¿Cómo elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada?

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, contar con las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia en todo tipo de compañías, sobre todo las empresas de servicios. Trabajar con una herramienta de gestión de proyectos es una necesidad dentro de la estrategia de negocio, ya que solo se pueden alcanzar los objetivos marcados si la planificación y la ejecución del trabajo se lleva a cabo de forma eficiente.

Independientemente del sector en el que opere una empresa, la elección de las herramientas de control de proyectos es fundamental, ya que ofrecen innumerables ventajas entre las que destacan:

• Organización: la intervención de diversos equipos, la complejidad de las tareas o los plazos de entrega ajustados hacen que, en muchas ocasiones, los proyectos sean difíciles de controlar. Una herramienta de gestión de proyectos eficaz permite dividir los grandes objetivos en pequeñas tareas y establecer hitos medibles.
• Optimización eficiente de los recursos: los softwares más innovadores permiten maximizar el rendimiento de los recursos de la empresa, ya sean financieros, humanos o materiales. ¿Cómo lo consiguen? Asignando las tareas a quienes mejor la puedan realizar, evitando el exceso de carga de trabajo y garantizando el seguimiento en tiempo real tanto del tiempo invertido como de los gastos generados.
• Mejora de la comunicación: para que un proyecto sea un éxito, la colaboración entre diferentes trabajadores y departamentos es fundamental. Las herramientas de control permiten compartir información y resolver problemas de forma conjunta gracias a que toda la plantilla trabaja con un mismo software y tiene acceso a los mismos datos, que se pueden consultar en tiempo real.
• Reducción de riesgos y errores: al reducir la intervención humana en tareas administrativas o repetitivas y llevar un seguimiento continuo de los avances de cada trabajo, los softwares de control de proyectos detectan y evitan a tiempo posibles errores de planificación, de comunicación o de distribución de recursos. De este modo, se evitan crisis provocadas por retrasos o sobrecostes.

6 Tendencias en herramientas de gestión de proyectos

A medida que avanza el tiempo, las estrategias y los softwares para la gestión de proyectos continúan creciendo rápidamente. Estar al día de las tendencias más innovadoras y tener capacidad de adaptación son las claves para mantenerse ligeramente por delante de las empresas de la competencia. Para este año, se esperan principalmente 6 avances en este campo:

1. Integración y automatización avanzadas

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático de las herramientas de gestión de proyectos permiten liberar a los equipos cada vez de mayor número de tareas repetitivas. Además, es posible integrarlas con una gran cantidad de sistemas o aplicaciones diferentes, por lo que se facilita el trabajo al necesitar una única herramienta.

2. Trabajo remoto

Son muchas las empresas con personal distribuido en distintas localizaciones geográficas, por lo que los softwares de gestión se están adaptando a gran velocidad para facilitar el tratamiento de datos y la colaboración en tiempo real. De este modo, cualquier miembro de la plantilla puede acceder a información actualizada en todo momento.

3. Importancia del usuario

La usabilidad es fundamental para que la herramienta sea un éxito. Por lo tanto, se presta especial atención a que el tiempo de aprendizaje sea mínimo y a que las interfaces sean intuitivas.

4. Flexibilidad y escalabilidad

Los softwares de gestión y control de proyectos deben ser capaces de adaptarse a las compañías y los trabajos más complejos. Para ello, es necesario que se puedan ampliar el número de funcionalidades de forma personalizada, así como que cuenten con capacidad para dirigir un gran número de proyectos.

5. Análisis de datos

Obtener información detallada y clasificada es primordial para preparar informes con los que analizar los datos necesarios en cada caso y obtener insights que permitan anticiparse a los problemas.

6. Seguridad

Los datos sensibles deben estar protegidos en todo momento. Por lo tanto, la encriptación de datos o la autenticación en dos pasos se convierten en tecnología indispensable.

Consideraciones al elegir una herramienta de gestión de proyectos adecuada para tu empresa

Actualmente, se puede encontrar en el mercado una infinidad de herramientas de gestión de proyectos. Para sobresalir entre los demás y alcanzar, e incluso superar, los objetivos establecidos conviene elegir la que mejor se amolde a las necesidades de cada negocio. Y antes de decidirse por un software de control y seguimiento de proyectos conviene estudiar las diferentes opciones y tener en cuenta algunos factores clave como:

• La escalabilidad, ya que la herramienta debe ser capaz de crecer junto con la empresa.
• La facilidad de uso, ya que mejora la productividad del equipo.
• La capacidad de integración con otros sistemas de gestión, ya que aumentan la eficiencia de los proyectos.
• El servicio de soporte y atención al cliente, ya que permite resolver dudas y adaptar el programa a las necesidades reales de la empresa sin retrasar los tiempos de entrega.
• El coste total, ya que permite hacer cálculos de rentabilidad real a corto plazo.

Exact para Gestión de Proyectos: mejor PSA en 2024

El PSA (Professional Services Automation) o programa de gestión de proyectos de Exact se adapta a las necesidades de las grandes corporaciones que precisan dirigir una gran cantidad de proyectos al mismo tiempo y gestionar diversos aspectos de cada uno de ellos, desde la parte operativa hasta la facturación final. Además, permite un enfoque integral de los objetivos empresariales, ya que aúna en un solo software el control de los proyectos, las finanzas y los recursos humanos. ¿Cómo lo consigue? Gracias a su capacidad de digitalizar y automatizar todos los aspectos organizativos de una empresa.

Sus principales características son:

• Cuenta con diversas funcionalidades que garantizan el control del ciclo completo de un proyecto, desde la planificación hasta la entrega.
• Lleva a cabo un seguimiento preciso de los tiempos y los costes para que la facturación sea rigurosa.
• Analiza la disponibilidad, la cualificación y las habilidades de cada miembro del equipo para asignar los recursos eficientemente.
• Puede integrarse con otras herramientas de contabilidad y gestión financiera.
• Permite el análisis avanzado de datos para detectar insights valiosos.
• Ofrece un servicio de soporte que se adapta al tiempo que necesite cada compañía para adaptar el programa a sus necesidades concretas.

Entre las ventajas del PSA de Exact, destacan:

• Optimiza los recursos y, por lo tanto, maximiza la rentabilidad de los proyectos.
• Mejora la facturación de los servicios.
• Facilita la toma de decisiones basadas en datos reales y actualizados.
• Agiliza la gestión de proyectos complejos en los que intervienen distintos departamentos.
• Aumenta la transparencia y fomenta la colaboración en todos los niveles.

Más allá de las opiniones de otros usuarios, para elegir el programa más adecuado conviene estudiar aquello que se adapta a las necesidades de cada empresa. Es fundamental, por lo tanto, que ofrezca seguimiento durante el tiempo necesario, que se pueda integrar con otros programas y que sea intuitiva.