WBS en gestión de proyectos: qué es y funcionalidades

La gestión de proyectos en las organizaciones genera innumerables áreas de interés en las que se puede profundizar e introducir puntos de mejora. Una de ellos es WBS, sigla en inglés de Work Breakdown Structure que significa Estructura de Desglose o Descomposición de Trabajo, también conocida por su sigla en español EDT. 

El conocimiento y aplicación de esta herramienta de gestión se aconseja a las personas que dirigen proyectos dentro de la empresa. Sin embargo, también resulta muy útil para el desempeño de profesionales como directores de cuenta o gerentes de proyectos comerciales, entre otros.

Dirigir y desarrollar cualquier proyecto de forma eficaz, desde la planificación inicial hasta la entrega final, requiere de una serie de capacidades y conocimientos que se ponen a prueba constantemente. WBS consiste en una estructura jerárquica que va desglosando las actividades más complejas en otras más asequibles, denominadas entregables, con la finalidad de facilitar esa gestión.

El factor clave de Work Breakdown Structure es el poder compartimentar o descomponer un proyecto en partes para cumplir con unos objetivos en cada etapa del proceso:

• obtener una visión general del proyecto,
• contar con información detallada y actualizada en cada etapa,
• cumplir con los plazos de entrega,
• supervisar presupuestos y estimaciones de costes,
• corregir desviaciones y
• tomar las decisiones más adecuadas en cada momento del proyecto.

Una EDT, a diferencia de otras herramientas de gestión de proyectos, se centra en la dimensión de resultados previstos. De ahí que su gran ventaja competitiva frente a otros desarrollos sea su flexibilidad permitiendo realizar ajustes durante la vida del proyecto. 

Con la implementación de una estructura de descomposición de trabajo se logra tener una panorámica global del estado del proyecto en cada etapa y tomar las decisiones oportunas.

Una adecuada estructura de desglose de trabajo (o WBS), debe contener unos elementos mínimos para resultar eficiente para los equipos humanos y rentable para la compañía:

1. Entregables: tareas desglosadas y detalladas de principio a fin.
2. Cronogramas con plazos de cada una de las actividades propuestas.
3. Presupuestos y costes estimados de cada bloque.
4. Personas o equipos responsables de cada paquete de trabajo.
5. Hitos evaluables con fechas de comienzo y finalización del proyecto.

Esta descomposición del trabajo está definida en entregables únicos, es decir, esos productos intermedios que forman parte del proceso y que hay que ir desarrollando y finalizando a lo largo del ciclo del proyecto. El desglose así entendido beneficia tanto al:

• project manager, quien tendrá una visión 360º del alcance del proyecto, a la vez que supervisa cada una de las partes de una manera más sencilla, como a
• los mandos intermedios, que pueden aplicar correcciones en cada etapa con solo visualizar el estado de ese entregable en aspectos clave como la inversión ejecutada o el cumplimiento de plazos.
  
  

Un WBS basado en los procesos pone el punto de mira en las distintas etapas o fases del trabajo que han de transcurrir para completar el proyecto. Para hacerlo convenientemente se debe redactar cada una de las etapas del proyecto con un verbo que indica la acción esperada. Lo ideal es que esta estructura en procesos, a su vez se divida en entregables.

Al hablar de tipologías o clasificaciones se da por sentado que hay que seleccionar una opción u otra. 

Sin embargo, en EDT la combinación de varios tipos de estructura aporta valiosos resultados.

Esta combinación de WBS basada en procesos junto a la centrada en entregables posee muchas ventajas para el responsable de proyectos, entre las que destacan:

Obtención de información muy detallada que ayuda a la toma de decisiones.

1. Mayor comprensión del proyecto gracias al conocimiento de cada parte.
2. Acceso inmediato al alcance del proyecto global.
3. Actuaciones para realizar ajustes en cualquier momento.

Implementación de procesos de alta calidad a lo largo de todo el proyecto.

Una vez llegados a este punto ya podemos comprobar la relevancia de contar con una herramienta de WBS en la gestión de los proyectos de cualquier empresa. Veamos sus finalidades:

• Ayudar a comprobar con eficiencia el logro de las tareas más arduas dentro de un proyecto.
• Definir el alcance del proyecto en relación a los entregables de éste.
• Agilizar el seguimiento y simplificar la planificación.
• Permitir al Project Manager una óptima toma de decisiones.
• Analizar el riesgo, el control presupuestario y los avances del cronograma.
• Determinar el proceso de ejecución del proyecto y cada fase.
• Controlar cada una de las etapas del proyecto.
• Disponer de una comunicación adecuada entre los integrantes del equipo.

La clave del éxito de un WBS es su diseño óptimo. En función de lo bien planteado que esté y de lo fiel que sea a la realidad del proyecto, nos servirá de ayuda o nos ralentizará las tareas.

Crear un WBS en gestión de proyectos requiere claridad, precisión, dedicación y mucho tiempo. El primer paso será generar una enumeración pormenorizada de los entregables y un desglose exhaustivo de cada uno de ellos ordenando y clasificando las tareas. Después es preciso concretar responsabilidades dentro del equipo, establecer cómo se van a relacionar unos participantes con otros, y delimitar dónde acaba una tarea y dónde comienza la siguiente. 

Sin embargo, la manera más sencilla, rápida y eficaz de implementar este sistema de desglose de trabajo en la empresa es a través de un Software de Gestión de Proyectos. Exact dispone de múltiples soluciones que automatizan muchos de los procesos empresariales. Prueba cómo el WBS en gestión de proyectos es una herramienta que mejora tu desempeño, optimiza tus procesos y te ayuda a seguir creciendo. ¿Quieres saber más? Descarga el catálogo sobre nuestro software para gestión de proyectos: