FAQ
Veel gestelde vragen
Payroll
De loonfiche is een ingewikkeld en in vele gevallen ongestructureerd document dat door 7 op 10 amper tot niet wordt bekeken. Het helpt dan ook niet dat de loonberekening in België tot de top 3 complexste loonprocessen in Europa behoort. Toch is het cruciaal om te begrijpen wat er allemaal op je loonbrief staat. Hieronder leggen we je in grote lijnen uit welke elementen je terugvindt op je die loonbrief en hoe je ze kan interpreteren.
Brutoloon
Het eerste dat je tegenkomt op je loonfiche is je bruto maandloon, je loon vóór sociale en fiscale inhoudingen. Dit is het loon dat je bent overeengekomen met je werkgever en die ook in je arbeidscontract terug te vinden is.
Sociale bijdragen voor de RSZ (Rijksdienst Sociale Zekerheid)
Het tweede punt op je loonfiche is je brutoloon verminderd met de bijdragen die je betaalt aan voor de sociale zekerheid. Deze bedragen voor medewerkers 13,07% en worden gebruikt om 1) arbeiders en bedienden die niet werken een uitkering te bieden, en 2) voor kinderbijdragen en gezondheidsverzekeringen.
Belastbaar loon
Het bedrag dat overblijft na de aftrekking van de sociale bijdragen aan de RZS is het belastbaar loon.
Bedrijfsvoorheffing
Je loonfiche gaat logischerwijs verder met de bedrijfsvoorheffing of belastingen. Deze worden bepaald aan de hand van een aantal variabelen: denk maar de hoeveelheid loon, burgerlijke staat en gezinssituatie. Die variabelen hebben rechtstreeks invloed op hoeveel belastingen je als medewerker betaalt. Twee medewerkers met hetzelfde bruto maandloon op hun loonbrief hebben dus niet per se hetzelfde netto maandloon.
Nettoloon
Het bedrag dat na het verrekenen van de belasting overblijft op je loonbrief, is je nettoloon.
Dimona staat voor Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte en is het elektronische bericht waarmee een werkgever meldt dat een medewerker ofwel in dienst treedt, ofwel uit dienst treedt, ofwel langer of korter werkt dan voorzien. Als werkgever ben je zowel in de privésector als in de openbare sector verplicht deze Dimona-aangifte te doen zodra één van die drie zaken voorvallen.
De Dimona-aangifte is bovendien ook verplicht voor alle medewerkers. Enkel bij vrijwilligers, personen die werken met een PWA-overeenkomst en gelegenheidswerknemers die aan de slag gaan bij provinciale en plaatselijke besturen hoef je dit niet in te dienen. Ook voor bepaalde stagiairs hoef je geen Dimona aan te geven.
Het cafetariaplan is één van de meest flexibele extralegale voordelen op de markt. Doordat medewerkers - net als in een cafetaria - kunnen kiezen uit een uitgebreid aanbod, kunnen zij hun voordelen afstemmen op hun individuele noden. De Tijd kopte vorig jaar nog dat het aantal medewerkers dat zijn loon samenstelt via het cafetariaplan met de helft was toegenomen. Toch blijkt uit onze survey dat 84% van de bevraagden nog maar weinig in aanraking zijn gekomen met het flexibele loonpakket. Dat is jammer, want het zorgt voor een win-win situatie.
Enerzijds staat de keuzevrijheid van de medewerker centraal bij het cafetariaplan. Ze worden aangemoedigd om de extralegale voordelen te kiezen die het best aansluiten bij hun persoonlijke levenssfeer.
Anderzijds betekent de invoering van een cafetariaplan het sluitstuk van een modern loonbeleid voor de werkgever, die zich kan profileren als iemand die bewust bezig is met de reële noden van zijn/haar medewerkers.
Hoe werkt het cafetariaplan dan in de praktijk?
Het opstarten van een cafetariaplan bestaat uit vier delen:
- Het creëren van een budget door de werkgever. Hierbij komen werkgever en medewerker overeen om een deel van het klassieke loonpakket om te ruilen voor (een mix van) extralegale voordelen.
- Het bepalen van de samenstelling van het cafetariaplan. De werkgever kiest de extralegale voordelen die hij/zij wil aanbieden in het plan. Medewerkers kunnen hieruit dan kiezen om hun loonpakket te optimaliseren.
- Het verdelen van dat budget door de medewerker. Hierbij beslist de medewerker zelf welke extralegale voordelen hij/zij wil in ruil voor zijn/haar klassieke loonpakket. Let wel: Enkel die extralegale voordelen die de werkgever aanbiedt kunnen gekozen worden.
- Dit alles juridisch op orde brengen.
De Dimona-aangifte is bovendien ook verplicht voor alle medewerkers. Enkel bij vrijwilligers, personen die werken met een PWA-overeenkomst en gelegenheidswerknemers die aan de slag gaan bij provinciale en plaatselijke besturen hoef je dit niet in te dienen. Ook voor bepaalde stagiairs hoef je geen Dimona aan te geven.
Eén van de rechten die medewerkers opbouwen tijdens hun loopbaan is het vakantierecht. Bij dat recht hoort ook het vakantiegeld. Zowel enkel vakantiegeld (de uitbetaling van het normale loon, ook op de vakantiedagen) als dubbel vakantiegeld (een extra som om je vakantie-uitgaven te bekostigen)
Voor bedienden met een vast loon geldt dat het enkele vakantiegeld gelijkstaat aan het reguliere nettoloon van de medewerker. Het dubbele vakantiegeld wordt berekend door het netto maandloon te vermenigvuldigen met 92%. Medewerkers hebben namelijk recht op 4 weken verlof wat herleid kan worden naar 92% van een maand.
Voor bedienden met een variabel loon geldt een andere berekening. Zowel voor het enkel als het dubbel vakantiegeld wordt gekeken naar een referteperiode van 12 maanden. Het enkel vakantiegeld bedraagt 8% op het bruto variabel loon, het dubbel vakantiegeld 7,67% op het bruto variabel loon.
Voor arbeiders wordt het enkel en het dubbel vakantiegeld ineens samengevoegd voor de berekening. Zij ontvangen 15,38% van hun bruto maandloon aan 108%.
Wanneer een medewerker 2500 euro per maand verdient staan zowel de werkgever als medewerker een deel af voor sociale bijdragen aan de RSZ (Rijksdienst Sociale Zekerheid). Die patronale lasten liggen voor werkgever op ongeveer 25%. De sociale bijdragen voor de medewerker loggen op 13,07%. Daarnaast betaalt een medewerker belastingen op het brutoloon.
Het verschil tussen de totale loonkost en het nettoloon loopt door sociale en fiscale inhoudingen snel op, ook bij het geven van opslag: voor de werkgever is er een te hoge loonkost in verhouding tot de netto loonsverhoging, voor de medewerker een te laag nettoloon in verhouding tot de bruto loonsverhoging.
Het is vanuit die benadering dat extralegale voordelen een aantrekkelijk alternatief vormen voor een klassieke opslag. Dit kan je volgende voordelen opleveren:
- Een volledige vrijstelling op fiscaal en sociaal vlak
- Een gedeeltelijke vrijstelling op fiscaal en sociaal vlak
- Een verlaagd forfait als berekeningsbasis voor sociale bijdragen en belastingen
Zo gaat de kost van maaltijdcheques integraal naar de medewerker: werk je met maaltijdcheques van 7 euro, dan heeft de medewerkers maandelijks 140 euro extra. Wil je die 140 euro bruto geven, dan betaal je als werkgever een pak meer en krijgt de medewerker uiteindelijk minder.
Fietsvergoedingen onder de 0,24 euro per afgelegde kilometer zijn vrijgesteld van belastingen en bijdragen aan de RSZ. Ligt jouw fietsvergoeding hoger? Dan wordt enkel het dat deel dat boven de 0,24 euro ligt belast. Ook bedrijfsfietsendie enkel worden gebruikt voor het traject van en naar het werk zijn volledig vrijgesteld van belasting.
De overheid maakt dit extralegale voordeel daardoor bewust fiscaal aantrekkelijk. Fietsende medewerkers zijn namelijk fitter, wat hen productiever, minder gestresseerd en minder vaak ziek maakt.
Pas op: Het Grondwettelijk Hof vernietigde in 2020 de regeling omtrent de mobiliteitsvergoeding. Het is niet langer mogelijk om deze aan te bieden.
- Wanneer je je medewerkers een mobiliteitsbudget toekent, kunnen zij die som geld zelf verdelen over verschillende vervoersmiddelen. Zo kunnen ze vlotter en milieubewuster naar het werk komen. Het mobiliteitsbudget leent zich er perfect toe om vervoermiddelen te combineren bij woon-werkverkeer, bijvoorbeeld de bedrijfswagen parkeren aan de rand van de stad en daarna met de fiets verder.
- Je kon tot voor kort ook kiezen voor het ‘cash for car’-systeem: de mobiliteitsvergoeding. Onder bepaalde voorwaarden konden medewerkers hun bedrijfswagen inruilen voor een geldbedrag.
Een sociaal secretariaat is een organisatie die administratieve taken uitvoert voor ongeveer 90% van alle Belgische bedrijven. Denk daarbij vooral aan loonadministratie, personeelsbeleid en het in orde brengen van sociale documenten.
Je kan hen aanschouwen als jullie payroll partner die jouw payoll van A tot Z voor zijn rekening neemt. Als hr-manager hoef jij enkel de correcte looninformatie naar jouw dossierbeheerder te sturen: brutoloon, verlof, ziektedagen, overuren, onkosten, weekschema, tijdregistratie...
- Het sociaal secretariaat haalt de door jou doorgestuurde gegevens door de loonmotor en berekent op die manier de lonen van je medewerkers.
- Het sociaal secretariaat stelt loonfiches op op basis van die loonberekeningen.
- Het sociaal secretariaat int de bijdragen voor de Rijksdienst Sociale Zekerheid (RSZ) en stort deze door.
- Het sociaal secretariaat int de bedrijfsvoorheffing en stort deze door.
- De nettolonen worden uitbetaald, inclusief een compensatie voor overuren (overloon) en/of éénmalige looncomponenten.
- Vakantiegeld, eindejaarspremies, opzegvergoedingen en andere aanvullingen worden ook door het sociaal secretariaat afgehandeld.
Ten slotte is het sociaal secretariaat ook verantwoordelijk voor het aanmaken van documenten ten aanzien van de overheid, zoals bijvoorbeeld de Dimona: de onmiddellijke elektronische aangifte van aanwerving en uitdiensttreding.
Informatie delen met je teams over hoe bepaalde functies worden verloond en waarom dat zo is, is een goede zaak zijn. Het idee daarachter is dat transparantie over de structuur van je payroll de eerlijkheid, gelijkheid en flexibiliteit binnen het proces bevordert. Het geeft je medewerkers de kans om feedback te geven, wat jou dan weer in staat stelt om je loonadministratie te optimaliseren.
Do's
- Luister, onderhandel en kom samen tot een akkoord
- Waardeer de medewerkers als individu en speel in op zijn/haar noden
- Creëer kansen vanuit een open-minded loongesprek
Don'ts
- Neem geen overhaaste resolute beslissingen
- Verlies (de prestaties van) het team niet uit het oog
- Vermijd spanningen en een stressvolle omgeving
Werkgevers kunnen medewerkers tot 120 vrijwillige overuren laten presteren om in te spelen op piekmomenten. Dit zijn overuren die niet volledig uitbetaald hoeven te worden.
Bij deze overuren hebben medewerkers wél recht op hun normale loon, plus de overloontoeslag. Ze kunnen ze echter niet recupereren met inhaalrust of een uitbetaling van 150%. Bovendien tellen de eerste 25 uren niet mee voor de interne grens.
Onboarding
Net zoals dat met andere remote processen gaat, kan een remote onboardingde normale onboarding niet imiteren. Een andere benadering is dan ook noodzakelijk, met extra aandacht voor het menselijke in de online context.
- Maak gebruik van digitale tools
De digitale hulpmiddelen liggen voor handen, maak er optimaal gebruik van. Vooral video kan je helpen bij het creëren van een virtuele connectie, zowel voor officiële afspraken als voor het uitdragen van de bedrijfscultuur.
- Houd het bondig en luchtig
Voorzie pauzes en momenten om elkaar ook echt te leren kennen. Digitale meetings vragen meer van ons en vereisen dus ook een andere aanpak. Houd het kort en leuk. Doe bijvoorbeeld samen een wandeling of lunch samen over video.
- Check back
Toets af of je nieuwe medewerkers alles begrijpen, niet overdonderd zijn door alle informatie, of ze zich al enigszins thuis voelen. Zo niet, vraag waar de pijnpunten zitten en bekijk wat er nog net iets beter kan. Dit is voor beide partijen nieuw, probeer samen te groeien met de uitdagingen waarmee jullie geconfronteerd worden.
- Stel het uit
Als je niet kan garanderen dat je nieuwe medewerkers on-the-job kunnen meelopen doordat projecten afgelast worden, dan krijgen zij geen duidelijk zicht op wat er precies van hen verwacht wordt. Je stelt de onboarding daarom beter uit. Maar uitstel is geen afstel. Die nieuwe medewerkers zullen gewoon op een later moment bij jullie starten. Betrek hen dus ook al bij het bedrijf.
Een onboarding gaat verder dan extra ondersteuning op de eerste dag of week. Ook de pre-boarding en regelmatige follow-ups zijn eigen aan een goed onboardingtraject.
- Pre-boarding: Hou contact met nieuwe medewerkers vanaf het moment van aanwerving. Het is belangrijk dat je nieuwe medewerker zich onmiddellijk deel voelt van het team en weet waar hij/zij aan toe is.
- Onboarding: Zorg voor een grondige kennismaking met het bedrijf, het team en de rol. Zo zal je nieuwe aanwinst sneller kunnen meedraaien.
- Follow-up: Plan na een maand, na 3 maanden, na 6 maanden en na een jaar een formeel gesprek in om prestaties en progressie te bespreken.
- Je nieuwe medewerkers integreren 79% vlotter wanneer je ze tijdens hun onboarding meeneemt in je verhaal en cultuur. Zo krijgen ze op korte tijd uit alle mogelijke invalshoeken een zicht op je organisatie en je product of dienst.
- Hun houding tegenover hun werkgever zal meteen 78% positiever zijn wanneer je een eerste kennismaking met de leidinggevende voorziet tijdens het onboardingproces.
- Je verhoogt hun engagement met 78% als je ze vanaf dag 1 bij alles betrekt. Dat geeft hen het gevoel dat ze erbij horen en dat ze zich voor het bedrijf willen inzetten.
- In bedrijven met gestructureerde onboardingstrajecten kunnen medewerkers 51% sneller op volle kracht meedraaien. Je helpt nieuwe medewerkers om sneller productief te worden.
Team management
Aangezien het organigram de structuur van een organisatie in kaart brengt, vormt het ook meestal de basis voor de hr-processen van een bedrijf. In die context biedt het in de eerste plaats een leidraad voor medewerkers. Dankzij die structuur kunnen ze beter inschatten wie ze best contacteren wanneer er moeilijkheden zijn. Snel bij de juiste persoon terecht komen helpt snel problemen op te lossen. Bovendien maakt het organigram teams zich ervan bewust wat hun rechten, plichten en verwachtingen zijn.
Beiden hebben een ander doel en vereisen daarom een andere aanpak. Houd ze daarom ook goed van elkaar gescheiden.
- Het doel van een beoordelingsgesprek is het beoordelen van de prestaties van een medewerker. Het resultaat van zo’n gesprek is de basis voor het nemen van beslissingen over bijvoorbeeld loonsverhogingen.
- Het doel van een functioneringsgesprek is het bespreken van de ontwikkeling en groei van een medewerker. Aan dit soort gesprek hangen geen consequenties vast.
-
OKR staat voor Objectives & Key Results. Andy Grove bedacht dit kader om haalbare doelstellingen te koppelen aan meetbare resultaten.
De methode wil bekomen dat het hele bedrijf in één dezelfde richting beweegt. Met andere woorden, het wil teams helpen aligneren. Hoe? Door die objectieven en resultaten nauwkeurig toe te passen op alle niveaus van de organisatie. Individuele doelen worden dus gelinkt aan teamdoelen die op hun beurt in het teken staan van wat het bedrijf nastreeft.
HR analytics
Als je informatie over het ‘menselijke kapitaal’ - de human resources - combineert met andere relevante cijfers, en daar met statistische methodes verbanden tussen zoekt, dan spreek je over hr analytics. Zo kan je op zoek gaan naar inzichten in loonevolutie, diversiteit, ziekteverzuim en ga zo maar door. Het analyseren van die verbanden helpt je om je hr-beleid te verbeteren, waardoor je medewerkers straffere prestaties neerzetten, beter functioneren en langer in je bedrijf blijven.
- Wit verzuim: de ziekte zorgt ervoor dat het niet mogelijk is voor de medewerker om zijn/haar werk uit te voeren.
- Grijs verzuim: de werknemer is wel degelijk ziek door bijvoorbeeld hoofpijn of een verkoudheid. De keuze om al dan niet te gaan werken wordt sterk beïnvloed door de medewerker zelf en zijn/haar arts.
- Zwart verzuim: hierbij is geen sprake van een ziekte, maar de medewerker besluit toch om niet te komen werken. Zwart ziekteverzuim wordt soms ook frauduleus verzuim genoemd.
- Roze verzuim: komt voor wanneer een zieke medewerker toch komt werken. Dit kan ervoor zorgen dat collega's ook aangestoken worden. Bovendien kan de medewerker niet rusten en dus ook niet genezen.
De Bradford Factor wordt berekend via volgende formule: B = S² x D
B = de Bradford score
S = het aantal verschillende ziekteperiodes voor een bepaalde medewerker in het afgelopen jaar
D = het totaal aantal dagen ziekte voor een bepaalde medewerker in het afgelopen jaar
Over het algemeen wordt er gesteld: hoe hoger de Bradford Factor, hoe schadelijker voor je organisatie. Frequente korte periodes van afwezigheid zijn namelijk moeilijker op te vangen dan langdurige periodes.
Maar dat neem je best met een korreltje zout. De assumpties die de score namelijk impliceert zijn niet altijd correct en kunnen beïnvloed worden door allerlei factoren. Interpreteer de Bradford Factor daarom voorzichtig, kritisch en menselijk. Onderzoek onderliggende bekommernissen wanneer er zich een hoge score voordoet en ga in gesprek met de medewerker in kwestie. Goed leiderschap start bij onderbouwde en open communicatie.
Probeer het zelf
Wil je graag weten hoe Officient zou passen binnen jouw bedrijf?
Laten we het samen eens bekijken!