Laten we eens kijken hoe een journaalpost inkoop eruitziet. Je koopt iets waarvoor je een factuur ontvangt. Als je die factuur nog niet betaald hebt, heb je een schuld. Deze schulden zijn crediteuren. De tegenrekening van het inkoopboek is dan ook de grootboekrekening crediteuren.
Als je bijvoorbeeld iets voor € 100 hebt gekocht en nog niet hebt betaald, heb je een schuld aan een crediteur. Je crediteurenschuld en je kosten nemen toe. De journaalpost inkoop hiervan is:
Je ziet dat de kosten (= debet) vermeerderd zijn door € 100 debet te boeken. Doordat je de journaalpost in het inkoopboek verwerkt, hoef je geen tegenrekening in te voeren. De € 100 wordt automatisch bij de crediteuren opgeboekt. Achter de schermen wordt dus automatisch geboekt:
Als je vervolgens de factuur betaalt, nemen zowel je banksaldo als de crediteurenschuld af. Aangezien een aflossing van een schuld een uitgave is, moet de betaling in het bankboek verwerkt worden. De journaalpost in het bankboek hiervan is:
|
Debet |
Credit |
Crediteuren |
100 |
|
Je ziet dat vóórdat je betaald hebt, de schuld aan crediteuren hoger wordt. Na je betaling verminderen de schulden aan crediteuren (= credit) weer omdat je € 100 debet boekt. Dit voorbeeld van journaalposten laat zien dat je per saldo na een betaling dus geen schuld meer hebt. Of het nu gaat over inkoop journaalposten of verkoop journaalposten, met journaalposten creëer je balans.
Sommige zaken die je aankoopt, gaan een aantal jaren mee. In dat geval mag je deze kosten niet volledig opnemen in je journaalpost, maar werk je met een afschrijving. Via een afschrijving bij een journaalpost verdeel je de kosten over meerdere jaren, afhankelijk van hoelang je iets gaat gebruiken.