Estrategias para optimizar los costes de proyectos

La gestión de costes de un proyecto es fundamental para que una empresa sea rentable. Para lograrlo, no solo es necesario reducir los gastos innecesarios, también se debe mejorar la eficiencia del personal e implementar cambios para aumentar los beneficios que se obtienen por cada uno de los trabajos que se llevan a cabo. Por eso aquí la apuesta por la digitalización y automatización de procesos juega un papel muy importante.

Control de costes de un proyecto

Para garantizar la rentabilidad de un proyecto, es preciso llevar un seguimiento exhaustivo de la estimación de los costes. Gracias a esta supervisión se pueden detectar desviaciones de los gastos reales y atajar lo antes posible las desviaciones frente al presupuesto. En este control se tienen que incluir los imprevistos.

¿Qué son los programas de optimización y reducción de costes?

Los programas de optimización y reducción de costes están pensados para que las empresas puedan identificar fácilmente los gastos innecesarios y reducirlos al mínimo. Además, contribuyen a mejorar la eficiencia tanto del personal como de los softwares con los que trabajan. Como se tienen en cuenta todos los aspectos que intervienen en el sistema empresarial (procesos, recursos y proveedores), facilitan la rentabilidad de los proyectos.

Algunos de los abordajes más habituales son:

• Tecnología avanzada para el análisis masivo de datos que permite identificar tanto las áreas que admiten mejoras como las oportunidades de ahorro.
• Ingeniería de procesos que detectan aquellos procedimientos ineficientes o repetitivos.
• Fomentar la cultura del ahorro en la empresa para que los propios empleados tengan la capacidad de detectar y suprimir los gastos superfluos.
• Gestión de riesgos continua en cada proyecto para atajar los imprevistos y afrontar las situaciones inesperadas lo antes posible. Descubre aquí cómo gestionar los riesgos de un proyecto.
• Formación específica del personal para mejorar su rendimiento y su productividad.

Formas de implementar una optimización de costes

Para controlar los gastos y los costes indirectos de un proyecto, se recomienda:

• Utilización de herramientas de automatización

Las herramientas de automatización e inteligencia artificial agilizan las operaciones y evitan a los trabajadores invertir su tiempo en tareas repetitivas. Y ayudan a tener identificados y evitar los ladrones de tiempo.

• Negociación con proveedores

Negociación de los contratos y acuerdos con los proveedores para mejorar las condiciones y conseguir precios más bajos.

• Análisis del coste-beneficio de un proyecto

Antes de aprobar cualquier gasto, se somete a una evaluación. Solo se deberían aprobar aquellos que no impacten negativamente al proyecto y que tengan capacidad de ofrecer un ROI (Return On Investment) adecuado. 

• Minimización del desperdicio

Especialmente en el sector industrial, los proyectos suelen generar desperdicios que, cuando no se controlan, juegan un papel relevante en la pérdida de dinero que producen algunos trabajos. Para minimizar los desperdicios, es conveniente identificar las áreas en las que se producen y poner los medios necesarios para reducirlos.

• Uso de herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos facilitan la planificación, la ejecución y el seguimiento de cada uno de los trabajos de la empresa con el objetivo de gestionar los recursos de forma eficiente.

¿Cómo Exact para Gestión de Proyectos contribuye a la optimización de costes de tus proyectos?

El software de gestión de proyectos de Exact desempeña un papel fundamental en la optimización de costes, ya que simplifica el trabajo y agiliza su ejecución. Permite hacer seguimiento de los gastos, planificar el trabajo por tareas o fomentar la colaboración del equipo para  mejorar la rentabilidad de las compañías y favorecer su competitividad en el mercado.

Su implementación ofrece numerosos beneficios entre los que destacamos los siguientes: 

• Gestión precisa del presupuesto: permite desglosar los costes de un proyecto por tareas o recursos, entre otros. Un aspecto que ayuda a minimizar las desviaciones de un proyecto.
• Seguimiento en tiempo real: en el momento en que se registra un gasto, la información se actualiza, por lo que las consultas de seguimiento obtienen datos fiables en todo momento.
• Asignación de recursos eficiente: como conoce los presupuestos, las previsiones y la ocupación de los trabajadores, es sencillo utilizar los recursos de la forma más optimizada y sin imprevistos.
• Integración de módulos de comunicación: la colaboración interdepartamental es más fluida gracias a la capacidad de la plataforma de facilitar la comunicación entre todos los miembros de la empresa. 
• Generación de informes personalizados: cada miembro de la plantilla puede elegir los datos que necesita consultar y la forma en que quiere visualizarlos.
• Integración con otras herramientas: aquellas compañías que necesiten, además, un CRM o un software de contabilidad, pueden compartir información entre todos los sistemas de forma sencilla y con ayuda del departamento de soporte de Exact.
• Actualizaciones periódicas: además de la resolución de consultas, el software de Exact se mejora regularmente para ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes. Las actualizaciones se pueden hacer online de forma muy sencilla.

En conclusión, las herramientas de gestión de proyectos ofrecen un gran valor a las compañías, permitiendo gestionar sus costes para aumentar su rentabilidad y competitividad en el mundo empresarial.

¿Te interesa? Observa en unos minutos cómo funciona Exact para la Gestión de Proyectos, y descubre lo rápido que puedes empezar a utilizarlo.