Transformación financiera: cómo la inteligencia artificial revoluciona la gestión de finanzas empresariales

Evolucionar es imprescindible para adaptarse a una sociedad que cambia rápidamente. Toda empresa que quiera optimizar sus resultados debe incluir en su estrategia un plan de transformación financiera que le permita ampliar sus objetivos y alcanzarlos dentro de un plazo razonable de tiempo. La inteligencia artificial puede convertirse en el mejor aliado de las compañías cuando se utiliza de la forma adecuada. ¿El motivo? Es capaz de revolucionar los procesos financieros gracias a su capacidad de analizar grandes cantidades de datos o predecir tendencias a futuro. En definitiva, permite automatizar determinados procesos para sacarles el máximo partido mientras que se ahorra tiempo.

A menudo, el personal del departamento financiero dedica muchas horas a tareas repetitivas o gestiones administrativas. Como consecuencia, se retrasan las decisiones estratégicas y los cambios estructurales necesarios para el crecimiento empresarial. La transformación financiera empieza, por lo tanto, por tener la capacidad de automatizar algunos procesos para aprovechar las ventajas que proporciona. Entre los beneficios de la automatización financiera, destacan: 

1. Ahorro de tiempo: los softwares financieros pueden realizar tareas repetitivas en poco tiempo. Así, además de finalizarlas antes, permite a los trabajadores dedicar su jornada laboral a desarrollar funciones analíticas.
2. Reducir errores humanos: cuando hay una menor intervención de personas a la hora de introducir datos o de llevar a cabo análisis monótonos, se minimizan las equivocaciones.
3. Analizar grandes conjuntos de datos: los programas de gestión financiera pueden extraer información de diferentes herramientas para obtener informes completos y en tiempo real de la situación económica de la empresa. 
4. Mejorar la toma de decisiones: gracias a estos reportings que facilitan los programas de automatización de procesos financieros, se tiene la seguridad de resolver situaciones complejas o de establecer objetivos teniendo en cuenta toda la información necesaria y actualizada. Además, la inteligencia artificial, debido al análisis de datos, permite prever tendencias y valorar riesgos futuros antes de tomar decisiones.

Hay muchas formas de aprovechar las ventajas de la automatización financiera, ya que tiene innumerables aplicaciones. Es aconsejable estudiar detenidamente todas las opciones para utilizar aquellas que beneficien a la consecución de los objetivos de la empresa y aprovechar la posibilidad de combinarlas entre sí. Algunas de las más beneficiosas son:

• Previsión de ingresos: tener una visión clara de lo que, salvo cambios repentinos, va a suceder en el futuro ayuda a medir la rentabilidad de cada proyecto y a tomar las decisiones necesarias para obtener un retorno de la inversión.
• Gestión de riesgos: trabajar para reducir al mínimo los riesgos o para estar preparados para afrontarlos de la forma más eficaz posible es más sencillo cuando se recurre a la inteligencia artificial. Centralizar los procesos y eliminar la intervención humana permiten tener una visión completa de los flujos económicos y, por lo tanto, aumentar el control sobre la situación de la empresa.
• Detección de fraudes: durante la automatización de los procesos financieros se recomienda establecer reglas que detecten determinadas alertas de fraude potencial para bloquearlas inmediatamente. Posteriormente, se pueden evaluar una a una para decidir qué riesgos merece la pena correr.
• Agilización del cierre financiero: cuando los cierres anuales se hacen rápido, se abren las puertas a una transformación financiera en la empresa, ya que se facilita la planificación estratégica basada en datos reales. Aquí te contamos cuáles son los pasos clave para un proceso de cierre financiero fácil y rápido.
• Simplificación de la auditoría: este proceso puede ser largo y tedioso. No obstante, cuando se implementa un software de automatización, se obtiene una trazabilidad completa de cada procedimiento y se evitan, una vez más, los errores humanos.

Para mantener el ritmo de los cambios en la gestión de las compañías, resulta fundamental estar al tanto de las últimas soluciones para adaptarse a la transformación financiera que está viviendo el mundo empresarial. Para ello, conviene conocer las tendencias más innovadoras de la automatización de los procesos financieros y su impacto en la toma de decisiones estratégicas.

Por el momento, la automatización financiera se aplica a procesos básicos como la gestión de las compras, el control de los gastos, la facturación o la obtención de información fiscal. Pero, teniendo en cuenta el ritmo al que avanza el desarrollo de la inteligencia artificial, es de esperar que en poco tiempo se puedan mecanizar procedimientos más avanzados como las inversiones económicas o los procesos de la Dirección. De hecho, ya se está percibiendo un auge del análisis predictivo mejorado que, gracias a su facilidad para predecir los comportamientos, está cambiando la forma en que se toman decisiones estratégicas.

Una pieza clave, por lo tanto, en la transformación de los procedimientos de los departamentos administrativos de las empresas, es el uso de un programa de gestión financiera que facilite la tan necesaria automatización de procesos.

En Exact hemos desarrollado una herramienta lista para trabajar en diferentes idiomas, con distintas divisas y teniendo en cuenta diversas legislaciones. Gracias a la integración de todos y cada uno de los procesos financieros de la empresa, se puede obtener la información necesaria para tomar cualquier tipo de decisión. Los principales beneficios de nuestro software están en consonancia con las ventajas que ofrece la automatización de las finanzas. Entre ellos, destacan:

• Gestión eficiente tanto de una única administración como de centros de servicios compartidos.
• Conocimiento del rendimiento gracias a los informes financieros personalizados según las necesidades del momento. Ponemos a tu disposición balances, escenarios presupuestarios, auditorías o flujos de caja.
• Soporte internacional integral para estandarizar los procesos en empresas que cuentan con delegaciones internacionales o que están pensando en hacerlo en un futuro.

Además, hemos implementado una app para que se pueda acceder a toda esta información desde un dispositivo móvil a cualquier hora y desde cualquier ubicación.

La empresa Evercom, una agencia creativa de comunicación y marketing, es uno de los casos de éxito del uso del software de Exact para dar un paso adelante en la transformación financiera. El principal objetivo de Evercom era mejorar su operativa diaria como pilar fundamental del crecimiento general de la compañía.

Gracias a la implementación del ERP Exact Globe y la plataforma colaborativa Exact Synergy, consiguieron centralizar en una sola herramienta tanto la gestión de proyectos como el análisis de los recursos financieros. Esta profesionalización de la dirección empresarial ha reportado a Evercom numerosos beneficios entre los que destacan la posibilidad de analizar fácilmente la viabilidad de los proyectos y la oportunidad de detectar a tiempo posibles desviaciones presupuestarias.

En definitiva, la inteligencia artificial ha entrado a formar parte del entramado empresarial y está contribuyendo a la transformación financiera de compañías de todos los tamaños. Cuando esta nueva tecnología se utiliza con precaución y de la forma adecuada, supone un cambio profundo, no solo en el modo en el que se desempeñan determinadas tareas, sino en la forma de entender y dirigir los negocios.