Digitalización en la empresa: ¿Qué es y para qué sirve?

Las nuevas tecnologías, la automatización y la digitalización forman parte de nuestra vida cotidiana. En algunas áreas de la vida incluso somos adictos a ellas. Hoy en día, es realmente difícil imaginar un segmento de consumidores que no puedan realizar compras de productos o servicios de manera online.

Este nuevo ritmo de vida, ha obligado a las empresas a digitalizarse. Es un proceso común, por supuesto para las grandes empresas, pero la importancia de la digitalización en las empresas de menor tamaño es cada vez mayor. No se trata únicamente de introducir soluciones tecnológicas avanzadas en el contexto de comunicación con los clientes o brindarles productos y servicios online. Igualmente importante es la automatización de procesos (Software RPA) dentro de la propia organización para optimizar el trabajo diario. Uno de los procesos que permite que una organización crezca y mejore la efectividad de sus operaciones es la digitalización. Pero realmente ¿en qué consiste la digitalización de las empresas y cuáles son sus ventajas? Encontrarás las respuestas en nuestro artículo.

Se considera digitalización el uso de tecnologías digitales para mejorar las operaciones de la empresa y obtener una ventaja competitiva. ¿Qué significa eso exactamente? El hecho de que todos los procesos y/o recursos seleccionados por la empresa, que hasta ahora tenían forma analógica, se transformen en sustitutos digitales. Como resultado de la digitalización de una empresa, la información y los datos pueden almacenarse y ponerse a disposición a través de redes y de canales de comunicación digital. La inclusión de la digitalización en las operaciones diarias de la empresa posibilita, por ejemplo, el teletrabajo o el trabajo híbrido, ya que muchos de los procesos se realizan de manera online lo que permite en la mayoría de los casos un ahorro notable tanto en tiempos como en costes. 

La digitalización es un concepto que se aplica con mucha frecuencia en el contexto de los documentos y su circulación dentro de la empresa. Actualmente, gracias a herramientas como un OCR (Optical Character Recognition) es posible digitalizar y descargar directamente al sistema materiales como contratos, imágenes o facturas.

Pero la digitalización y transformación de una empresa va mucho más allá de una mera digitalización documental, prácticamente cualquier proceso ya sea operativo, de dirección, de soporte o de gestión puede automatizarse hoy en día. El rediseño de los procesos críticos es el punto de partida para las organizaciones que quieren convertirse en empresa digital. Los procesos deben ser más ágiles, simples, eficientes y visibles cada día.

Uno de los principales beneficios de la digitalización en la empresa y que además forma parte de ese proceso de transformación digital, comienza cuando una organización se cuestiona cómo automatizar y digitalizar la gestión documental.

Muchas empresas todavía tienen un flujo de documentos en papel y se enfrentan a muchos problemas, entre ellos, mantener archivos físicos en los que se recopilen todos los documentos y materiales, y a menudo, emplean a personas para que se encarguen de ello. La digitalización documental a través de un sistema DMS cubre con mayor frecuencia la introducción de la circulación de documentos electrónicos a una empresa. Dicho software es responsable de almacenar, administrar y rastrear recursos en forma de documentos electrónicos, todo con el uso del equipo apropiado y una base de datos integrada. Pero ¿qué otros beneficios tiene la digitalización de documentos en la empresa?

Gracias a las soluciones digitales, tenemos acceso a los documentos y materiales necesarios desde cualquier lugar y en cualquier momento. Muchos programas avanzados tienen la capacidad de trabajar con dispositivos móviles, por lo que todo lo que se necesita es disponer de acceso a la red. Las personas que se encargan de los asuntos administrativos y de la tramitación de documentos en la empresa ya no tienen que trabajar exclusivamente de forma estacionaria, lo que ahorra tiempo y dinero y permite dedicar estor recursos a tareas mayor valor añadido para la organización.

El modelo de procesamiento de documentos analógico conlleva muchísimos riesgos. Existe una alta probabilidad de que el documento se pierda o el original se entregue a la persona equivocada, lo que puede afectar negativamente a la seguridad de los datos comerciales. Además, tales situaciones pueden generar retrasos en los pagos o falta de puntualidad en el desempeño de las tareas por parte de los empleados. Sin embargo, a través del proceso de digitalización de una empresa, se tiene la garantía de que un determinado documento pasará automáticamente a la siguiente persona incluida en el proceso.

Los costes asociados al mantenimiento de la documentación en papel pueden ser muy altos. Sobre todo si necesitamos un lugar especial para la recogida de colecciones y la ayuda de un empleado que se encargue de archivar los documentos. Sin mencionar el coste de imprimir versiones en papel, que a su vez es perjudicial para el medio ambiente. La digitalización de documentos con el uso de un sistema de flujo de documentos electrónicos reduce estos gastos. 

Las soluciones online permiten un manejo más rápido de documentos, compartirlos y archivarlos posteriormente. Esto, a su vez, afecta a una mejor organización del trabajo y al ahorro de tiempo, lo que aporta una mayor productividad de los empleados. 

La digitalización permite almacenar grandes cantidades de información y facilitar su intercambio tanto dentro como fuera de la organización. Esto tiene un efecto positivo en la comunicación entre los empleados y la cooperación entre los diferentes equipos de la empresa. Además, la digitalización de procesos también es crucial para el servicio al cliente: un producto o servicio es una cosa, pero los estándares que lo guían en la administración y la correspondencia con clientes y contratistas son otra.

1. Instalación del sistema con parametrización
2. Migración de datos
3. Pruebas de software
4. Formación de futuros usuarios del sistema

Es indudable el sentido y la eficacia de la digitalización en las empresas. Aporta muchísimos beneficios, aumentando la rentabilidad y la competitividad de la empresa y tiene una influencia en la reducción de los costes operativos a largo plazo. Sin embargo, a menudo surge la siguiente pregunta: ¿qué tecnología elegir a la hora de pensar en la transformación digital íntegra de la empresa?

Sin duda, vale la pena elegir una solución integral que cubra varias áreas de las operaciones de la empresa, como por ejemplo Exact Synergy, un software que es completamente compatible y configurable. El sistema cubre áreas de actividad como HRM, CRM, proyectos, gestión de documentación o flujos de trabajo. Es la plataforma ideal para integrar la misma solución personas, departamentos, procesos y documentos.

Además, el sistema Exact es una solución escalable. Puede comenzar con la automatización o digitalización de uno o más procesos, y luego ir aumentando gradualmente el alcance de implementación, implementando así la estrategia de transformación digital de la empresa. 

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