Accountancy
3 manieren om het personeelstekort te trotseren
Naast de herkenbare pijnpunten voor accountants, zoals het verminderen van de administratieve druk en beter online samenwerken met de klant, merken we dat pijnpunt nummer 1 op dit moment ligt bij het vinden van geschikt personeel. Er is een groot tekort aan accountants en dit heeft grote gevolgen voor het controleren van de jaarrekeningen. Dat terwijl het aantal bedrijven blijft stijgen. Accountants zetten alles op alles om geschikt personeel aan te trekken en te behouden. Maar er zijn ook andere manieren om het personeelstekort het hoofd te bieden. Denk bijvoorbeeld aan efficiënter werken, meer gebruik maken van data en focus op uitzonderingen in plaats van de gewone gang van zaken. Slimme software is hierbij het sleutelwoord.
De moeizame jacht op talent
Personeelstekort is een bekend probleem binnen veel sectoren, zo ook binnen de accountancysector. Vier op de tien accountantskantoren geven aan een tekort aan mensen te hebben waardoor de dagelijkse werkzaamheden in het geding komen. Daarbij is de verwachting dat we binnen nu en vijf jaar bijna een halvering zien van het aantal accountants dat jaarrekeningen van ondernemingen met een openbaar belang mag goedkeuren. En dat terwijl het aantal bedrijven alleen maar blijft groeien. Oorzaken hiervan zijn onder andere de toenemende vergrijzing binnen de sector en de uitstroom van veel ervaren accountants. Normaliter hoeft dit geen reden voor paniek te zijn, maar de aanwas van nieuw talent loopt tegelijkertijd snel terug. Steeds minder studenten kiezen voor een opleiding binnen het accountancylandschap. Dit heeft meerdere oorzaken. Zo merken we dat het beroep “accountant” steeds vaker een negatief imago heeft. Schandalen rondom boekhoudfraude spelen hierbij rol. Maar ook de ambitie van nieuw talent is veranderd. Zo is er meer behoefte aan een betere balans tussen werk en privé, meer afwisseling in werkzaamheden en is jezelf langere tijd aan een organisatie binden niet meer van deze tijd.
Net als in andere sectoren is het vinden van geschikt personeel een belangrijk thema voor accountants. Dit zien wij ook bij onze klanten. Accountancy is een business waarin je niet kunt verzaken. Als accountant kun je niet minder werk verrichten, je hebt immers al klanten die op je rekenen. Je moet dus het jaar afmaken. Tegelijkertijd wil je groeien en de winstgevendheid vergroten. Wij zien 3 manieren hoe je personeelstekort kan ondervangen.
Wilco Kraaij | Manager Product Management Accountancy | Exact
Kantoren op zoek naar efficiency
Of je als accountants- en administratiekantoor nu wel, of juist niet, het geschikte personeel hebt gevonden, je wilt altijd in control zijn wat betreft de werkzaamheden. Realistische planningen en goed samenwerken zijn hierbij cruciaal. Toch gaat het in de praktijk vaak anders dan van tevoren gedacht. Het accountancylandschap is nu eenmaal een dynamisch speelveld. Heb jij voor jezelf een planning gemaakt, dan is de kans groot dat er een klant belt met de vraag of hij morgen zijn jaarrekening al kan ontvangen. Hij moet namelijk zijn financiering verlengen. Daar gaat je planning voor de dag. Het is als accountant dan ook belangrijk om flexibel en wendbaar te zijn.
Het spel van voldoende personeel vinden en zorgen dat je alle deadlines gedurende het jaar haalt is een enorme uitdaging binnen de kantoren. Vaak staan gegevens in Excel, in Word, of op nog een andere plek. Zeker als je groeit is het moeilijk om de controle te behouden. Er wordt gezocht naar efficiency.
Wilco Kraaij | Manager Product Management Accountancy | Exact
Automatisering van je processen draagt bij aan het behalen van het stukje efficiency waar kantoren naar op zoek zijn. Dit is niet alleen nodig om die groei door te kunnen maken, maar ook om winstgevend te blijven. Daarbij draagt het ook bij aan het onderscheidend vermogen voor jouw klant. In plaats van je bezig te houden met de verplichte cijfers en nummers, kun je met goed samenwerken en het letten op de details het verschil maken.
Investeren in data-analyse
Maar hoe kun je als kantoor nu beter grip krijgen op de planning en efficiënter werken? Een oplossing is investeren in data-analyse. Het werken met een totaaloplossing biedt de mogelijkheid om steeds meer, al dan niet alle schakels met elkaar te koppelen. Met al jouw diensten in één omgeving creëer jij een compleet beeld van je klanten en je kantoor. Hiermee speel je in op de groeiende behoefte van klanten aan altijd en overal inzicht in de actuele cijfers in plaats van een eenmalige momentopname van de jaarrekening. Wanneer jouw systemen op orde zijn kun jij efficiënter en slimmer werken, wat uiteindelijk leidt tot een betere dienstverlening met meer toegevoegde waarde voor de klant.
Data-gedreven werken niet alleen efficiënt, maar ook leuk
Data-gedreven werken draagt niet alleen bij aan een betere dienstverlening voor je klanten, maar maakt ook het vakgebied aantrekkelijker, bijvoorbeeld voor nieuw talent. In tegenstelling tot wat wel eens gedacht wordt, krijgt de accountant juist een steeds belangrijkere rol. Met het gebruik van de juiste software kun je namelijk sneller en gerichter reageren op veranderingen bij je klant. Het biedt de kans om meer in te zetten op proactief en strategisch advies. Denk bijvoorbeeld aan het adviseren over een geschikt moment voor een investering, het optimale aantal medewerkers of een tactische locatie voor een nieuw pand. Hierdoor kun je als accountant je klanten verrassen en echt meerwaarde bieden. Dit maakt het werk uitdagender en leuker dan wanneer je terugkerende facturen controleert en hier pas achteraf op reageert.
Focus op uitzonderingen
Ondanks dat automatisering en robotisering hun intrede doen in de sector, zien we dat er nog een zekere mate van controle zit bij accountants. Zo worden veel boekingen en facturen die automatisch worden verwerkt nog met de hand bekeken. In zekere zin zit deze “check” in de beroepsgroep en is het een manier van gevoel houden met de klant. Wanneer jij 300 facturen inboekt heb je namelijk een goed beeld van wat jouw klant inkoopt, wat de prijsontwikkelingen zijn en wat de inkomens- en uitgaven stroom is. Zie jij deze facturen niet meer, dan kan het gevoel ontstaan dat er geen gevoel meer is bij de klant. We willen allemaal toegevoegde waarde leveren voor onze kanten, dus als je niet weet wat er speelt binnen een bedrijf dan kun je er ook weinig over zeggen. Toch kan dit gevoel ook behouden worden zonder alle boekingen en facturen te bekijken. Namelijk door je te focussen op de uitzonderen, ook wel “management by exception” genoemd. In plaats van meerdere keren dezelfde soort facturen te bekijken, bekijk je nu juist de facturen van een nieuwe afnemer of juist de facturen met een veel hoger of lager bedrag dan normaal. Ook in het gesprek met de klant is deze informatie waardevoller dan wanneer de bekende weg besproken wordt.
Automatisering en data-gedreven werken als oplossing
Het personeelstekort zal waarschijnlijk de komende jaren nog extremer worden. Accountants- en administratiekantoren moeten dit probleem op een andere manier dus het hoofd zien te bieden. En dat kan! Door steeds meer te automatiseren en meer data gedreven te werken. Slimme softwareoplossingen om het complete proces efficiënt in te richten dragen hieraan bij en maken het mogelijk om te sturen op uitzonderingen. Het is de continue drive van Exact om ervoor te zorgen dat de hoeveelheid handmatig werk voor accountants afneemt en tegelijkertijd de meerwaarde voor de klant blijft groeien. Meer informatie over de totaaloplossing “Exact Online Boekhouden” bekijk je op de website.
