Dotar de liderazgo al empleado en los procesos de RRHH

Edwin Dingjan, Product Manager de RRHH en Exact, distingue cuatro roles del liderazgo: el del empleado, el del gerente, el del departamento de recursos humanos y el del fundador/emprendedor.

"En este último caso, a menudo coincide con el del director general, el cual pocas veces, rehúsa a delegar asuntos relacionados con los recursos humanos. Todo tiene que pasar primero por él. A veces, incluso, el empleado debe solicitar personalmente, un permiso en el despacho del director"

Y aunque el gerente lo haga con su mejor intención, dista mucho de ser lo más eficiente.

“Lo que en realidad busca el director son las excepciones: por ejemplo, vacaciones de más de tres semanas, casos de ausentismo frecuente, permisos especiales. Si se automatizan dichos procesos, el software puede preparar informes e indicar desviaciones del estándar. Entonces el director ya no necesita tener un papel protagonista en cada proceso”.

El desarrollo del liderazgo, gracias a la implementación de un software que permita incrementar la participación de los empleados en la toma de decisiones, y otros factores importantes de los procesos de los recursos humanos, libera este tipo de situaciones y proporciona beneficios para toda la empresa.

Para entender la importancia del desarrollo del liderazgo de los empleados en los procesos de gestión de RRHH de una empresa se deben distinguir cuatro tipos de procesos:

Son procesos que llevan mucho tiempo y molestias asociadas. Los más comunes son los permisos y vacaciones, las notas de gastos y el ausentismo. Estos, comprenden las tres cuartas partes de todos los procesos de recursos humanos. Toda organización tiene que lidiar con las vacaciones y el ausentismo, en cualquier caso, ya sean tres o trescientos empleados.

"La práctica muestra que, menos del 1% de las solicitudes de vacaciones son rechazadas", asegura Edwin Dingjan. "Sabiendo esto, hay que preguntarse si la división de roles es buena y si el gerente tiene que aprobar las solicitudes por adelantado. En un proceso automatizado, el sistema indica cuándo una solicitud de día libre entra en conflicto con los períodos de vacaciones de los compañeros. El empleado ya puede ver qué trabajadores tienen vacaciones y cuándo, y podrá elegir los períodos que estén disponibles. El gerente dispone de una visión general y el empleado tiene certeza inmediata.Esto ahorra mucho tiempo y molestias", insiste Dingjan.

Lo mismo aplicaría a las notas de gastos. "Primero hay que entender que el empleador no paga algo al empleado, sino que le devuelve algo. Esto tiene que fluir sin problemas. Todavía es muy común que las facturas o tickets se deban guardar y presentar a final de mes. Y si hay alguna duda sobre uno de ellos, todo se detiene. Solo cuando todo se haya aclarado, la declaración de gastos se abonará en su totalidad".

Los empleados, ya pertenezcan a una pyme o una multinacional, no son tan diferentes entre sí. Todos quieren poder gestionar sus asuntos desde un teléfono movil. Quieren la misma experiencia de ususario, organizar cosas ellos mismos y disponer de una visión de lo que está ocurriendo en tiempo real. Como afirma Dingjan "Un buen software de gestión de RRHH no esta únicamente predestinado a ser utilizado en una gran organización multinacional, sino que tiene cubrir perfectamete las necesidades de la pyme".

Los procesos de la gestión de recursos humanos asociados a las notas de gasto y las dietas llevan a Edwin al segundo tipo, los complejos.

"Las empresas que trabajan a nivel internacional normalmente tienen que lidiar con la gestión de viajes al extranjero y con monedas distintas al euro. En un principio, estos procesos deberían mantenerse fuera de la automatización. Hay que ser práctico: los procesos principales primero. Sin embargo, a menudo, se escuchan comentarios como ‘Pero también tenemos...' o 'A veces ocurre que...'. Nuestro consejo: dejar de lado inicialmente ese 20% de casos excepcionales".

Lo mismo ocurre con otras cuestiones como los permisos de paternidad y de maternidad. Son complejos porque no ocurren con frecuencia y hay poca experiencia sobre este tema. "Al final inviertes mucho tiempo en automatizar estos procesos que no son tan habituales y de los que obtienes poco". 

Durante la implementación de un software de RRHH, la clave está en automatizar primero las tareas más importantes de los procesos de los recursos humanos en una empresa.

Estos procesos que requieren mucho tiempo incluyen los contratos, no solo durante el proceso de reclutamiento de personal, sino también para el rendimiento y la salida. Por ejemplo, la redacción de un nuevo contrato de trabajo sale mal en el 20% de los casos, dice Edwin.

"La fecha de vigencia es incorrecta, el título de la función laboral no es del todo correcto o el nombre está mal escrito. Hay que hacer que los empleados, incluidos los nuevos trabajadores, sean parte del proceso. Que completen sus propios datos".

La automatización es extremadamente valiosa en la progresión de los empleados: en caso de un cambio de trabajo o extensión de un contrato.

"Con los contratos temporales, hay que lidiar con multitud de aspectos. Si se excede la normativa, todas las consecuencias son por cuenta del empleador. El software de recursos humanos puede ayudar en esto y dar consejos, por ejemplo, sobre la extensión de un contrato", indica Edwin.

La cuarta y última categoría se refiere a los procesos específicos de la empresa, como las solicitudes de teléfono, coche, capacitación y presupuestos, entre otros. Edwin Dingjan concluye afirmando que las organizaciones, especialmente las pymes, realmente deben tomarse en serio el diseño de sus procesos de recursos humanos.

"Si no lo hacen, los resultados son molestias, pérdidas de tiempo (corrección de errores y pasos innecesarios) y datos inexactos (si no se corrigen los errores). Los buenos procesos generan muy buena actitud entre los empleados. Por supuesto, lo mismo se aplica a la inversa".

Poder configurar estos procesos de RRHH de forma sencilla con los empleados, puede suponer un incremento en su confianza y un mejor desarrollo del liderazgo.