Negocios
Gestión del tiempo: Piedra angular para un proyecto eficaz
Hay muchas variables que afectan directamente a una óptima gestión de proyectos y todas son relevantes, pero hay una que destaca de manera particular por encima del resto, el tiempo.
Ciñéndonos a una óptica empresarial, la definición del tiempo, podría describirse como el activo que toda empresa dispone y que “vende a lo largo de cada proyecto”. Que esta venta del tiempo sea rentable o no, solo depende de la capacidad que tenga la empresa en gestionar el tiempo óptimamente.
En un entorno tan cambiante como en el que vivimos actualmente, sumado a las altas exigencias de los clientes, el factor tiempo puede convertirse en el mejor aliado o en el enemigo más cruel, ya que una errónea gestión del tiempo y planificación de tareas normalmente conduce al fracaso de cualquier proyecto.
De esta forma, el factor tiempo se convierte en uno de los parámetros más determinantes de control en la gestión de proyectos. Si logramos registrar detalladamente los servicios y las horas de trabajo que invertimos, estamos construyendo la base más sólida para la toma de decisiones en cualquiera de las fases de un proyecto.
Beneficios de gestionar el tiempo eficazmente
Ser más productivos y eficientes
La gestión del tiempo y la productividad van cogidos de la mano. Veámoslo con algún ejemplo, supongamos que estamos trabajando en un proyecto a un precio fijo, si no somos capaces de controlar ni de realizar un registro constante del tiempo que estamos destinando a cada fase del proyecto, es muy posible que incurramos en más tiempo del presupuestado, lo que repercutirá directamente en nuestro margen, e incluso, podemos llegar a estar trabajando a pérdidas, y lo que es más grave, sin ser conscientes de ello.
Mejorar la reputación de la empresa
Si analizamos el tiempo desde el punto de vista del cliente, entregar los proyectos en los tiempos pactados son síntomas que avalan nuestra profesionalidad y compromiso. Estos elementos son extraordinariamente potentes para seguir generando confianza con los clientes, porque no podemos olvidar que la confianza es el principal activo de relación con los clientes.
¿Cómo gestionar el tiempo de un proyecto?
Una buena gestión del tiempo de los proyectos en una empresa es posible mediante la implementación de un software de gestión de proyectos apropiado que nos permita conseguir más con menos, poniendo a nuestra disposición, toda la información actualizada para dirigir y desarrollar cualquier proyecto de forma eficaz, desde la planificación inicial hasta la entrega final.
De forma práctica compartimos, los siete procesos consecutivos que recomienda aplicar “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”, (PMBOK® Guide) para poder estar en condiciones de llevar a cabo una gestión del tiempo óptima en un proyecto:
De forma práctica compartimos, los siete procesos consecutivos que recomienda aplicar “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”, (PMBOK® Guide) para poder estar en condiciones de llevar a cabo una gestión del tiempo óptima en un proyecto:
- Gestión del cronograma.
- Definición de actividades.
- Concatenación de actividades.
- Estimación de recursos necesarios para cada actividad.
- Estimación de la duración de cada actividad.
- Desarrollo del cronograma de proyecto.
- Control del cronograma.
Ladrones del tiempo en un proyecto
Pero el tiempo tiene grandes enemigos, denominados ladrones de tiempo, que nos impiden ser más productivos en la gestión de proyectos.
A continuación, compartimos algunos de los más famosos ladrones de tiempo que nos podemos encontrar en un proyecto:
- Objetivos confusos
- La desorganización
- Falta de método para abordar y planificar tareas
- Falta de comunicación y coordinación interna
- Información desestructurada
- Aplazar la ejecución de determinadas tareas
- Realizar tareas o funciones que no nos competen
