Visión integral de la gestión de proyectos en la actualidad

La sociedad actual es cada día más compleja. No es extraño que también ganen en complejidad todas las actividades humanas, incluido el funcionamiento de las empresas. En el seno de la competitividad empresarial la gestión de proyectos en la actualidad requiere de herramientas avanzadas que, por un lado, garanticen un correcto desempeño en cada fase del mismo y por otro, que favorezcan un trabajo ágil, eficiente y con unos costes bajo control. Las estrategias de gestión de proyectos actuales están firmemente ligadas al cambio de paradigma digital y la automatización.

La evolución de la gestión de proyectos viene marcada por una serie de prácticas y tendencias que afirman esta tesis hacia la transición digital:

1. Gestión de proyectos ágil. Ya que la metodología Agile, aplicada a la visión de un proyecto garantiza implementar soluciones orientadas al alto rendimiento —humano y técnico— sin comprometer la integridad del propio proyecto.
2. Herramientas de colaboración en proyectos. Una interacción ágil en la comunicación y el intercambio de información y documentación por parte de todo el equipo garantiza una mejor gestión colaborativa de proyectos. Si estas herramientas colaborativas están integradas con el software de gestión, mucho mejor.
3. Automatización de procesos en proyectos. La evolución de la gestión de proyectos mira, sin duda, hacia la automatización; permite ahorrar tiempo en tareas repetitivas y ganar en eficiencia, sin fallos. ¿Te interesa? Te compartimos este artículo sobre cómo automatizar procesos en una organización.
4. Integración de la IA en la gestión de proyectos. La inteligencia artificial está cambiando la gestión de proyectos, mediante modelos inteligentes en el manejo de un proyecto como asistente o «ayuda smart» en momentos clave, como en la asignación de recursos o la detección de problemas, permitiendo una mejor toma de decisiones estratégicas.
5. Gestión de proyectos remotos. Lo que permite a cualquier integrante del equipo o a los responsables de la gestión de proyectos el trabajo desde cualquier parte del mundo, sin perder tiempo o eficiencia. La validez de este modelo ha quedado patente sobre todo tras la pandemia y parece asentarse.
6. Visualización de datos en proyectos. Ya que la panorámica completa de los datos que genera cualquier proyecto favorece la toma de decisiones fundamentada en información real, y no en suposiciones o «corazonadas».
7. Gestión de recursos en proyectos. Para poder repartir de manera eficiente la carga de trabajo, los recursos que se requieren en cada fase y mantener la gestión del proyecto sujeta a criterios racionales de funcionamiento.  Es decir, las soluciones de software ayudan en la asignación eficiente de recursos, la gestión de la carga de trabajo, y permiten garantizar la entrega de tus proyectos a tiempo.
8. Estrategias de planificación de proyectos. Anticipando antes del inicio de cada proyecto dónde están las fases más conflictivas, qué segmento requiere más recursos o tiempo e incluso dónde se debe externalizar o no alguna fase.
9. Cumplimiento de regulaciones. Garantizando el cumplimiento de la norma ISO 21500, que establece principios, procesos y prácticas recomendadas en la gestión de proyectos.
10. Optimización de costes en proyectos. Asignando a cada parte del proyecto los recursos necesarios y no más —o menos—, lo que permite una cuenta de gastos contenida.

Gracias a las herramientas de gestión de proyectos es posible saber en qué momento concreto está un proyecto específico, algo especialmente útil con proyectos de gran complejidad o en escenarios donde un mismo equipo trabaja en varios proyectos simultáneamente. Hacer seguimiento en tiempo real de los procesos se destaca como uno de los valores más destacables de la gestión inteligente de proyectos. Exact para Gestión de Proyectos lo hace posible. Además, optimiza la gestión de proyectos al consolidar todas las operaciones en un entorno único y automatizado. La ficha central del proyecto proporciona una visión integral y detallada, facilitando la identificación y gestión eficiente de acciones relacionadas con el proyecto, garantizando un control preciso de los costes. 

La flexibilidad de Exact se refleja en su capacidad para adaptarse a diversos enfoques de registro y facturación, ya sea para proyectos de precio fijo, basados en horas o materiales, e incluso permite la combinación de estas modalidades. Ofrece una planificación precisa de la facturación, incluso para proyectos sin necesidad de facturación, como proyectos internos centrados en el registro de costes.

Las tendencias en la gestión de proyectos de las que hemos hablado más arriba no son otra cosa que la manifestación de cómo la transición digital ha depositado a muchas empresas ante la oportunidad de alcanzar el éxito gracias a la implementación del software adecuado.

Con este tipo de asistencia, la automatización genera una oportunidad para reducir el tiempo empleado en cada fase del proyecto, distribuir los recursos racionalmente, mejorar la comunicación horizontal de todo el equipo, el trabajo remoto y multiplataforma, la integridad documental y el acceso a todo lo relacionado con un mismo proyecto desde cualquier parte, trabajar respetando la legislación internacional sin importar el país.

Veamos el caso de éxito de Evercom, una agencia creativa especializada en estrategia digital, la cual experimentó un sólido crecimiento que llevó a la búsqueda de una solución tecnológica para optimizar la gestión de proyectos y procesos financieros. La implementación de Exact para Finanzas y Exact para Gestión de Proyectos permitió una integración completa de la gestión, ofreciendo desde contabilidad hasta análisis financiero y gestión de proyectos con herramientas colaborativas.

Rita Olmedo, socia directora financiera y de RRHH, destacó la necesidad de una solución intuitiva y flexible, encontrando en Exact la respuesta. La implementación de Exact facilitó la introducción eficiente de horas dedicadas por proyecto y cliente, permitiendo un control preciso de la rentabilidad de cada proyecto. Esta solución colaborativa eliminó la duplicidad de datos y mejoró la colaboración empresarial.

Evercom utiliza también Exact para gestionar tareas adicionales, como la gestión de vacaciones, salas de reuniones, reservas de material y teletrabajo. La capacidad analítica de Exact proporciona informes de rentabilidad detallados, permitiendo la evaluación de la viabilidad de nuevos proyectos.

Los beneficios obtenidos incluyen la integración total de la gestión de proyectos con procesos financieros, informes de rentabilidad simplificados, información contable más valiosa, visibilidad operativa, y una solución colaborativa que elimina la duplicidad de datos. La implementación de Exact ha contribuido significativamente a la eficiencia y operativa diaria de Evercom, y la empresa planea seguir aprovechando las funcionalidades disponibles para una gestión más ágil y eficiente.