Automate uitgebreid met extra mogelijkheden

In de Premium edities van Exact Online is het mogelijk om processen op basis van jouw eigen logica aan te sturen. Zo laat Flow je processen automatiseren zonder dat je iets hoeft te doen. Klinkt goed, toch? We hebben het werken met Flow verbeterd en je kunt nu de condities in een flow nog verder verfijnen. Op deze manier leg je de voorwaarden van een flow nog specifieker vast en kun je jouw gewenste manier van automatiseren nog beter realiseren. Hoe dit precies werkt? In dit blog vertellen we je hier graag meer over. 

Wat is Flow?

Flow werkt met triggers, voorwaarden en acties. Het begint allemaal met de trigger. Dit startpunt van Flow geeft aan wanneer een bepaalde gebeurtenis optreedt. Een gebeurtenis is bijvoorbeeld een nieuwe verkooporder of inkoopboeking. Er is een groot aantal triggers beschikbaar. Voordat een actie op basis van een trigger wordt aangemaakt, wordt er gekeken naar de conditie. Voldoet de conditie aan de criteria?Dan wordt de actie uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch goedkeuren van een verkooporder.

Een flow werkt met beperkte gegevens 

Elke flow kijkt naar specifieke data (data van bijvoorbeeld de verkooporder) in de Exact Online database. Je kunt een database vergelijken met een magazijn met verschillende magazijnstellingen. Elke stelling bewaart verschillende soorten informatie. De ene stelling bewaart informatie over klanten en de andere over verkooporders, en weer een andere bevat de artikelgegevens. Deze stellingen zijn aan elkaar gerelateerd. Zo kun je een verband leggen tussen een verkooporder en een klant en kun je bijvoorbeeld zoeken op alle verkooporders van klanten uit een bepaalde regio. In Exact Online noemen we deze magazijnstellingen ‘business components’. Een lijst van de honderden beschikbare business components vind je in Exact Online (Stamgegevens > Ontwikkelaar | Extensions > Ontwikkelaar | Hulpbronnen – zie afbeelding 1) 

Afbeelding 1: overzicht van beschikbare business components in Exact Online

Een flow kijkt dus naar specifieke informatie. Er wordt doorgaans naar één business component gekeken. Dus een trigger en conditie rondom het aanmaken van een verkooporder kijken alleen maar naar de gegevens in de kopregel van de verkooporder, zoals de valuta, verkoopkanaal en leverdatum (zie afbeelding 2). De verkooporder business component bevat beperkte informatie over de klant of type artikel. Bijvoorbeeld alleen de klantcode. Alle andere gerelateerde klantinformatie wordt opgeslagen in andere business components.

Afbeelding 2: Met de toetsencombinatie CTRL + Spatie zie je alle data waarmee je een conditie kunt definiëren.

Nieuw: verfijn je conditie met gerelateerde data

Het was voorheen niet mogelijk om die gerelateerde business components te gebruiken in Flow. Je kon bijvoorbeeld niet een flow maken waarbij een aangemaakte verkooporder van een klant uit Nederland of België automatisch goed werd gekeurd. De reden hiervoor was dat de informatie over het land van de klant in een andere, gerelateerde business component wordt opgeslagen. Dit hebben we opgelost! Het is nu mogelijk om gerelateerde informatie in je flow te gebruiken zodat je nog specifieker flows kan definiëren. Je kunt deze extra informatie ook weer gebruiken in een actie. Je hebt dus nu meer mogelijkheden om de flow naar jouw gewenste manier van werken in te richten.

Voorbeeld: Automatisch goedkeuren van verkooporders

Laten we stap voor stap kijken hoe we een verkooporder flow kunnen verfijnen met extra gegevens. We willen bijvoorbeeld extra klantgegevens zoals stad of land gebruiken om de conditie en actie vorm te geven.

Stap 1: Aanmaken van de Flow

We beginnen bij het aanmaken van een flow. Je kunt bijvoorbeeld een voorbeeldflow importeren (zie afbeelding 3).

Afbeelding 3: importeer flow

Stap 2: Business component uitbreiden met Flex.

De volgende stap is het uitbreiden van de verkooporder business component. In dit voorbeeld willen we de kopregel van de verkooporder uitbreiden. Het business component van deze kopregel is SalesOrderHeader. We willen informatie uit het business component van de klant (Account) toevoegen aan de SalesOrderHeader. Dit doen we met Flex. Hoe je dit doet staat hier in meer detail beschreven. Nadat we de extensie met Flex hebben gemaakt, kunnen we de extensie installeren.

Afbeelding 4: voorbeeld van een XML om de verkooporder uit te breiden.

Stap 3: Verfijn de conditie in de flow

De extensievelden zijn nu zichtbaar in de conditie. We kunnen nu deze gebruiken bijvoorbeeld om verkooporders goed te keuren als de klant uit een bepaald land komt of bij een specifieke gekoppelde reseller. (afbeelding 5).

Stuur aan op basis van jouw eigen logica

In de Exact Online Premium edities is het mogelijk om processen op basis van jouw eigen logica aan te sturen. Het verfijnen van je flow met gerelateerde data geeft meer mogelijkheden om de flow naar jouw gewenste manier van werken in te richten. Wil je meer weten over de Premium edities in Exact Online en de mogelijkheden om jouw manier van werken te realiseren, neem dan contact met ons op.