3 grootste bezwaren tegen Business Suite migratie weerlegd

Sinds de overname van Unit4 door Exact (en lang daarvoor) wordt er hard gewerkt aan nieuwe, nog betere softwareoplossingen voor onze klanten. Zo ook voor de groep klanten die vaak al heel lang en naar volle tevredenheid gebruikmaakt van Business Suite. Een bewezen oplossing voor het monitoren, beheren, corrigeren en factureren van onderhanden werk. Maar Business Suite draait op een lokale database, wat niet past in de online strategie die de meeste accountantskantoren in Nederland aanhouden. De verouderde technologie van de software betekent een beperkte toegankelijkheid van en inzicht in gegevens, het draagt niet bij aan het optimaal inzetten en het werkplezier van je medewerkers en kan potentiële nieuwe medewerkers afschrikken.

In 2023 komt Exact Online Kantoorbeheer beschikbaar, een moderne, toegankelijke tool om je kantoorprocessen te managen. Een mooi moment om de drie meest gehoorde bezwaren tegen een overstap van Business Suite te weerleggen en je uit te nodigen vrijblijvend kennis te maken met EOL Kantoorbeheer.

1. We zien op tegen ‘het gedoe’ van een migratie en zijn bang voor het verlies van gegevens
   Klantgegevens en -dossiers, afspraken over dienstverlening en tarieven, planningen, facturatiegegevens. Hoe weet je zeker dat al deze gegevens goed overkomen in het nieuwe systeem?
    
• Migreren van gegevens - Zonder klantgegevens kun je als accountant niets. Bij een migratie is het overhevelen van data naar het nieuwe systeem dan ook een van de meest cruciale onderdelen. Een onderdeel waar heel veel aandacht aan wordt besteed en wat op basis van de nodige kennis en ervaring tot in detail is uitgewerkt.
   
• Opschonen - Een migratie is een uitgelezen gelegenheid om alle data onder de loep te nemen en waar nodig zaken op te schonen. Hierdoor neem je zo min mogelijk ‘ballast’ mee naar het nieuwe systeem.
   
• Stap voor stap - Ga je EOL Kantoorbeheer gebruiken, dan kun je blijven schaduwdraaien met Business Suite tot het moment dat je dit niet meer nodig vindt. De verschillende pakketten waaruit EOL Kantoorbeheer bestaat kun je stap voor stap in gaan zetten en elk pakket heeft een eigen groeipad qua functionaliteit en prijs.
   
2. We kunnen geen tijd en capaciteit vrijmaken voor de migratie
   Vanwege de krappe arbeidsmarkt is er bijna geen kantoor dat beschikt over genoeg capaciteit, (continue) piekbelasting is normaal geworden. Dan is het heel begrijpelijk wanneer het ontbreken van de mankracht wordt aangedragen als argument om een migratie naar nieuwe software uit te stellen. Ook niet als je weet dat je daarmee efficiëntie en effectiviteit aanzienlijk verhoogt en daarmee de druk op je medewerkers kunt verminderen.
    
• Optimale begeleiding – Tijdens de migratie kun je rekenen op optimale begeleiding. Stappen zijn tot in detail beschreven en de aanwezige standaarden zorgen ervoor dat je nergens het wiel opnieuw uit hoeft te vinden. Onze consultants begeleiden het project en zorgen voor de voortgang.
   
• Training en draagvlak medewerkers – Door medewerkers nauw te betrekken bij het proces, zullen zij de nieuwe applicatie eerder accepteren en hun eigen steentje bijdragen aan de implementatie en ingebruikname ervan. Kantoorbeheer is gebruiksvriendelijk en intuïtief in gebruik. Samen met gratis online courses en/of klassikale consultancy kunnen zij snel concreet met het nieuwe systeem aan de slag en worden de voordelen merkbaar.
   
• Druk verminderen – Verschillende functionaliteiten en mogelijkheden van Kantoorbeheer zullen snel voordelen opleveren. Eenvoudige integratie met andere systemen zoals een koppeling met het documentmanagement systeem maken informatie sneller beschikbaar en inzichtelijk. Je kunt bijvoorbeeld vanuit Kantoorbeheer aangiftes in Fiscaal Gemak zien en deadlines zijn eenvoudiger te monitoren. Je kunt gebruikmaken van out of the box rapportages in plaats van dat je deze zelf moet samenstellen. Inzichten worden op een aantrekkelijke en begrijpelijke manier gepresenteerd met voor de klant relevante inzichten.
   
3. Geen controle over software die ‘ergens anders draait’
   Business Suite draait op een lokale database en dat past niet in een online strategie waarbij je altijd en overal toegang wilt hebben tot administratie en planning. Kantoorbeheer daarentegen is een cloud oplossing, met alle voordelen die daarbij komen.
    
• Altijd en overal – Niet alleen klanten verwachten altijd en overal inzicht te hebben in de werkzaamheden die je voor hen uitvoert en documenten die hen aangaan. Ook medewerkers kunnen efficiënter werken wanneer je hen de tools en middelen geeft om hun werk op elk moment vanaf elke plek uit te voeren en klanten te voorzien van relevant advies.
   
• Veilig en compliant – Met een cloudoplossing weet je zeker dat je altijd werkt met de meest actuele versie van de software zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen. Daarnaast moeten cloudoplossingen voldoen aan strenge eisen op het gebied van databescherming; weer iets waar je zelf niet meer wakker van hoeft te liggen.
   
• Onderdeel van groter geheel – Kantoorbeheer is als cloudoplossing onderdeel van de Exact Online productsuite. De naadloze integratie tussen de verschillende applicaties die hier onderdeel vanuit maken betekent dat jij over financiële domeinen heen inzicht hebt en de planning van opeenvolgende werkzaamheden strakker op elkaar af kunt stemmen. Je kunt je medewerkers zo efficiënt mogelijk inzetten op opdrachten en activiteiten waar ze de meeste toegevoegde waarde hebben en maximaal kunnen bijdragen aan de omzet.
   

De volgende stap

We kunnen ons voorstellen dat genoemde argumenten de weerstand tegen een migratie weliswaar iets verminderen, maar dat er nog steeds genoeg vragen overblijven. Daarom gaan we graag met je in gesprek om te kijken hoe jouw kantoor zo snel mogelijk kan profiteren van de voordelen van moderne software voor kantoormanagement. Om contact met ons op te nemen kun je bellen naar 015 - 711 50 00 of een e-mail sturen naar info@exactonline.nl. Ben je al klant bij Exact? Neem dan contact op met je accountmanager.