Ladrones de tiempo en un proyecto: cómo identificarlos y evitarlos

Aunque a muchas personas les gustaría extender sus jornadas hábiles más allá de los límites establecidos, los días tienen la duración que tienen. Cada hora que perdemos no la podemos recuperar. La diferencia entre aquellos que parecen exprimir su día más allá que los demás y quienes se ven abrumados por mil tareas sin avanzar realmente está en la gestión del tiempo.

Cuando nos enfrentamos a proyectos complejos, con diversas tareas, equipos de varias personas y plazos de entrega normalmente demandantes, los ladrones de tiempo en el trabajo pueden suponer un gran problema. Saber qué son los ladrones del tiempo, dónde y cómo descubrirlos permite encararlos y ponerles solución. Para ello, un software de gestión de proyectos representa una ayuda inestimable.

Con el término ladrones de tiempo nos referimos a  distintos elementos, dinámicas, situaciones e incluso comportamientos individuales o de grupo que «drenan» nuestra energía, atención y recursos sin que eso se traduzca en el desarrollo de una acción concreta, la consecución de un resultado, positivo y medible, o en la meta de un objetivo específico; el tiempo disponible se dedica casi por entero a los primeros, sin que puedan alcanzarse de forma rápida y eficiente los segundos.

¿Cuáles son los ladrones del tiempo? Existen dos tipos, exógeno y endógeno. Los exógenos o externos están generados más allá de los límites de acción y responsabilidad del individuo —u organización— y los endógenos o internos tienen que ver con las herramientas, hábitos y actitudes que desarrolla cada persona en el trabajo.

Aunque existen multitud de ellos, los más comunes son:

• Las reuniones. Sin un objetivo claro, mal preparadas o con un tiempo inadecuado, por exceso o por defecto, demasiado frecuentes o muy espaciadas.

• El teléfono: Bien en forma de llamadas constantes, bien con el uso casi continuo de aplicaciones de mensajería y/o redes sociales

• El correo electrónico: Cuya revisión, redacción, gestión de respuesta, clasificación, archivo, etc. suele consumir muchos minutos e incluso horas a lo largo de la jornada.

Procesos engorrosos: Poco claros, demasiado complejos y repetitivos, con un nivel de información inadecuado o sin unos responsables y responsabilidades definidos. Con este ladrón de tiempo en particular, la implementación de Project Service Automation (o PSA) puede marcar realmente la diferencia

Existe mucha variedad  ya que cada persona tiene sus propias limitaciones, virtudes y defectos, pero, generalizando, podemos hablar de:

• Poca o nula planificación de la jornada: Tanto de las tareas pendientes como las que están en curso, su evolución, estado actual, tiempo restante para el deadline, etc.

• Confusión en los objetivos y las prioridades. Bien por falta de definición de los mismos, bien porque aun estando definidos cambian con frecuencia y, en ocasiones, sin explicación o aviso previo.

• Exceso de multitarea: en la —falsa— concepción de que acometer varias acciones de forma simultánea garantiza finalizar con éxito todas ellas a la vez, cuando sucede justo lo contrario.

Especialmente con estos últimos ladrones del tiempo en el trabajo —los internos— habilitar un software de gestión de proyectos permite que, tanto a nivel individual como de grupo, las distintas fases de cada proyecto, las acciones, responsabilidades y tareas, así como el estado del trabajo estén a la vista, disponibles y accesibles para todo el mundo de manera simultánea/colaborativa.

Con un interfaz intuitivo, sencillo y multiplataforma la gestión eficiente del tiempo disponible y todo lo necesario para acometer las tareas importantes o urgentes en cada momento, los ladrones del tiempo no desaparecen, pero mitigan muchísimo su efecto.