Alles over journaalposten
Als je je eigen boekhouding doet, is het handig om meer te weten over journaalposten. Wat is een journaalpost inkoop en wat een journaalpost verkoop, bijvoorbeeld? Hoe creëer je overzicht in je journaalposten en wat kun je precies met boekingsregels bij journaalposten? Aan de hand van een voorbeeld van journaalposten leggen we je uit hoe het in elkaar zit.
Wat is een journaalpost?
Eerst en vooral: wat is een journaalpost precies? Een journaalpost is een document dat samenvat wat de kosten en nog te betalen posten zijn. Wat moet worden gedebiteerd en wat worden gecrediteerd? Of, anders gezegd, een journaalpost is een opsomming van grootboekrekeningen met bijhorende bedragen.
Voor elke journaalpost zijn het debet- en creditbedrag gelijk. Een journaalpost bestaat dan ook altijd uit minimaal twee regels, en vaak zijn het er ook meer. Een journaalpost wordt weergegeven in scontrovorm (debet aan de linkerzijde, credit aan de rechterzijde). Je vermeldt eerst de te debiteren grootboekrekening(en) en daarna de te crediteren grootboekrekeningen. Je zou het zo kunnen samenvatten: bij een kloppende journaalpost heffen de inkoop- en verkoopbedragen elkaar op.
Overzicht van journaalposten
Nu je een antwoord hebt op de vraag ‘wat is een journaalpost’, duiken we dieper in het topic. Journaalposten worden ingeboekt in dagboeken. Zo’n dagboek is een soort subadministratie in je boekhouding. Op die manier creëer je overzicht in de verschillende soorten journaalposten. De meest voorkomende dagboeken zijn:
- Kasboek: hierin staan alle uitgaven en ontvangsten volgens de kasstaat.
- Bankboek: hierin staan alle transacties volgens het bankafschrift.
- Inkoopboek: hier staat een overzicht van je inkoopfacturen.
- Verkoopboek: hier staat een overzicht van je verkoopfacturen.
- Memoriaal: hier staan alle incidentele boekingen die nergens anders thuishoren.
Voorafgaande journaalposten
Als we het over soorten journaalposten hebben, komt ook de term voorafgaande journaalposten voorbij. Dat zijn de laatste journaalposten die je boekt voordat je de eindbalans en winst-en-verliesrekening opstelt.
Hoe gebruik je de dagboeken?
Als je een journaalpost verwerkt in een bepaald dagboek is een tegenrekening niet meer nodig. Als je bijvoorbeeld een journaalpost in het bankboek maakt, heeft deze automatisch de bank als tegenrekening. Hierdoor hoef je in de dagboeken niet telkens twee, maar slechts één regel in te voeren.
Voorbeeld van een journaalpost
Laten we eens kijken hoe een journaalpost inkoop eruitziet. Je koopt iets waarvoor je een factuur ontvangt. Als je die factuur nog niet betaald hebt, heb je een schuld. Deze schulden zijn crediteuren. De tegenrekening van het inkoopboek is dan ook de grootboekrekening crediteuren.
Als je bijvoorbeeld iets voor € 100 hebt gekocht en nog niet hebt betaald, heb je een schuld aan een crediteur. Je crediteurenschuld en je kosten nemen toe. De journaalpost inkoop hiervan is:
| Debet | Credit | |
|---|---|---|
| Kosten | 100 |
Je ziet dat de kosten (= debet) vermeerderd zijn door € 100 debet te boeken. Doordat je de journaalpost in het inkoopboek verwerkt, hoef je geen tegenrekening in te voeren. De € 100 wordt automatisch bij de crediteuren opgeboekt. Achter de schermen wordt dus automatisch geboekt:
| Debet | Credit | |
|---|---|---|
| Kosten | 100 |
Als je vervolgens de factuur betaalt, nemen zowel je banksaldo als de crediteurenschuld af. Aangezien een aflossing van een schuld een uitgave is, moet de betaling in het bankboek verwerkt worden. De journaalpost in het bankboek hiervan is:
| Debet | Credit | |
|---|---|---|
| Crediteuren | 100 |
Je ziet dat vóórdat je betaald hebt, de schuld aan crediteuren hoger wordt. Na je betaling verminderen de schulden aan crediteuren (= credit) weer omdat je € 100 debet boekt. Dit voorbeeld van journaalposten laat zien dat je per saldo na een betaling dus geen schuld meer hebt. Of het nu gaat over inkoop journaalposten of verkoop journaalposten, met journaalposten creëer je balans.
Sommige zaken die je aankoopt, gaan een aantal jaren mee. In dat geval mag je deze kosten niet volledig opnemen in je journaalpost, maar werk je met een afschrijving. Via een afschrijving bij een journaalpost verdeel je de kosten over meerdere jaren, afhankelijk van hoelang je iets gaat gebruiken.
Boekingsregels journaalposten
In veel boekhoudprogramma’s kun je boekingsregels bij journaalposten opslaan. Dit doe je om terugkerende inkoopfacturen sneller te kunnen verwerken. Een boekingsregel wordt automatisch toegepast wanneer je een inkoopfactuur voor die klant maakt en kan bestaan uit een kostencategorie, een omschrijving en/of btw-tarief. Je kunt ook meerdere boekingsregels opslaan bij een crediteur.
Boekingsregels kun je bijvoorbeeld gebruiken bij journaalposten van je telefoonrekening, internetrekening, tankbonnetjes, huur, lunch/diner en verzekeringen.
Nog vragen over journaalposten?
Hopelijk hebben we je vragen over journaalposten op deze pagina beantwoord. Wil je meer informatie over de begrippen afschrijving, journaalpost of boekingsregels? Of wil je overzicht brengen in je journaalposten en kun je daarbij wel wat hulp gebruiken? Onze professionals helpen je graag op weg.