La importancia del User Experience (UX) en un ERP

Nuestra vida no podría entenderse, actualmente, sin utilizar la tecnología casi de manera constante. Tanto en nuestra esfera personal como en el terreno corporativo y del trabajo. Es precisamente esa familiaridad la que empuja a tener muy en cuenta la experiencia de usuario —User Experience o UX, en inglés— a la hora de interactuar con cualquier aplicación digital. La User Experience o usabilidad en un sistema de gestión ERP es tan importante como lo es en cualquier otra herramienta tecnológica.

¿Qué significa la experiencia de usuario en un ERP?

Los sistemas de gestión de recursos o ERP no son distintos a cualquier otra estructura o herramienta digitalizada. Por tanto, la usabilidad o User Experience (UX) hace referencia al mismo concepto o realidad en unos y en otras: se trata de la experiencia o perspectiva que tiene el usuario al interactuar con el sistema o herramienta en cuestión, desde su primer contacto con ella hasta el cese en su uso, pasando por todas las acciones que requieran su intervención para que la herramienta haga lo que se supone que debe hacer.

¿Qué elementos deben tenerse en cuenta para una buena User Experience (UX) en un ERP?

Para que el usuario tenga una buena experiencia de utilización con tu sistema de gestión ERP es conveniente que tengas en cuenta una serie de criterios, tanto de diseño y programación, como de uso:

Entorno intuitivo

La mejor prueba de que la interfaz de un ERP —o de cualquier otra herramienta semejante, en realidad— está orientada a ofrecer una buena UX es que el usuario interactúe con el sistema de manera intuitiva, sin necesidad de recibir formación específica sobre cómo hacerlo antes de enfrentarse al software. Esto significa que los menús y las opciones están visibles y bien etiquetadas, la organización responde a la lógica y los elementos son claramente identificables, por ejemplo.

Orientado al usuario

Todas las funciones de un ERP deben pensar en el usuario que va a utilizar la herramienta y a las necesidades específicas del negocio. Eso quiere decir que las acciones y tareas que pueden acometerse desde el sistema de gestión responden a acciones relevantes de la actividad diaria de la organización: realización de informes con módulos personalizables, fácil acceso a la información o centralización de la información relevante, por ejemplo.

Sin obstáculos

Otro termómetro infalible de una buena User Experience (UX) en tu ERP es la fluidez con la que el usuario se desenvuelve mientras lo está utilizando. Eso equivale a una mayor eficiencia y, por tanto, una productividad más acorde a tus objetivos. Los tiempos de carga muy cortos, la cantidad mínima de ventanas emergentes o solicitudes de validación, la integración eficiente de distintas funciones y módulos pueden contribuir a esta fluidez.

Curva de aprendizaje e integración

Si un ERP está orientado a ofrecer la mejor UX posible, el tiempo que el usuario debe dedicar a familiarizarse con la herramienta y a usarla con eficacia se reduce de manera inversamente proporcional. Esto no solo juega en favor de la productividad, como ya hemos citado antes. Con un sistema ERP con inspiración User Experience (UX) la velocidad de adopción por parte de todo el equipo de trabajo y su integración en la operativa diaria será más elevada.

Experiencia del usuario en el ERP de Exact: una prioridad

En Exact, nos enfocamos en ofrecer una experiencia de usuario excepcional en nuestro ERP. Sabemos que un sistema eficiente y fácil de usar es fundamental para el éxito de cualquier organización. A continuación, te presentamos algunas de las características clave que hacen de nuestro ERP una herramienta intuitiva y adaptable a las necesidades específicas de cada usuario:

• Permisos por roles que limitan las opciones disponibles del usuario en base a lo que realmente tiene que hacer, ocultando opciones irrelevantes para cada perfil.
• Posibilidad de elegir el idioma en el que desea interactuar en la aplicación.
• Posibilidad de crear un menú personalizado con las opciones mas recurrentes o interesantes, incluso pudiendo personalizar los literales o creando secciones de agrupación de opciones de menú.
• Accesos directos desde cualquier pantalla a otras opciones de la aplicación relacionadas con el proceso que estamos llevando a cabo en cada momento. Esto evita distracciones o pérdidas del trabajo avanzado, pudiendo navegar rápidamente a aquella opción que se encuentre relacionada con nuestra tarea actual.
• Búsqueda rápida de datos en el ERP en forma “google”.
• Personalización de literales. Nada mejor que adaptar el sistema a la “semántica” de cada organización. Qué todos hablen el mismo “idioma” es garantía de minimizar errores y confusiones.
• Personalización de campos. Si echas en falta algún dato clave para tu negocio, podrás añadirlo de forma sencilla en el sistema sin necesidad de procesos complejos.
• “Hazlo tú mismo”: El reporting es siempre un “dolor de cabeza” en los sistemas ERP. Cada usuario necesita la información de determinada forma, y debería ser autosuficiente para poder decidir como lo quiere obtener. Exact proporciona una herramienta que hace que te olvides de esto, pudiendo definir cualquier informe de una manera sumamente sencilla.

Que el User Experience (UX) desempeña un papel crucial en el éxito de un sistema ERP, es una realidad. Una interfaz intuitiva, funcionalidades centradas en el usuario y una experiencia fluida son fundamentales para mejorar la adopción del sistema y la productividad del usuario. Al priorizar el UX en el diseño y la implementación de un ERP, las empresas garantizan que los empleados pueden aprovechar al máximo el sistema y contribuir al crecimiento y la eficiencia de la organización.
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