Cómo afrontar la planificación de proyectos en una empresa

Que tu empresa tenga éxito es un objetivo de crucial para cualquier empresa. Pero, para que eso ocurra hay que tener en cuenta muchas dinámicas, variables y procesos. Y la planificación de proyectos es una de las claves más importantes para cualquier empresa que gestione proyectos. A pesar de que suele asociarse a organizaciones de gran tamaño, la planificación de un proyecto es algo que debe tenerse en cuenta en todas las empresas, aunque sean startups o PYMES. Te contamos qué debes tener en cuenta y las ventajas de implementar un software para la planificación de proyectos ue se adapte a tus necesidades, y no al contrario.

Aunque pueda parecer complicado, la planificación y gestión de proyectos no es otra cosa que el conjunto de acciones que van dirigidas a mantener el mayor control posible de lo que ocurre con dichos proyectos en todo momento. Básicamente se trata de responder a las preguntas:

• ¿Qué?
• ¿Cómo?
• ¿Cuándo?
• ¿Quién?

• Tener claro el objetivo que se persigue.
• Definir el alcance de cada proyecto, identificando los elementos que son imprescindibles, los límites del proyecto concreto y las partes del mismo de más complejidad o urgencia.
• Identificar los riesgos, el coste y los recursos necesarios para cada una de las fases del proyecto.
• Tener clara la documentación necesaria a través de un informe Business Requirement Documentation y apoyándose en una solución DMS. Esto permite monitorizar la gestión documental y mantenerla localizada a lo largo de la planificación del proyecto y en cada fase de desarrollo del mismo.
• Planificación de tareas y reparto del trabajo.
• Calendarización. No sólo del deadline del proyecto final, es decir la entrega final al cliente, sino de cada una de las partes que lo componen.

Desde el momento en el que entran en juego todos los elementos anteriores, la planificación de proyectos puede crecer en complejidad hasta convertir la tarea en ingobernable. Por suerte, la tecnología actual puede ayudarte mucho. El uso de herramientas de planificación de proyectos puede resultar clave y ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. A través de estas soluciones puedes:

• Detectar «fugas de tiempo», es decir, tareas o flujos de trabajo que no contribuyen a la consecución del objetivo planificado, sino que lo pueden retrasar o paralizar.
• No improvisar. Al contrario, acometer cada fase de la planificación de proyectos con control y con la anticipación suficiente, si una fase en concreto es compleja o requiere de muchos recursos.
• Ahorrar costes gracias al ajuste de los recursos materiales y humanos necesarios a cada proyecto y a cada etapa del mismo.