Onkosten declareren met een declaratiesysteem

Wat is een declaratiesysteem?

Rondslingerende bonnetjes, te laat ingediende declaraties en fouten in de administratie: voor bedrijven die nog op papier of Excel declareren is het declaratieproces vaak een tijdrovende klus. Met een declaratiesysteem digitaliseer je dat proces volledig: van indienen en goedkeuren tot exporteren. Een declaratiesysteem helpt je om declaraties 75% sneller te verwerken.

Wat is gespecialiseerde software voor declaratie?

Declaratie software is speciale software waarmee je declaraties digitaal indient, goedkeurt en verwerkt. Software voor declaratie van onkosten bestaat vaak uit een online webportaal en een declaratie-app op je telefoon. Met declaratie software vereenvoudig je het declaratieproces tot slechts drie simpele stappen:

medewerkers maken een foto van de bon met de app
managers keuren die met één swipe goed
de administratie verwerkt declaraties real-time vanuit een online overzicht.

Digitaal declareren is een fluitje van een cent.

Altijd en overal

Door globalisering openen steeds meer bedrijven internationale kantoren en reizen medewerkers steeds vaker voor het werk. Dat brengt ook zakelijke kosten met zich mee. Of je nu in het vliegtuig zit of in een kantoor in Singapore: online declareren kan altijd en overal. Maak online declaraties aan op je telefoon en de declaratie-app synchroniseert ze automatisch met de cloud.

De voordelen van digitaal declareren

Digitaal declareren heeft veel voordelen voor medewerkers, managers en de boekhoudafdeling van je organisatie.

Gemakkelijk voor medewerkers

Digitaal declareren is erg gemakkelijk voor medewerkers. Ze maken gewoonweg een foto van de bon met de declaratie-app en het is in orde. De bonnetjes bewaren in de portefeuille of broekzak is verleden tijd.

Automatisch creditcards matchen

Online software voor declaratie integreer je eenvoudig met zakelijke creditcards. Wanneer een medewerker betaalt met zijn of haar zakelijke creditcard zijn de transacties direct zichtbaar in de software. Vervolgens gaat het systeem automatisch op zoek naar de bijbehorende bon. Is het bedrag, de locatie en de valuta van de bon en de creditcardtransactie hetzelfde? Dan matcht het systeem de bon en de creditcardtransactie automatisch. Zo verspil je geen tijd meer aan het afvinken van creditcardstatements.

Eenvoudig rapportages en analyses aanmaken

Online declareren maakt alle declaratiedata digitaal beschikbaar. Maak eenvoudig rapportages aan per persoon, afdeling, project, categorie of kostenplaats en exporteer naar PDF -of CSV-formaat. Analyseer de kosten op basis van de gewenste filters, zoals medewerker, afdeling of periode.

Controle over jouw budgetplanning

Met declaratie software zie je op elk moment de ingediende en openstaande declaratieformulieren van medewerkers en hun geplande zakenreizen. Je budgetplanning pas je hier direct op aan. Zo houd je de volledige controle over de toekomstige uitgaven van jouw bedrijf.

Eenvoudig koppelen aan je boekhoudpakket

Je haalt alles uit declaratie software door de oplossing te koppelen aan je ERP-systeem of boekhoudpakket. Zo komen de declaratiegegevens automatisch in je boekhouding terecht.

Eenvoudig uitdraaien van rapportages en analyses

Eenvoudig te koppelen aan je boekhoudpakket

Buitenlandse BTW terugvragen

De kleine kosten zoals een lunch of koffie waar je normaal geen btw over terugvraagt, kunnen allemaal samen een groot bedrag worden. Door digitaal te declareren is de belangrijke informatie zoals de locatie en valuta digitaal opgeslagen, waardoor je makkelijk buitenlandse btw over je zakelijke uitgaven terugvraagt.

Declaratie via een programma steeds populairder

Steeds meer bedrijven gebruiken een speciaal programma voor declaratie. Een programma maakt het mogelijk om declaraties snel, eenvoudig en online in je boekhouding te verwerken. Door online onkosten te declareren, hoeven medewerkers geen bonnen meer te bewaren, ontvangen managers declaraties vóór het einde van de maand en tikt de administratieve afdeling nooit meer declaraties over. Je realiseert met een digitaal declaratieproces een tijdsbesparing van meer dan 75% op iedere afdeling.

Het declaratie programma van Exact SRXP wordt gebruikt door meer dan 100.000 gebruikers wereldwijd. Benieuwd wat de mogelijkheden zijn van een programma voor declaratie?

Ontdek Exact SRXP