La clave para una gestión y optimización de procesos eficaz

Todas las empresas viven en algún punto de su desarrollo ciertos episodios de inquietud, bien sea por falta de productividad o ingresos, bien sea porque no progresan según sus previsiones. Los motivos de este estancamiento suelen vincularse a la eficiencia y el aprovechamiento de los recursos, o a momentos de cambios significativos.

Esto, a su vez, tiene que ver siempre con la optimización de procesos. Saber qué ocurre en cada dinámica de la empresa, cómo se acometen las acciones, quién las confronta, con qué resultados, etc. puede suponer un salto importante a la hora de obtener resultados. Y disponer de un software de optimización de procesos o BPM puede facilitar muchísimo estas tareas, que no persiguen otra cosa que el control y la mejora continua de las organizaciones.

Más allá de las herramientas de optimización de procesos, el mejor cimiento para obtener buenos resultados es diseñar una métodología sólida y, para ello, las fases a las que es más interesante prestar atención son:

• Identificación: Atender a los procesos de manera individualizada para señalarlos, conocer su dimensión, diferenciarlos de otros y comprender los recursos que se emplean en cada uno de ellos.
• Desglose: Descomponer cada proceso en sus acciones individuales, las entradas y salidas de información, las interacciones entre ellas, en caso de que existan, etc.
• KPI’s: Definir indicadores que puedan valer para hacer mediciones objetivas y calibrar la eficiencia real de los procesos.
• Análisis: Los KPI’s proporcionan información y datos que es conveniente analizar, comparándolos con los datos iniciales de cada proceso.
• Toma de decisiones: El análisis de datos permitirá tomar decisiones sobre el core, es decir, la optimización de procesos empresariales que pueden mejorarse, pulirse, cambiarse o eliminarse.
• Seguimiento: Una vez que se ha diseñado un método o un protocolo de optimización de procesos, es conveniente revisarlo de forma regular, en fechas preestablecidas, atendiendo a inputs que permitan mejorarlo o a las incidencias que se hayan producido.

Una primera diferenciación podría establecerse en base al tipo de proceso a optimizar: optimización de procesos de producción o fabricación, optimización de procesos administrativos, documentales, etc. Podemos también realizar otras clasificaciones que tienen que ver con las diferentes áreas de gestión de la empresa, con independencia del volumen de negocio o ámbito de acción, y que son susceptibles de digitalización y monitorización.

• Procesos en la gestión de proyectos
• Procesos en la gestión de inventario y stock (Distribución y logística)
• Procesos en la gestión de ventas (CRM)
• o Procesos de gestión de RRHH, entre otros.

La digitalización del negocio para optimizar los procesos reporta grandes beneficios: una mejor capacidad operativa, una mejor capacidad de análisis, una potencial transformación más fácil del modelo de negocio, la definición de procesos y productos más eficientes y rentables, un mayor grado de satisfacción de usuarios y clientes, mejor optimización de costes y tiempo y el acceso a mayores oportunidades de venta.

Esta digitalización de la optimización de procesos debe perseguir una integración cómoda en el funcionamiento de la organización, una centralización de la información que permita el acceso a los procesos de todos los integrantes de la empresa de manera transversal, su diseño y modificación en caso necesario.

Las soluciones ERP de Exact enlazan y automatizan todas las operaciones de una empresa en un solo sistema centralizado, accesible y escalable, independientemente de si cuenta con una o varias oficinas, o si esa empresa opera a nivel internacional o doméstico. Desde un ERP para empresas de fabricación hasta uno para la gestión de proyectos y facturación de servicios, pasando por una solución ERP orientada a la distribución y la logística. Por supuesto, también es posible la optimización de procesos en ventas, a través de un CRM o la optimización de procesos en RRHH.