Het dagontvangstenboek invullen: hoe doe je dat?
Als jouw bedrijf verkopen doet waarvoor geen facturen worden opgemaakt, dan moet je in de plaats een dagontvangstenboek invullen. Maar wat is dat precies en moet je een dagontvangstenboek bijhouden als je een vrijstelling hebt van btw-aangifte? We vertellen je er alles over en geven een voorbeeld van een dagontvangstenboek.
Wat is een dagontvangstenboek?
Een dagontvangstenboek is een boek waarin je alle dagelijkse contante verkopen noteert. Dat zijn verkopen die met cash of bankkaart werden betaald en waarvoor geen factuur werd opgemaakt. Je vult elk jaar een nieuw dagontangstenboek in.
Het dagontvangstenboek wordt weleens verwisseld met het kasboek, maar er is één groot verschil: het kasboek bevat enkel dagontvangsten die cash werden betaald.
Wie moet een dagontvangstenboek invullen?
Een dagontvangstenboek invullen is verplicht, maar niet voor elke onderneming. In deze gevallen moet je geen dagontvangstenboek bijhouden:
- Als je alle verkopen via een factuur registreert.
- Als je werkt met een geregistreerd kassasysteem (“de witte kassa”).
Je vraagt je misschien af of ondernemers die een btw-vrijstelling hebben, ook vrijgesteld zijn van het dagontvangstenboek. Het antwoord: nee. Ondernemingen die een vrijstelling hebben van btw-aangifte, zijn nog steeds verplicht om een dagontvangstenboek bij te houden. Enkel in de bovenstaande gevallen moet je geen dagontvangstenboek invullen.
Dagontvangsten bijhouden: op papier of digitaal?
Je kunt je dagontvangsten op verschillende manieren bijhouden.
Op papier
Je kunt in een boekhandel een dagontvangstenboek kopen waarin kolommen zijn voorzien om de nodige gegevens in te vullen. Een papieren dagontvangstenboek kopen scheelt geld en is ideaal voor wie minder goed met de computer kan werken. Het nadeel? Het is makkelijker om fouten te maken.
Digitaal
Software verzamelt al jouw verkopen in een centrale plek en geeft je een duidelijk overzicht van je inkomsten. Je kunt de software koppelen met andere apps of je kassasysteem, waardoor je een heleboel zaken in je boekhouding kunt automatiseren. Software is duurder dan wanneer je een papieren dagontvanstenboek gaat kopen, maar met een digitaal systeem maak je minder fouten en bespaar je meer tijd.
Een voorbeeld van een dagontvangstenboek
Hieronder geven we een voorbeeld van een dagontvangstenboek. Om te beginnen zijn er een aantal gegevens die je verplicht moet noteren, zoals de datum van de ontvangsten (dd/mm/jjjj), omschrijving van de verkopen en het totaal bedrag incl. btw.
Hieronder geven we een voorbeeld van hoe een dagontvangstenboek er in kolommen zal uitzien.
| Datum | Omschrijving | Bedrag incl. btw |
|---|---|---|
| 01-04-2023 | Verkoop product X | €100,- |
| 02-04-2023 | Verkoop product Y | €75,- |
| 04-04-2023 | Verkoop dienst A | €200,- |
| 04-04-2023 | Verkoop dienst B | €150,- |
| 06-04-2023 | Verkoop product Z | €60,- |