8 razones por las que llevar un registro horario

El registro horario significa que los empleados de la empresa llevan a cabo un registro de las horas trabajadas, esd ecir de las horas de entrada y salida. Pero suele ocurrir que, a menudo, no todo el mundo está entusiasmado con la necesidad de llevar a cabo dicho registro horario. Después de todo, este proceso requiere de una mínima de inversión de tiempo para realizarlo y además, para algunos empleados puede dar sensación de control. Sin embargo, el registro del tiempo resulta muy útil para la mayoría de las empresas, por ello a continuación, enumeramos ocho ventajas que conlleva el registro horario:

Gracias a un software para el control o registro horario, puedes digitalizar y conocer exactamente cuántas horas ha trabajado un empleado. Esto resulta muy interesante cuando se ha de rendir cuentas de esas horas trabajadas a un tercero. El software de Exact te ayuda a automatizar y digitalizar este proceso y ofrece la posibilidad de ejecutar informes detallados a medida. Puedes obtener información sobre las horas trabajadas por proyecto e incluso por tarea. De este modo, se favorece una comunicación transparente y se evitan discrepancias. Un software para el registro horario resulta sumamente útil si existe una desviación en el número de horas presupuestadas o si el cliente tiene un nuevo proyecto.

Con el software de registro horario o de imputación de horas, puedes registrar cuántas horas crees que necesitarás para llevar a cabo un determinado proyecto. Después, los empleados pueden realizar un seguimiento de cuántas horas realmente han pasado en dicho proyecto, para obtener una idea de si la estimación fue realista. Este ejercicio resulta muy útil de cara a estimar futuros proyectos y facilita inmediatamente la preparación de un presupuesto para un nuevo cliente.

Las mejores herramientas para la imputación de horas ofrecen la posibilidad de convertir las horas imputadas en estadísticas por cliente, proyecto, equipo o incluso empleado. De esta manera, puedes mapear los costes y tener claro qué proyectos son rentables y cuáles no. ¿Un proyecto no es rentable? Tal vez podrías hacer uso de los datos para entablar una conversación con el cliente. Quién sabe, quizás puede haber margen para negociar el precio acordado. 

Por supuesto, el registro horario también es útil si deseas realizar un seguimiento del progreso de varios proyectos a la vez. Todos usan la misma herramienta y eso te da más visión general. Gracias al registro horario, puedes ver de inmediato qué proyectos van de acuerdo a lo estimado y si todavía están dentro del presupuesto. De esta manera, puedes hacer ajustes oportunos si es necesario. 

La mayoría de las herramientas de registro horario están vinculadas a una herramienta de facturación. ¿Se ha completado el proyecto? Entonces puedes facturarlo inmediatamente al cliente. Después de todo, no tienes que solicitar por adelantado las horas trabajadas al personal ya que la información se encuentra totalmente digitalizada y accesible en la plataforma. Una vez enviada la factura, el sistema enviará automáticamente recordatorios de pago si fuera necesario.

Puedes obtener información sobre la productividad por empleado. También puedes comparar empleados o períodos entre sí, lo que facilita la realización de posibles ajustes.

El registro horario también puede ayudar a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Es de esperar que los empleados se sientan menos obligados a permanecer más tiempo en la oficina, porque simplemente han registrado sus horas trabajadas de forma ordenada. Esto fomenta la confianza entre empleado y empleador.

Si no haces un seguimiento correcto de las horas, no sabrás cuánto tiempo dedicas a un proyecto. Como resultado, corres el riesgo de que se dediquen muchas más horas de las que finalmente llegas a facturar. ¡Una pena! 

Con el registro horario, supervisas el equilibrio entre los costes presupuestados y el tiempo real empleado durante el proyecto. Puedes ver en tiempo real dónde existen desviaciones y quién es el responsable. De esta manera, puedes tomar medidas inmediatas.