Gaan inzicht in werkprocessen en werkplezier hand in hand? Wij denken van wel!

Als je mensen de ruimte geeft om op hun eigen manier te werken, vergroot je het werkplezier en verhoog je de productiviteit. Maar hoe hou je overzicht op wat iedereen doet? Zelf werk organiseren klinkt mooi, maar jouw klanten, de Belastingdienst én je eigen kantoor willen hier ook in kunnen sturen. Slimme kantoorbeheersoftware organiseert de werkzaamheden centraal en zorgt dat iedereen bij relevante informatie kan. Jij krijgt overzicht en controle, jouw mensen krijgen efficiënte gereedschappen waarmee ze taken (binnen kaders) op hun eigen manier kunnen uitvoeren. Thom van Velsen, Exact-expert op het gebied van accountancy software: “Ik gun alle kantoren een omgeving waar iedereen met plezier werkt, toegang heeft tot de juiste informatie en tools en samenwerkt om de beste resultaten te behalen.”

Waar overzicht ontbreekt, worden fouten gemaakt

Als je meerdere kantoren bezoekt, zie je accountants en administrateurs plannen met Excelsheets, MS Planner, whiteboards, post-its en ga zo maar door. Soms zijn al die technieken op één kantoor in gebruik; iedereen werkt op zijn eigen manier en kan zich soms ergeren aan de manier waarop de anderen werken. Overzicht ontbreekt. Daardoor worden er meer fouten gemaakt, doen mensen dubbel werk en verloopt de communicatie met klanten (en onderling) stroef. Sturen is moeilijk omdat je niet kunt zien hoe je kantoor ervoor staat. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Liggen de werkzaamheden op schema? Waar is de informatie van onze klant?

51% van de accountants- en administratiekantoren denkt dat software de organisatie en het beheer van de kantooradministratie kan verbeteren, blijkt uit de MKB-barometer 2023. Als het om het verbeteren van de organisatie en het beheer van het kantoor gaat, verwachten kantoren het meeste van:

• Centraal beheer van klantinformatie (38%)
• Een planbord met voortgangsbewaking (33%)
• Centraal dossier- en documentbeheer (31%)

Breng planning, voortgang en documenten in één centrale omgeving samen

Slimme kantoorbeheersoftware brengt planning, voortgang en documenten samen in één centrale omgeving. Die omgeving biedt toegang tot de data die nodig zijn om te werken en zorgt dat iedereen centraal bijhoudt wat er gebeurt en wanneer dat gebeurd is. Bij het uitrollen van de beheeromgeving is het belangrijk om aan je mensen te blijven denken. Thom: “We hameren vaak op efficiëntie, maar bij de jacht naar efficiëntie moet je niet vergeten dat werk ook leuk moet zijn.” Een slim ingerichte beheeromgeving stelt kaders waarbinnen mensen de ruimte krijgen om zelf invulling aan taken te geven. De software biedt overzicht, helpt prioriteiten stellen en maakt het makkelijk om informatie te vinden. Dat maakt het werken niet alleen efficiënter, maar het draagt ook bij aan meer werkplezier.

Win het overzicht terug door werk efficiënter te maken

Centraal plannen, organiseren en monitoren klinkt star en ingrijpend, maar dat hoeft het niet te zijn. Thom: “Kijk eens goed hoe jouw kantoor de processen organiseert. Welke stappen kunnen er tussenuit en waar kun je meer aan je klant of medewerkers overlaten?” Slimme software voor kantoorbeheer geeft jouw mensen kaders waarbinnen ze flexibel kunnen werken. Gegevens uit SharePoint, gedeelde planborden en data uit andere applicaties zijn allemaal op één plek te vinden. Hierdoor kan iedereen een stuk effectiever werken. Kantoorbeheer Essentials maakt het eenvoudig om informatie over klanten en notities te organiseren. Wil je gaan werken met digitale planborden? Hou dan de lancering van Exact Online Kantoorbeheer Plus in de gaten.

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Hoe lever je die meerwaarde voor je klanten, waardoor jij het verschil maakt? Je klanten willen niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze verlangen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten. En met informatie die misschien niet allemaal op één plek te vinden is voor medewerkers? En hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je kunnen helpen om de positie van je kantoor te versterken. Iedere maand lichten wij één van de inzichten verder toe.