Grip op je voorraadbeheer dankzij software
‘Vandaag besteld, morgen in huis’ is tegenwoordig eerder regel dan uitzondering. Eindgebruikers verwachten niet alleen een snelle, maar ook een foutloze levering. Een grote uitdaging voor jouw organisatie! Om te blijven voldoen aan de stijgende klantverwachtingen moet je ervoor zorgen dat je voorraad optimaal wordt beheerd. Dankzij een optimale voorraad zullen je processen immers vlotter verlopen, kan je strakke marges hanteren en ben je een sterke schakel in de keten. Maar hoe verkrijg je een optimaal stockbeheer?
Wat is voorraadbeheer waarom is het belangrijk?
Verkoop je tastbare producten? Dan heb je waarschijnlijk een eigen magazijn waar je assortiment staat. Op deze plek komen enerzijds de producten toe van jouw leverancier of eigen productiehal. Anderzijds vertrekken vanuit dit magazijn ook goederen naar de eindgebruiker. De stroom van inkomende en uitgaande producten moet beheerd worden: voorraadbeheer, dus.
Goed voorraad- of stockbeheer is belangrijk om verschillende redenen:
Kostenbesparing:
producten die lange tijd in grote aantallen in je magazijn liggen, zorgen voor hoge voorraadkosten.
Voldoen aan stijgende klantwens:
je wilt precies de juiste aantallen op voorraad hebben zodat je geen ‘nee’ hoeft te zeggen aan je klanten.
Real-time inzicht:
met voorraadbeheer heb je real-time inzicht in je in- en uitgaande goederenstroom. Zo heb je zicht op de omloopsnelheid van specifieke producten en kun je pieken en dalen in je voorraad tijdig signaleren.
Het resultaat? Een ultieme voorraad waarmee je de marges waarborgt en tegelijkertijd kunt voldoen aan de vragen van je klanten. Een belangrijke eis in een onvoorspelbare markt.
De verschillende voorraadbeheermethodes
Begin je pas met je voorraadadministratie? Dit zijn de veelvoorkomende voorraadbeheermethodes:
JUST IN TIME:
Just in time is een voorraadbeheermethode waarmee je je product “precies op tijd” levert aan de klant. Het belangrijkste kenmerk van deze methode is dat je de handelsketen zo strak op elkaar hebt afgestemd, dat je weinig tot geen voorraad hanteert in je magazijn. Het product gaat als het ware zo snel mogelijk door naar de eindgebruiker. Door zo weinig mogelijk voorraad te hanteren, bespaar je voorraadkosten; een goede reden om gebruik te maken van deze methode, dus.
LIFO:
LIFO staat voor ‘last-in, first-out’. Kenmerkend voor deze voorraadbeheermethode is het verkopen van de laatst binnengekomen goederen (dus eigenlijk de nieuwste voorraad). Deze methode wordt voornamelijk gebruikt als de goederen niet in waarde dalen, zoals in de bouwsector vaak het geval is. Denk maar aan steen of keramiek. Een van de redenen waardoor er voor deze methode gekozen wordt is dat je gemakkelijk de meest recente productiekosten per artikel in kaart kunt brengen.
FIFO:
FIFO staat voor ‘first-in, first-out’. Als je deze strategie hanteert zorg je ervoor dat de eerst binnengekomen goederen — dus de goederen die het langst in het magazijn liggen — als eerste het magazijn verlaten. Als je te maken hebt met goederen die gebonden zijn aan een houdbaarheidsdatum is FIFO bijvoorbeeld een goede strategie.
Starten met stockbeheer
De tijd van de papieren voorraadadministratie ligt ver achter ons, maar ook Excel is lang niet meer voldoende om je voorraad zo optimaal mogelijk te beheren. Gelukkig zijn er intussen andere tools beschikbaar die je wél goed helpen met je stockbeheer, zoals stockbeheersoftware. Met stockbeheersoftware kun je in één systeem je CRM, orderbeheer, facturatie en boekhouding bijhouden. Voor de grotere organisaties is er Warehouse Management Systeem (WMS) als ondersteuning.
Voordelen van stockbeheersoftware
Flexibel uit te breiden
Met een software voor voorraadbeheer kan je vaak koppelen met tal van andere online tools. Het is zo gemaakt dat relevante info veilig wordt uitgewisseld. Vaak zijn deze koppelingen gestandaardiseerd. Koppelen en ontkoppelen is dan ook binnen een seconde gedaan.
Meer service aan klanten
Een systeem voor order- en voorraadbeheer koppel je gemakkelijk met je webshop en dat weer met je leverancier. Het effect? Een klant ziet of een product op voorraad is of niet. Geen voorraad meer? Dan kun je de levertijd van de leverancier weergeven.
Krijg meer grip op je voorraad met Exact
Exact stockbeheersoftware helpt jouw bedrijf om volledige controle te krijgen over je voorraad en de logistiek. Zo ondersteunt de software je met online voorraadbeheer, handige apps en zelfs een compleet WMS.
FAQ
Voorraad bijhouden kun je op verschillende manieren doen. Een van die manieren is het bijhouden van je voorraad via software en slimme tools, zoals een MRP-systeem. Met slimme voorraadsoftware digitaliseer je het beheer van je stock en heb je tijd over voor andere zaken.
Wanneer bijvoorbeeld in de haast nieuwe producten ergens willekeurig worden neergezet of door beperkte opslagruimte op een plek terechtkomen waar ‘toevallig’ ruimte is, maak je het jezelf alleen maar moeilijker. Wanneer dit een tijdje aanhoudt, leidt dat immers tot flinke looproutes die het handelsproces sterk vertragen. Met slimme systemen behoud je het overzicht in je magazijn en is voorraadbeheer veel efficiënter.
Wanneer bijvoorbeeld in de haast nieuwe producten ergens willekeurig worden neergezet of door beperkte opslagruimte op een plek terechtkomen waar ‘toevallig’ ruimte is, maak je het jezelf alleen maar moeilijker. Wanneer dit een tijdje aanhoudt, leidt dat immers tot flinke looproutes die het handelsproces sterk vertragen. Met slimme systemen behoud je het overzicht in je magazijn en is voorraadbeheer veel efficiënter.
Door voorraad te tellen, registreer je hoeveel producten of items jouw bedrijf op voorraad heeft. Het is belangrijk om een stocktelling frequent uit te voeren. Stocktelling zorgt immers voor meer grip op je voorraadniveau, foutreductie en hogere leverbetrouwbaarheid. Je voorraad tellen, doe je nog gemakkelijker met slimme tools. Met de app Exact Voorraadbeheer kan je bijvoorbeeld je stocktelling heel vlot uitvoeren en verzeker je jezelf ervan dat er minder fouten gebeuren wanneer je de voorraad gaat tellen.
Voorraadverschillen zijn verschillen tussen wat je werkelijk op voorraad hebt en wat er in je systeem staat. Voorraadverschillen kunnen op verschillende manieren ontstaan. Stel: je bestelt 10 t-shirts in maat M, maar de leverancier stuurt je tien exemplaren in maat S; dan ontstaat er een voorraadverschil. Of nog: de magazijnmedewerker vergist zich en neemt tijdens het picken het verkeerde item waardoor er een ander product aan de eindklant wordt geleverd dan wat hij bestelde. Met een slimme tool zoals Exact Voorraadbeheer kun je de kans op fouten op vlak van voorraadverschillen enorm verlagen.
Verkoop je tastbare producten? Dan heb je waarschijnlijk een eigen magazijn waar je assortiment staat. Enerzijds komen op deze plek de producten toe van jouw leverancier of eigen productiehal. Anderzijds vertrekken vanuit dit magazijn ook producten naar de eindgebruiker. De stroom van inkomende en uitgaande producten moet beheerd worden: voorraadbeheer, dus.