Het wordt tijd om druk op de accountants te verlichten

Als accountant ervaar jij waarschijnlijk nog altijd een hoge werkdruk en door aanhoudende personeelsschaarste, een hoge uitstroom onder jonge accountants en lage instroom van studenten zal die druk nog wel even aanblijven. Sterker nog, doordat wet- en regelgeving, zoals de Wwft, uitbreidt en de administratieve druk bij mkb’ers groeit, neemt de hoeveelheid werk voor jou alleen maar toe. Deze hoge werkdruk is niet alleen slecht voor de gezondheid, maar het gaat ook ten koste van de kwaliteit van controles en de waarde van advies richting klanten. Dus wat kun jij zelf doen om die druk te verlagen?

Efficiënter werken door automatisering

Allereerst is het belangrijk om tijdrovende processen te schrappen. Je hebt je handen vol aan semi-handmatige processen die niet alleen veel tijd kosten, maar ook nog eens foutgevoelig zijn. Neem het verzamelen van facturen uit de post, mail of portalen. Met al deze losse en soms nog offline pdf-documenten kunnen er niet alleen zaken worden vergeten of kwijtgeraakt, maar het is ook niet altijd accuraat vanwege een foutmarge bij het inscannen. Het digitaal afhandelen van de facturen via e-facturatie en automatische herinneringen biedt wel altijd een accuraat overzicht. Met het digitaliseren van de administratie ben je niet alleen minder tijd kwijt, maar worden ook de klanten, die de administratie moeten bijhouden, ontzorgt.

Duidelijke klantafspraken

Een andere belangrijke oorzaak van de hoge werkdruk, is dat klanten vaak lang wachten tot de uiterlijke datum van aangifte waardoor jij op de valreep nog veel zaken moet regelen. Vergelijk het met een autogarage: als je daar op een drukke zaterdag binnenloopt en je wil dezelfde dag nog je APK laten doen, zullen ze waarschijnlijk zeggen dat het niet zomaar kan vanwege een planning en personeel waar ze rekening mee moeten houden. Hetzelfde geldt voor jou. Goede afspraken met klanten om volgens een planning te kunnen werken kan de werkdruk aanzienlijk verlagen.

Inzicht voor goed advies

Daarnaast is het belangrijk om de controles efficiënt uit te kunnen voeren om goed advies te geven aan je klanten. Om dat proces te vereenvoudigen, kun je gebruik maken van Smart Closing, een geautomatiseerde checklist voor de kwaliteit van het administratieve dossier. Nu wordt het administratief dossier vaak pas op orde gebracht tijdens het opstellen van de jaarrekening. Dat vergt veel tijd. Met Smart Closing is de kwaliteit van het administratief dossier het hele jaar hoog doordat je op basis van data meteen advies kan geven, ook gedurende het jaar. Dit bespaart je aan het einde van het boekjaar veel tijd als het volledige dossier moet worden gemaakt.

Een groot deel van de werkdruk wordt veroorzaakt door factoren die buiten je invloedssfeer liggen. Denk bijvoorbeeld aan de belastingdienst die veel zaken nog met post verstuurt of notarissen die vanwege regelgeving veel op papier doen. Toch kan je zelf meer regie nemen over je werkzaamheden om de druk te verlichten. Zo zijn er nog veel tijdrovende processen die kunnen worden vereenvoudigd of overgenomen. Maar ook logischere stappen zoals betere afspraken kunnen helpen bij het verlichten van de werkdruk. Kijk daarom vandaag nog kritisch naar je bedrijfsvoering en begin met het optimaliseren van interne processen. Zo zorg je er niet alleen voor dat de werkdruk minder wordt, maar ben je ook beter bestand tegen uitdagingen in de toekomst.