Cómo controlar las desviaciones de un proyecto: Estrategias clave

En el mundo empresarial, el control de desvuiaciones es un factor crítico para el éxito de cualquier proyecto. Las desviaciones de un proyecto pueden surgir de diferentes formas e implicaciones, desde cambios solicitados por el cliente, motivos de fuerza mayor, imprevistos personales de las personas implicadas, retrasos en la recepción de pedidos, hasta revisiones de última hora. Son muchas las causas que pueden prolongar el tiempo de trabajo en un proyecto. 

Al comenzar un proyecto se estiman las horas necesarias para finalizarlo, pero todos los participantes deben ser conscientes de que esta valoración puede sufrir cambios. De hecho, lo habitual es que casi todos los proyectos de gran envergadura, especialmente en los sectores de la construcción y la ingeniería, terminen con cierto retraso. Aunque esto se tenga claro, resulta imprescindible fijar unos objetivos y unos tiempos de desarrollo sobre los que trabajar. Solo de esta forma se puede llevar un control de los proyectos y únicamente con estos datos es posible realizar un análisis de las desviaciones para conocer cómo afectan al resultado final y a los beneficios para la compañía.

En este artículo veremos cómo puedes implementar un control efectivo de desviaciones y mantener tu proyecto en el camino correcto.

Las deviaciones de un proyecto se refieren a todas aquellas diferencias entre el plan inicial de trabajo y el resultado final son parte de la desviación del proyecto. Habitualmente encontramos variaciones en los costes y las fechas de entrega. No obstante, en algunos casos se producen también cambios en el diseño o la apariencia final.

Todo aquello que no concuerde con la propuesta aceptada por el cliente puede generar problemas más allá de una simple molestia por el retraso en la entrega. En ocasiones, no cumplir con las cláusulas estipuladas en el contrato puede acarrear grandes perjuicios económicos para la empresa y afectar a su reputación. Por este motivo, resulta imprescindible detectar las desviaciones de un proyecto lo antes posible para así evitar sorpresas costosas y garantizar que el proyecto alcance sus objetivos, y poder documentar las desviaciones, registrarlas y rectificarlas dentro de un periodo de tiempo aceptable.

Si tenemos en cuenta que las principales desviaciones de un proyecto suelen afectar a la fecha de entrega y al presupuesto, como ya hemos apuntado anteriormente, los factores más destacables que condicionan el resultado final son:

• la necesidad de subcontratar ciertos servicios, lo que puede suponer una dilatación en el tiempo de entrega y la aparición de sobrecostes;
• el uso de herramientas de control de tiempo inadecuadas;
• la aprobación de nuevas leyes o normas que afecten al trabajo;
• cambios en los costes de mercado;
• en el caso de proyectos de construcción o ingeniería, las inclemencias meteorológicas son uno de los principales aspectos que pueden causar retrasos.

El control diario por parte de una persona con experiencia resulta fundamental para reconducir el trabajo y minimizar las desviaciones. El uso de una herramienta de gestión financiera y un programa de gestión de proyectos apropiados permite contar con una visión global de datos en tiempo real y facilita la revisión de las distintas clases de desviaciones y los puntos clave.

Conocer el alcance de un proyecto es uno de los aspectos más difíciles de controlar cuando se desarrolla un proyecto por primera vez. Al carecer de experiencia, las compañías pueden tener dificultades a la hora de estimar el trabajo necesario para llevarlo a cabo y, en consecuencia, puede aumentar de forma exponencial si se quieren mantener los plazos de entrega.

Hacer una revisión constante de las estimaciones y plantear objetivos que se puedan cumplir en periodos cortos de tiempo ayudan a controlar las desviaciones y minimizarlas al máximo.

La gestión del tiempo suele ser el principal factor a estudiar en un proyecto, ya que suele suponer el mayor coste de facturación. A pesar de que puede resultar difícil controlarlo, especialmente en trabajos en los que se deben afrontar constantes modificaciones por parte del cliente, aplicar técnicas tradicionales como la Gestión del Valor Ganado (EVM por sus siglas en inglés) para medir el desempeño es de gran ayuda.

La EVM permite controlar las desviaciones a través del seguimiento del presupuesto y el calendario de ejecución, ya que establece una comparativa entre el trabajo completado y la estimación que se hizo al comienzo. Con el estudio de estos datos, los responsables del proyecto pueden calcular el tiempo restante y, si es necesario, modificar los recursos que se han destinado a cada una de las partidas. 

Una de las mejores formas de valorar y controlar los riesgos es contar con un histórico que compile la información de los proyectos realizados anteriormente por una empresa. Conocer las dificultades que se debieron afrontar, las desviaciones más significativas, los costes incurridos y los tiempos necesarios proporciona un excelente punto de partida a la hora de elaborar nuevos presupuestos y calcular estimaciones.

Tener claros los recursos disponibles para finalizar un proyecto y saber cómo redistribuirlos en caso necesario evita un aumento excesivo de las desviaciones. Las herramientas de gestión de proyectos como las que ofrece Exact permiten controlar desde una misma base de datos:

• las horas estimadas en la planificación del inicio del proyecto,
• las horas realizadas susceptibles de facturación,
• los costes imputables,
• los documentos asociados al desarrollo del trabajo,
• la asignación de tareas,
• la generación de informes,
• el control presupuestario de desviaciones.

• Alertas Automáticas: El software de Exact puede configurar alertas automáticas que te notificarán cuando se detecten desviaciones significativas en el presupuesto o el cronograma. Esto te permite tomar medidas correctivas de manera inmediata.
• Análisis de Datos Avanzados: Exact utiliza análisis de datos avanzados para identificar tendencias y patrones que podrían indicar posibles desviaciones en el futuro. Esto te capacita para prever problemas y tomar medidas preventivas antes de que ocurran.
• Colaboración en Tiempo Real: La plataforma de Exact fomenta la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo, lo que facilita la comunicación sobre posibles desviaciones y la toma de decisiones conjuntas para abordarlas.
• Historial y Documentación: Exact proporciona un historial completo de todas las actividades y cambios en el proyecto. Esto es invaluable para investigar desviaciones pasadas y aprender de la experiencia para futuros proyectos.

En definitiva, tener una visión clara tanto de los proyectos ya realizados como de los que están en curso permite aprender de los errores del pasado para corregirlos si se detectan de nuevo, lo que contribuye a evitar que se generen grandes desviaciones. En este sentido, la implementación del software para gestión de proyectos de Exact te ofrece las herramientas necesarias para detectar y controlar a tiempo las desviaciones de un proyecto. Con funcionalidades avanzadas, alertas automáticas y análisis de datos, estarás mejor preparado para mantener tu proyecto en el camino correcto y garantizar su éxito.

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