9 consejos para un negocio exitoso en tiempos de crisis

Gastos extras. Cada vez más preocupaciones. Los desafíos se han ido acumulando durante el último año. En muchas empresas, hacer negocios en tiempos de coronavirus ha tomado un significado diferente. ¿Cómo mantiene el control de los costes? ¿Qué puede hacer para mantener o incluso hacer crecer su negocio? Estas son preguntas y desafíos a los que, como profesional financiero, se enfrenta ahora más que nunca. 

Hemos preguntado a varios expertos y profesionales sobre sus experiencias. Rene Jonker, jefe de finanzas del Servicio Municipal de Salud de Flevoland (Países Bajos), Dennis Voermans, gerente de cuentas senior de SRXP, Alexander Rahusen, director financiero de Exact y Edward Burgers, responsable de compras y proveedores de Exact, nos contaron cómo una empresa puede superar con éxito una crisis. ¡Siga leyendo y saque el máximo partido a este artículo! 

¡Esté atento a lo que entra y sale! Por supuesto, esto siempre ha sido importante, pero en momentos en los que tiene que financiar recursos extra y negociar mucho más, un registro preciso es absolutamente esencial. ¿Está por encima del presupuesto porque tiene que comprar un equipo de protección adicional o facilitar el trabajo desde casa? ¿Están aumentando los costes de limpieza? Cuanto mejor registre los costes variables, mejor será su conocimiento de la liquidez. Además, puede presentar sus facturas mejor y más rápido, para que se le reembolse, si son de aplicación, ayudas por parte de las instituciones.

Todos están de acuerdo en que, en la medida que pudieron anticiparse al escenario, ha determinado cómo están atravesando el período del coronavirus ahora. Por ejemplo, hace casi un año, Exact ya estaba pensando en "¿y si llega el coronavirus aquí?" y "¿y si las oficinas tienen que permanecer cerradas?". En ese momento la empresa comenzó a mirar los contratos vigentes y a pensar en comprar las licencias técnicas necesarias. En Flevoland, también se preparan ante posibles desastres y realizaron los pedidos oportunos de material que se iban a necesitar en el futuro. Por lo tanto, nuestro consejo es: piense en posibles escenarios y organice su organización en consecuencia. Concéntrese en "qué pasaría si ..." y vea cómo afecta esto a la prestación de servicios, la continuidad, el comportamiento de pagos del cliente y sus gastos. Si hace esto solo cuando ya ha ocurrido la crisis, entonces podría ser demasiado tarde. 

Debido a que puede necesitar materiales rápidamente en tiempos de crisis, es importante que sus presupuestos y procesos de compra estén en orden. También con miras a licitar y rendir cuentas al gobierno, la banca y los accionistas. Al comienzo de una crisis, puede haber una situación de pánico en la que se podría prescindir de cálculos y argumentaciones extensas, pero pasados unos meses ya no hay excusas para retomar las reglas antes aplicables. Las posibilidades de que sus planes y proyectos de inversión continúen, serán mayores si registra con precisión sus datos. 

¡No pierda de vista el curso de su negocio a largo plazo! ¿Se planteaba crecer? Asegúrese de tener una buena visión general del desarrollo de su negocio. Unos informes claros y un buen modelo de KPIs del negocio, como clientes, canal de ventas, cotizaciones pendientes y contratos de mantenimiento, le serán de gran ayuda. Un cuadro de mandos con el que pueda identificar rápidamente los avances resulta, al mismo tiempo, indispensable para el desarrollo de la estrategia.  

¿Cómo está creciendo? ¿Quedará tiempo y presupuesto para la compra o la fusión prevista? Mirar el presente tiene sentido, también es normal quedarse quieto al comienzo de la crisis, pero, lo más importante es no perder de vista el futuro, más tarde estará agradecido consigo mismo. 

Mantener el contacto con los empleados es uno de los mayores retos a la hora de trabajar desde casa. Al involucrar a las personas en todo (tanto como sea posible), estimula el sentimiento de pertenencia, la unión y la creatividad. Así que ponga las actividades sociales en la agenda y preste atención adicional a quién lo necesite.  

Otros consejos: organice de manera regular una actividad como por ejemplo un café virtual. Y no se moleste con los niños que pasan por detrás o los perros que ladran, no se puede hacer nada. 

Lo que se aplica a lo interno también se aplica a lo externo. A sus clientes y proveedores también les gusta cuando no se vuelve demasiado profesional y se aporta ese toque social y personal. Cuanto más directas y personales sean las líneas de comunicación y la relación, más dispuesto estará un cliente, banco o inversor a pensar en su empresa y ayudarle en circunstancias imprevistas. De modo que muestre un interés genuino en la otra persona y obtendrá el factor de la buena voluntad cuando lo necesite. 

Si tienen que averiguar cómo construir juntos una presa durante la tormenta, ya llegan tarde. Los períodos tranquilos son el momento de fortalecer su equipo. No vea trabajar desde casa como un gran obstáculo. Trabajar de forma remota también tiene ventajas. Por ejemplo, a veces las reuniones digitales se ejecutan de manera más eficiente que si fueran presenciales y se fomenta la conexión entre los equipos remotos. Además de las complicaciones y la tristeza del momento, siga apreciando la flexibilidad de su equipo. 

Al igual que los equipos se construyen en tiempos tranquilos, al área comercial también se aplica el dicho de no reparar el techo cuando llueve. Así que convenza a sus clientes (potenciales) de la utilidad de invertir en su producto o servicio ahora. Para que estén preparados para el futuro cuando sea necesario. Por ejemplo, si vende sistemas de reclamación de gastos como SRXP, su cliente deseará que el proceso de declaración esté listo tan pronto como se le permita viajar nuevamente. En SRXP, ofrecieron clases magistrales a sus clientes actuales durante la crisis del coronavirus para sacar más provecho de su sistema de reclamación de gastos. También han comenzado a centrarse en nuevas empresas donde se necesitaba su producto en ese momento, como es el sector médico. 

Su principal tarea como financiero en tiempos de crisis es clara: organizar, registrar y comunicar de manera específica. ¿Qué mejor herramienta para esto que un buen software de gestión? Al trabajar con el sistema profesional de Exact, obtiene la profundidad que necesita y ahorra mucho tiempo. Tiempo que puede dedicar al lado humano de hacer negocios. Porque sí, los sistemas y las cifras son importantes, especialmente en tiempos de crisis. ¿Pero y la gente? Estos siguen siendo indispensables. ¡Así que tómese el tiempo que le brinda un buen sistema de automatización y estará perfectamente preparado para futuras crisis!