¿Cómo automatizar procesos en una organización?

Automatizar procesos debe ser uno de los principales objetivos de cualquier negocio. Aunque la transformación digital en sí puede parecer compleja, lo cierto es que existen herramientas que hacen el proceso mucho más sencillo. Además, los beneficios de automatizar procesos en una organización son muchos a largo plazo, por lo que el progreso tecnológico es el mejor aliado para el futuro de una empresa.

Muchas empresas son plenamente conscientes de que automatizar procesos es necesario para que la compañía se desarrolle correctamente. Sin embargo, la incertidumbre asociada a ella proviene del hecho de que no sabemos cómo prepararnos para afrontarla ni cómo llevarla a cabo. Por eso, la clave del éxito es un buen software para automatizar los procesos de la empresa. Entonces, la pregunta sigue siendo la misma: ¿Cómo comenzar a automatizar los procesos en la organización?

Empecemos por lo básico, es decir, una breve explicación del concepto en sí. La automatización de procesos son todas las actividades destinadas a reemplazar, mejorar o acelerar el trabajo por un ser humano con la ayuda de la tecnología. Sin embargo, no hay necesidad de preocuparse, puesto que los empleados no son reemplazados por la robótica, sino que las máquinas permiten realizar un trabajo más valioso que beneficia a toda la empresa y a todo el equipo. Y esto, a su vez, supone un considerable ahorro para la organización a largo plazo.

El primero de los pasos para automatizar un proceso debe ser un análisis exhaustivo de la situación actual. Sin el mismo, no seremos capaces de evaluar las fortalezas y debilidades de cada proceso, los problemas que genera y estimar las ganancias que puede traer la automatización a la empresa. Tampoco será posible definir completamente las necesidades. 

Esta auditoría, que se puede llevar a cabo de forma autónoma o con la ayuda de un proveedor de servicios externos, puede dar muchas respuestas así como una visión general del funcionamiento de la empresa, y también permite identificar cuáles son los peores procesos en términos de efectividad.  

Podemos empezar mirando un proceso de ejemplo. Debemos elegir uno cuya mejora tenga un impacto real sobre el funcionamiento de toda la empresa. Después, este proceso será descompuesto en diferentes factores, una descomposición que nos permitirá ver las conexiones, etapas redundantes, actividades repetitivas o comportamientos inconsistentes con la lógica empresarial, inhibiendo el curso del proceso.

Al realizar la evaluación, además, debemos utilizar el conocimiento de los empleados involucrados en el proceso, puesto que son ellos quienes conocen mejor sus fortalezas y debilidades. Es importante escuchar al equipo y conocer sus problemas y necesidades actuales.

Al analizar un proceso de ejemplo debemos considerar dónde radica el problema y qué se puede mejorar fácilmente. ¿Quizás el problema son las pilas de documentos en papel que circulan por la empresa? Si bien esto parece inofensivo, agrega costes y aumenta el riesgo de interceptación de datos sensibles o confidenciales. Además, también genera otros problemas, como retrasos en los pagos, problemas con la ejecución oportuna de la tareas, plazos excedidos para el cumplimiento de los pedidos, deficiencias en la documentación o problemas en la comunicación interna de la empresa. 

¿O tal vez en nuestra empresa estamos lidiando con aprobaciones manuales de múltiples etapas que toman tiempo de los empleados, siendo procesos que se pueden automatizar o que pueden eliminarse fácilmente? También es frecuente que el flujo de datos en nuestra empresa no sea eficaz, lo que puede tener un impacto negativo en la cooperación de varios departamentos. 

En el área de producción, por ejemplo, la creación manual de listas de materiales (BOM) en Excel puede ser un problema, puesto que aumenta el riesgo de errores y lleva mucho tiempo. Estos y otros procesos realizados manualmente afectan a la eficiencia del trabajo, y por lo tanto, al desarrollo de la organización.

La respuesta es simple. La transformación tecnológica debe cubrir todas las áreas de la empresa, puesto que la falta de mejoras en un departamento tiene un impacto indirecto en las actividades del resto. Hoy en día, el trabajo de medianas y grandes empresas está fuertemente integrado, y solo un software completo puede eliminar las barreras entre los diferentes departamentos, mejorando tanto la comunicación interna como con el cliente. 

Gracias a la información recopilada y centralizada a través de las herramientas para automatizar procesos es posible tomar mejores decisiones estratégicas, y la gestión de cada proceso interno, que se realiza de forma automática, es mucho más sencilla, rápida y eficiente. 

Si quieres saber más sobre cómo transformar digitalmente tu organización, contáctanos para que podamos contarte cómo ha sido el proceso en las empresas de nuestros clientes.