10 señales que indican la necesidad de un portal del empleado

Los departamentos de gestión se focalizan en los siguientes aspectos esenciales: la productividad, el logro de los objetivos a corto y largo plazo y, por último, los costes y los beneficios que esta consecución implica. Pero para lograr estas metas tienen que concatenarse, además, otra serie de factores, desde el bienestar y el desempeño de los empleados, pasando por una buena comunicación a nivel interno así como la organización y gestión adecuada de los procesos de trabajo.

Cuando alguno de estos elementos —entre otros muchos— presenta algún desequilibrio, la competitividad de la organización puede verse comprometida. Por eso es esencial prestar atención a una serie de «señales de alerta», que indican cuando es necesario actuar. Te explicamos cómo llevar a cabo una gestión inteligente de los recursos y cuáles son las razones para implementar un portal del empleado que te ayude a mantener el control y la eficiencia.

Cuanto antes habilites una herramienta digitalizada de gestión de recursos antes evitarás hacer frente a los posibles problemas que esa gestión del talento conlleva. Puedes detectar que necesitas implantar un portal del empleado cuando identifiques estos problemas:

1. Plazos de entrega fuera de control. Si los deadlines son una pesadilla y casi nunca se cumple con las fechas establecidas de antemano, tus procesos de trabajo no tienen efectividad. Una agenda sincronizada y actualizada en el portal del empleado puede aminorar este impacto negativo.
2. Evaluaciones deficientes. Si te resulta complicado medir de forma objetiva e integrar las competencias, el rendimiento y la productividad de la plantilla, es señal de que algo no funciona como debería. Gracias a un portal del empleado puedes llevar a cabo una evaluación del desempeño que te permita establecer y medir todos los parámetros y valorar el rendimiento y el potencial de cada empleado así como la contribución de cada trabajador en la empresa.
3. Costes operativos altos. La gestión digitalizada del personal a través de un portal del empleado también te permite saber qué se está gastando y dónde se está focalizando ese gasto. Sobre todo, el portal del empleado disminuye los costes operativos y permite a los responsables centrarse en tareas estratégicas que aporten valor, sin consumir tiempo y energía casi exclusivamente en el control financiero.
4. Datos desactualizados. No disponer de información de auténtica calidad supone una puñalada en la productividad y la competitividad de cualquier empresa. En el portal del empleado todo el personal tiene información fiable y en tiempo real de lo que ocurre en cada momento, quién se encarga de qué proceso y cuándo está previsto que un proyecto pase a la siguiente fase.
5. Decisiones fuera de tiempo. La suma de todos los factores negativos anteriores deriva casi siempre, en la toma de malas decisiones. O de buenas decisiones, pero en el momento inapropiado. Un portal del empleado puede ser una herramienta estratégica.

Además de los factores de «alerta» anteriores, que tienen que ver con aspectos puramente productivos y de desempeño, hay otros indicadores que te muestran que el clima de trabajo presenta algunas tensiones y que podrías mejorarlo notablemente a través de un portal del empleado.

6. Conciliación. Un registro de quejas constantes sobre la dificultad de conciliar una vida laboral eficiente con la vida personal, debería hacer saltar la alarma. Un portal del empleado te facilita entre otros: una agenda visible con datos reales e información actualizada, la posibilidad de comunicarte directamente con los empleados, el seguimiento cercano de su trabajo, pero sobre todo, brinda la posibilidad de trabajar en remoto, en cualquier momento y lugar y desde cualquier dispositivo; sin duda, algo clave para ayudar en esa conciliación.
7. Problemas de comunicación. Si percibes que los empleados no se comunican con fluidez y es necesario mejorar la comunicación interna, un portal del empleado te facilita una comunicación inmediata sin intermediarios. Además, una buena solución, dispone de una red social colaborativa interna que permite a los empleados acceder al portal de noticias y participar en encuestas y foros.
8. Consultas en el vacío. Si las consultas o dudas del personal no se responden o, directamente, quedan sin registrar internamente, necesitas un cauce individualizado y específico para atenderlas. Esto es posible con una herramienta de gestión como el portal del empleado ya que te permite hacer un seguimiento de todas las solicitudes.
9. Reparto de tareas. No hay nada que sea mas ineficiente que la duplicidad de tareas, el solapamiento de las mismas o la indefinición sobre qué se necesita en cada momento y quién puede atender esa necesidad. Gracias al portal del empleado ese reparto es mucho más claro y eficiente.
10. Ausencias y horarios. Un buen control de entradas, salidas, días de descanso, bajas temporales o períodos de vacaciones mejorará la productividad, pero sobre todo creará un ambiente mucho más llevadero en la plantilla. Si permites que el personal tenga acceso a una aplicación intuitiva y amigable para gestionar de forma independiente estos detalles te evitarás muchos problemas.