Waarom is een goede urenregistratie zo belangrijk?

Projectorganisaties profiteren volop van de aantrekkende economie. Toch zijn er nog zaken die beter kunnen. Maar liefst 5% van de omzet van advies- en consultancybureaus gaat verloren voordat die gerealiseerd is. Dat is onder meer het gevolg van fouten in facturen, niet-declarabele uren door uit de hand lopende projecten en fouten in de urenregistratie. Zo blijkt uit de KMO Barometer 2016 dat 26% van de zakelijke dienstverleners het een uitdaging vindt om facturen op tijd betaald te krijgen.

Niet alleen de afronding van het project maar ook een gebrekkige urenregistratie kan voor discussie zorgen, waardoor de betaling van de factuur op zich laat wachten. Dat is zonde, toch? Als projectorganisatie verkoop je een niet-tastbaar product. Je slaat het niet op in een magazijn, je showt het niet in een etalage en je verkoopt geen overtollige voorraad tijdens een uitverkoop. Je activiteiten worden gemeten in tijd. Daarom moet de urenregistratie goed verlopen. Het is de levensader van jouw bedrijf.

Taxichauffeurs weten precies wat een ritje hen oplevert dankzij de taximeter. Zonder deze registratie krijgen ze discussies met hun klant, want er is geen financiële onderbouwing van hun dienstverlening. Het is niet voor niets dat taxi’s over de hele wereld een meter hebben. Veel dienstverleners doen hun urenregistratie echter nog met de Franse slag. Ze registreren helemaal niets of registreren de uren in een spreadsheet die verloren geraakt tussen andere documenten. Dat is raar!

34% van de zakelijke dienstverleners werkt inmiddels met een geïntegreerd systeem voor project management en financiële administratie. Het grootste voordeel is de eenmalige invoer van gegevens die meervoudig te gebruiken is. Registreer de gepresteerde uren via een app op je smartphone of tablet. Zo'n app is eenvoudig en heb je altijd bij de hand, waardoor je vermijdt dat er uren niet gefactureerd worden. De factuur wordt dankzij de integratie van de systemen automatisch aangemaakt. De factuur is dus correct, want ze is gebaseerd op de tijdregistratie. Werk je met een ander afrekenmodel? Ook dan krijg je een goed inzicht in alle aspecten van je projecten. Zo krijg je inzicht in de productiviteit per medewerker en neemt het aantal niet-declarabele werkzaamheden af. Eventueel kun je op basis van dat inzicht je tarieven aanpassen.

Wil je dat ook? Bekijk de verschillende mogelijkheden en probeer Exact voor Uren & Facturen uit.