Alcance de un proyecto: qué es y cómo medirlo

Cuando se trabaja con proyectos de cierta envergadura y también con desarrollos más sencillos, es esencial contar con una hoja de ruta. Por eso es realmente importante disponer de un software de gestión de proyectos que ayude a alcanzar la meta: porque ayuda a diseñar, gestionar y hacer seguimiento del camino hacia ese «destino», así como los pasos que hay que dar.

Esa meta, en concreto, es lo que se define con el alcance de un proyecto. Sin esa delimitación, aún con apoyo tecnológico, resulta complejo trabajar de manera eficiente. De hecho, las probabilidades de fracasar sin una gestión correcta del alcance de un proyecto aumentan exponencialmente.

En términos de definición «teórica» se puede entender el alcance de un proyecto como la expresión formal que define la meta que se persigue con dicho proyecto. Es decir, la plasmación en su diseño previo y en forma de texto, del objetivo que se pretende alcanzar antes de iniciar ninguna acción. No suele exceder de un párrafo.

En la práctica, además de lo anterior, el alcance del proyecto es la delimitación, listado y definición de todo lo que éste necesita para llegar a buen puerto y desarrollarse correctamente en cada una de las distintas etapas:

• Lo que necesita el cliente.
• El trabajo necesario para cubrir esa necesidad y, de forma muy recomendable, su división por fases o tipología de acciones.
• El contexto en el que se van a desarrollar las actividades.
• La capacidad de ejecución y los recursos disponibles.
• Los riesgos a los que habrá que enfrentarse, incluido el cambio de alcance de un proyecto ya iniciado.
• Los costes en los que se va a incurrir, tanto a nivel interno como externo.
• Los márgenes de tiempo, tanto generales como de cada uno de los hitos que hemos identificado con anterioridad.

Es justo por la cantidad de información relevante, recursos, personal, planificación y anticipación necesaria para gestionar y compartimentar el alcance de un proyecto, por lo que es recomendable el uso de un software de gestión de proyectos, tal y como se indica más arriba.

Es uno de los principales aspectos que acometer a la hora de afrontar la planificación de los proyectos en una empresa. Dada su importancia, queda claro que es ineludible medir el alcance de un proyecto antes de iniciarlo. Es más, resulta de gran utilidad contar con un plan de gestión del alcance de proyecto, entendiendo ese alcance como un elemento con entidad separada del proyecto, aunque en realidad sea indisoluble, porque sin definir el alcance no hay manera de finalizarlo con éxito. Destacan 5 pasos de medición del alcance de un proyecto que son de "casi" obligado cumplimiento:

1. Definición de las necesidades, tanto externas del cliente como internas, necesarias para desarrollar el proyecto al completo.
2. Proyectar los objetivos con perspectiva S.M.A.R.T.: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un marco temporal claro.
3. Descripción de las actividades. Se han de planificar todas las acciones que hay que llevar a cabo para poder cumplir con todos los requisitos. El conjunto de dichas acciones y sus tareas asociadas conforman el alcance global del proyecto.
4. Analizar las capacidades operativas, selección de los miembros de un proyecto en base a su capacidad, perfil o conocimientos. 
5. Entender y aceptar las limitaciones. En ocasiones, aún definiendo el alcance de un proyecto, se peca de ingenuidad y ambición y se «olvidan» los límites propios de capacidad personal, presupuestarios, etc. Delimitar el campo de acción garantiza que se llevan a cabo las acciones con la calidad necesaria para finalizar con éxito.

En resumen, aunque los teóricos aceptan la expresión formal del objetivo de un proyecto como la definición del alcance, en realidad el alcance de un proyecto es el listado pormenorizado, el análisis y la gestión apropiada de todos los recursos —materiales, humanos y de conocimiento— que el proyecto necesita para cubrir las necesidades de un cliente.