmatig aanpassingen te kunnen doen.

Exact Online Accountancy werd verder uitgebouwd met business reporting mogelijkheden. Op die manier krijgt de accountant nog meer inzicht in de klant. Zo werden geavanceerde budgetfunctionaliteiten, meerdere dashboardpagina’s en een nieuw balansoverzicht toegevoegd.

Klanten kunnen met de Exact voorraadbeheer app hun voorraadlogistiek direct invoeren, om zo fouten in hun voorraad te voorkomen. Vanaf nu ondersteunt deze app ook het gebruik van Zebra TC21/26 Android scanners. Hiermee kunnen gebruikers voortaan direct barcodes scannen, en zijn ze daarvoor niet meer afhankelijk van een telefoon of ander handheld-device.

Waar klanten op dit moment verschillende acties via Exact Online moeten uitvoeren om het boekjaar overzichtelijk af te sluiten, wordt alles vanaf nu verwerkt vanuit één overzichtelijke pagina. Ook vergelijkingen maken met voorbije jaren wordt nu eenvoudiger.

InContext communicatie werd uitgebreid met een nieuwe functionaliteit waarbij gebruikers snel en makkelijk vragen kunnen stellen die gericht zijn aan hun accountant. Na het creëren van een verkoopfactuur kan je een handige comment of vraag achterlaten over de context van deze factuur. De omweg van e-mail of WhatsApp wordt hiermee overbodig.

Ook de kantooromgeving voor accountants wordt verbeterd. Via een verbeterde CRM en Time&Billing, krijgen boekhouders een meer grip op de eigen werkdruk. Zo kunnen nieuwe gebruikers sneller aan klantkaarten toegevoegd worden, kunnen accountants sneller filteren op persoonlijke klanten en worden ook nieuwe klantprofielen sneller aangemaakt.

Het is niet altijd efficiënt om het overzicht te bewaren bij producten en diensten die op een wekelijkse basis worden afgeleverd én afgerekend. Dankzij de update van wekelijkse factuurperiode binnen abonnementen, is het nu mogelijk om in de module abonnementen de klanten op een wekelijks terugkerende frequentie te factureren. Zo kan de maandelijkse facturatie achterwege gelaten worden en wordt ingespeeld op het verschil in het aantal weken per maand.

Exact Globe+ is de volledig vernieuwde versie van Exact Globe. Deze update, voorzien van een moderne look & feel en de nieuwste technologieën, is nu voor nieuwe en bestaande klanten beschikbaar. Dankzij technische verbeteringen in de software kunnen toekomstige toepassingen sneller en eenvoudiger geïmplementeerd worden. Ook andere functionaliteiten worden makkelijker met elkaar geconnecteerd. Op die manier speelt Exact in op de toekomst en kunnen gebruikers klaargestoomd worden voor de bijhorende veranderingen.

Een volledig overzicht van de updates uit de Spring Release vind je hier.