¿Por qué usar Excel obstaculiza la elaboración de presupuestos?

La elaboración de presupuestos es uno de los pilares del buen funcionamiento de cualquier departamento financiero. Conforme han pasado los años, esta tarea ha ganado en complejidad y, por este motivo, el software para la elaboración de presupuestos se ha convertido en una herramienta de uso común en cualquier organización. Uno de los más extendidos, conocidos y utilizados durante años ha sido Microsoft Excel.

Si bien es cierto que los pasos para la elaboración de un presupuesto financiero no se han modificado de manera notable, sí que se han vivido cambios importantes en multitud de procesos interconectados y relacionados directamente con la forma en las que las empresas se desarrollan, tanto en el departamento financiero como fuera de él. Casi todos estos cambios tienen que ver con el inevitable avance que debe afrontarse en el área de la digitalización financiera y, aunque pueda parecer suficiente, una hoja de Excel no es una buena alternativa para encarar este reto.

Estos son algunos de los argumentos que pueden convencer a las empresas para dar el salto a otras alternativas más apropiadas en el proceso de transformación digital de su actividad y en la elaboración eficiente de presupuestos.

En la mayoría de casos, todo un equipo de trabajo tiene que amoldarse a la plantilla, los comandos y las funciones, así como a las limitaciones y normas para la elaboración de presupuestos establecidas por la persona que diseñó el Excel por primera vez y que, normalmente, es la encargada habitual de presupuestar. La transferencia de conocimiento para «democratizar» el uso de la aplicación, por tanto, puede resultar lenta y no necesariamente efectiva y, si el responsable desaparece, la elaboración de presupuestos se torna imposible.

Como ya comentamos con anterioridad, la curva de aprendizaje de Excel es elevada. Si bien su uso básico es muy sencillo, dominar todas las funciones, atajos y utilidades dentro de la propia aplicación es algo necesario para la elaboración de presupuestos de una empresa y requiere mucho tiempo. Y también supone una cantidad importante de tiempo el introducir cambios, modificar y corregir hojas de cálculo. Horas de trabajo que no son fácilmente gestionables y que no siempre dan los resultados deseados. Además, la introducción de modificaciones de cualquier tipo incrementa mucho las posibilidades de generar fallos en el presupuesto.

Cuando existen en el presupuesto archivos de gran tamaño, con vinculaciones o enlaces a diversas fuentes algo muy habitual en el trabajo del departamento financiero hoy en día, Excel puede fallar de forma crítica o, sencillamente, dejar de funcionar. Ocurre lo mismo cuando a una misma hoja de cálculo accede más de un usuario de manera simultánea para introducir o editar datos, aumentando también las posibilidades de fallo o mal funcionamiento de la aplicación.

Resulta complicado en Excel tener un control estricto del acceso, introducción, edición y almacenamiento de datos, lo que supone una vulnerabilidad importante en términos de seguridad. Por otro lado, con Excel no es posible la conexión e integración con datos fuente de sistemas ERP sin realizar un cambio de formato previo al proceso de importación lo que eleva y mucho las posibilidades de fallo.

Además de evitar estos problemas que detallamos en este artículo, es ideal que cualquier programa para la elaboración de un presupuesto financiero permita, entre otras cosas:

• Una implementación fácil y rápida
• Flexibilidad y usabilidad
• Trabajo colaborativo
• Estandarización
• Trabajo con multidivisa

Aunque Excel ha sido una herramienta de enorme utilidad en la elaboración de presupuestos en el pasado, las características del trabajo actual en finanzas, y la necesidad de trabajar con rapidez, eficacia y prestando atención a la optimización de recursos y la estabilidad de todo el sistema obligan a mirar más allá. Ya hemos explicado 10 razones por las que Excel va camino de desaparecer en los cierres de año contables y demás tareas relacionadas con la elaboración de presupuestos de una empresa.

Si te has preguntado alguna vez cómo sería trabajar con un software capaz de integrar y automatizar toda la información financiera de tu empresa, te lo mostramos en el siguiente webinar.