Negocios
El coste oculto de una gestión de documentos tradicional
La digitalización de los procesos empresariales no es una obligación para ninguna empresa. El modelo de gestión documental es uno de los procesos más vulnerables porque, aún digitalizando otras áreas corporativas, existe la tentación de mantener un flujo documental analógico. Gestionar los documentos bajo un modelo tradicional supone un importante perjuicio para la eficiencia y provoca costes ocultos en la empresa.
4 costes de un modelo de circulación tradicional de documentos que no debes descuidar
Los costes en la gestión documental, al igual que en otros procesos empresariales, trascienden los meramente económicos —que existen, por supuesto—. Sobre todo en aspectos que, a la larga, terminan por impactar negativamente en la productividad y la calidad del trabajo en la organización. Por citar alguno de ellos, tanto económico como de funcionalidad operativa:
- Coste de almacenamiento físico: Trabajar con documentos en soporte analógico implica contar con el volumen y el espacio necesario para almacenar esos documentos. Si bien una factura por si sola no requiere grandes recursos de almacenamiento, sí lo exigen —con una asignación de recursos considerable, además— toda la documentación que puede generar una empresa durante un año: albaranes, informes, contratos, facturas, esquemas de un proyecto, planos, etc.
- Gestión de documentos: Cuantos más documentos heterogéneos estén implicados en los procesos del día a día, más cuidado hay que tener con el modelo de gestión documental porque la pérdida o daño de documentos puede generar graves problemas a la organización: económicos, legales o de seguridad y cumplimiento de políticas de protección de datos, por ejemplo.
- Envío y distribución de documentos: Incluso si tuviéramos un escrupuloso cuidado con el modelo, para evitar costes en gestión documental, estaríamos en manos de terceros a la hora del envío y la distribución de documentos, que suele recaer en partners externos y sobre cuyos procesos, protocolos y políticas no tenemos el control.
- Daños y pérdida: En caso de desastre o accidente resulta muy difícil y, en algunos casos, hasta imposible, la recuperación de documentos analógicos.
¿Cómo digitalizar la gestión de documentos y evitar estos costes?
Los costes en gestión documental, ya sean económicos o no, pueden regularse mucho con un sistema de documentos digitalizado o DMS (Document Management System), por sus siglas en inglés. Asociarse con un proveedor de sistema de gestión documental equivale a equilibrar la cuenta de gastos y ganar en competitividad, productividad y seguridad.
Con la introducción de un sistema DMS la empresa consigue a corto o medio plazo, aumentar la productividad de sus empleados, optimizar el trabajo y reducir los costes. El flujo automatizado de documentos de Exact forma parte de una solución integral,que respalda la gestión de casi todos los procesos en la empresa.
Todos los documentos se encuentran organizados y en un lugar centralizado del sistema para facilitar su búsqueda e indexación. Un sistema DMS digitalizado como el de Exact, permite acceder al documento desde cualquier lugar y momento. Además, al estar los documentos vinculados a proyectos, empleados, proveedores y transacciones a través de flujos de trabajo, se facilita enormemente el trabajo a distancia.
La integración con el paquete de MS Office asegura que cualquier archivo pasa,con un solo click, a formar parte de la base de datos corporativa digital con su correspondiente control de cambios.
El motor de búsqueda avanzada, con el apoyo de la funcionalidad de etiquetado de documentos, permite encontrar rápidamente los documentos en cualquier momento. Los documentos son accesibles a través de diferentes criterios de búsqueda, por lo que el usuario no está obligado a utilizar un único criterio, que le lleve, por ejemplo, a la factura que está buscando. De hecho, esta factura sería visible, tanto a nivel del proveedor, del proyecto bajo el cual se emitió o de la persona a la que finalmente se enviará. Esto quiere decir que, incluso teniendo información incompleta sobre un documento, serás capaz de localizarlo en el sistema.
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión documental? ¿Compensa?
El coste de un software de gestión documental debe ser contemplado en términos de inversión, y no de extracción directa de recursos. Todos los problemas expresados anteriormente implican, directa o indirectamente, importantes impactos negativos en la organización. Destinar esas pérdidas ocasionadas por un modelo de gestión documental analógico y deficiente a un sistema DMS apropiado no solo hará que esas pérdidas desaparezcan a corto y medio plazo. Es que generará ganancias, en el largo plazo.
La inversión en un DMS es estratégica, ya que se traduce en una optimización de los procesos empresariales, reducción de errores y tiempos muertos, y una mejora significativa en la colaboración entre departamentos. El DMS de Exact, en particular, ofrece una integración perfecta con otros sistemas de gestión empresarial como el ERP, la gestión de RRHH o el CRM, asegurando que toda la información relevante esté centralizada y sea fácilmente accesible. Esto no solo facilita el cumplimiento de normativas legales y de seguridad, sino que también mejora la capacidad de toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados.
Además, el DMS de Exact permite una mayor eficiencia operativa gracias a su capacidad de automatizar tareas repetitivas y gestionar documentos de manera electrónica. Esto significa menos papeleo, menos espacio físico necesario para el almacenamiento de documentos y una búsqueda y recuperación de información mucho más rápida y efectiva. Las empresas que implementan el DMS de Exact ven un retorno de inversión tangible en términos de ahorro de costes y aumento de la productividad.
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