Projectplanning helpt je vooruit

Als eerste onderdeel stel je het doel van het hele project vast. Daarna werk je de tussenliggende doelstellingen uit. Wat wil je bereiken met het project? Door deze doelen vast te stellen, zorg je dat alles duidelijk is voor je collega’s en andere belanghebbenden.  

Schrijf de structuur van je project uit, maak een schema met werkzaamheden en stel een budget op. In de structuur verwerk je de verschillende taken die gedaan moeten worden. In het schema zorg je voor een duidelijke tijdlijn van het project. En in het budget maak je een overzicht van de benodigde middelen en kosten die bij het project horen.  

Iedereen die met een projectplanning werkt, weet dat vaak niet alles gaat zoals je vooraf bedacht had. Hierdoor is het handig om van tevoren mogelijke risico’s in kaart te brengen. Als je weet wat er mogelijk fout kan gaan, is het makkelijker om deze problemen op te lossen. Zo pak je deze problemen aan wanneer ze ontstaan en wordt de kans op onverwachte omstandigheden kleiner. 

Uiteraard wil je dat je project zo soepel mogelijk verloopt. Informeer daarom al je collega’s en teamleden over de taken en deadlines die zij krijgen. In elke team hebben collega’s verschillende sterke en zwakke punten. Let hierop bij het verdelen van de taken. Zo zorg je niet alleen dat je projectplanning goed opgevolgd wordt, maar gaan je collega’s ook met plezier aan de slag.  

In het communicatieplan omschrijf je hoe vaak je updates geeft over het project en aan wie je dit doet. Zo zorg je dat al je collega’s op de hoogte zijn van de voortgang en eventuele wijzigingen. Goede communicatie zorgt voor een betere samenwerking, en zo voorkom je misverstanden. 

Nadat je het projectplan hebt afgerond, is het tijd om je plan te presenteren. Tijdens deze presentatie geven belanghebbenden feedback op het plan. Hiermee scherp je jouw projectplan nog verder aan. Heb je alle feedback verwerkt? Dan hoef je alleen nog goedkeuring te krijgen vanuit het bestuur of de CEO wanneer dit van toepassing is.  

Met een kickoff-meeting zorg je ervoor dat alle neuzen in dezelfde richting staan. Zorg dat alle collega’s en belanghebbenden op deze vergadering aanwezig zijn. Zo schiet je project alvast goed uit de startblokken.  

Misschien wel het belangrijkste onderdeel van je projectplan is het bijhouden van de voortgang en de evaluatie. Hiermee zorg je ervoor dat tussentijdse doelstellingen behaald worden en je project geen vertraging oploopt.