Cómo garantizar la seguridad documental en tu empresa

Si te preocupa la productividad y la rentabilidad de la empresa, seguro que la efectividad de tus procesos son una de tus prioridades. Pero, hay algunos factores que también influyen en la productividad y la obtención de beneficios, que viajan en paralelo a tus formas de gestionar el trabajo. Manejar adecuadamente los documentos de una empresa es uno de ellos. Debes prestar una atención extrema a la seguridad documental interna y asegurarte de que existe consistencia en la documentación que manejas a diario, así como de la seguridad de documentos que compartes con clientes, colaboradores o proveedores.

Disponer de un sistema de gestión documental o DMS, en combinación con un ERP logrará que te olvides de estas preocupaciones para centrarte en lo importante.

1. Protección de información confidencial: Los documentos empresariales a menudo contienen información confidencial, como datos financieros, estrategias comerciales, datos de clientes y empleados, entre otros. La seguridad documental garantiza que esta información crítica no caiga en manos equivocadas.
2. Integridad de la información: La seguridad documental ayuda a mantener la integridad de la información. Es esencial evitar la manipulación no autorizada de documentos, garantizando que la información sea precisa y fiable.
3. Cumplimiento legal: Muchas industrias y sectores están sujetos a regulaciones y leyes específicas que exigen la protección de datos y la privacidad de los clientes y empleados. No cumplir con estas normativas puede llevar a sanciones legales y multas.
4. Mejora la eficiencia: Al contar con sistemas de seguridad documental efectivos, las empresas pueden acceder a la información más rápidamente y de manera más eficiente. Esto evita pérdidas de tiempo y recursos valiosos en la búsqueda de documentos. La automatización de facturas de proveedores es un ejemplo claro de cómo las empresas pueden beneficiarse al automatizar procesos relacionados con la gestión documental. Si quieres conocer más sobre este punto, descubre aquí las ventajas de la automatización de facturas de proveedores.
5. Reputación y confianza del cliente: Proteger la información del cliente y demostrar un compromiso con la seguridad documental contribuye a generar confianza en los clientes. Esto es especialmente importante en industrias donde la privacidad y la confidencialidad son primordiales.
6. Respaldo de datos: La seguridad documental a menudo incluye estrategias de respaldo para garantizar que la información crítica se conserve incluso en caso de pérdida o daño. Esto es clave para la continuidad de las operaciones.
7. Prevención de robos de identidad: La información personal incluida en documentos es un objetivo para el robo de identidad. Una sólida seguridad documental ayuda a prevenir esta amenaza y proteger la identidad de los clientes y empleados.
8. Ahorro de costes: Aunque la implementación de medidas de seguridad documental puede requerir una inversión inicial, a largo plazo, puede ahorrar costes asociados a pérdidas de información, multas, litigios y tiempos de inactividad.

En poco tiempo ha cambiado mucho la forma de trabajar la documentación. El papel tiene un protagonismo marginal y los flujos de trabajo que involucran diferentes procesos, personas y documentos están a la orden del día. Ya casi nadie almacena e indexa facturas o presupuestos en formato físico, pero esta información se sigue usando e intercambiando intensamente. ¿Qué medidas de seguridad de documentos utilizar cuando hablamos de unos y ceros?

• Realiza copias de seguridad de documentos. Aunque pueda parecer una de las medidas más básicas y elementales también es de las más efectivas. Realiza copias de seguridad regulares para estar preparado ante imprevistos.
• Encripta la información que contienen. Una capa adicional en seguridad documental es la encriptación o codificación del contenido. De este modo, sólo las personas con una clave de desencriptación podrán acceder al documento. Para los demás será un galimatías incomprensible.
• Limita el acceso a la documentación a aquellas personas vinculadas directamente con ella, imposibilitando su lectura a las demás. Esto, que puede lograrse con claves y otros requisitos de autenticación, disminuye las posibilidades de que se produzcan violaciones de datos.
• Archiva con seguridad. La seguridad documental también tiene que ver con el método elegido para almacenar la documentación y la seguridad de ese método. Si la documentación que no se usa se archiva con seguridad el acceso no deseado es mucho más complejo.
• Coteja. Para garantizar que un documento es legítimo y que la información que contiene es fidedigna es conveniente el cotejo de documentos mediante código seguro de verificación. Cada documento original tiene un código seguro único, que el receptor puede validar, para comprobar la autenticidad y el origen «oficial» de ese documento..

Las medidas de seguridad documental anteriores tienen una efectividad limitada, si se adoptan de manera individual. La seguridad en tus documentos aumentará en proporción al número de estas medidas que tomes de manera conjunta y simultánea. Y la mejor forma de lograrlo es a través de un Document Management System o sistema DMS adecuado, como Exact DMS, que garantiza la seguridad, y, la integridad de los documentos, protegiéndolos contra accesos no autorizados, cambios no deseados y pérdida de información.

El sistema DMS de Exact está diseñado para recoger, almacenar, enviar, compartir y buscar los diferentes documentos que gestiona una organización. Permite buscar la información necesaria en función de criterios o palabras clave específicas, así como acceder al histórico del mismo y sus diferentes versiones. El documento se introduce en el sistema automáticamente, por ejemplo, escaneando con una herramienta OCR la versión en papel.

Esta plataforma de gestión documental, además de su increíble utilidad y funcionalidad, cumplirá sus funciones de incrementar la seguridad documental si está integrado con los demás módulos y herramientas que conforman un sistema ERP. La implementación de estas soluciones tecnológicas entendidas y utilizadas como un todo es lo que garantizará que la digitalización en tu empresa sea una aliada y no una preocupación. 

Si quieres más información sobre cómo te puede ayudar Exact DMS adaptado a la situación de tu empresa, solicita nuestra demo: