In 7 stappen je kantoorprocessen gestandaardiseerd

Wil je dat de ondernemer weer een rode loper voor je uitlegt, dan geef je hem advies waarbij de actuele boekhouding het vertrekpunt vormt. Voordat je dat goed kunt doen, standaardiseer je processen op kantoor. Maar hoe pak je dat aan en creëer je de ideale verwerkingsstraat? Dat vertelt Dirk van de Bosch in dit blog.

Mijn interne werkprocessen standaardiseren? Daar kom ik niet toe, ik leef van Btw-aangifte naar Btw-aangifte. Dit hoor ik geregeld. Dat de tijd ontbreekt, ligt onder andere aan het feit dat die kantoren hun handen vol hebben aan de verwerking van klantadministraties. Toch is het waardevol om te standaardiseren, want zo leveren klanten hun administraties makkelijker, vollediger en tijdiger aan. Bovendien krijg je inzicht in de werkdruk en voortgang van de verwerking. Als ik dit dan aangeef, komt de vraag: hoe zet je de tools van Exact hiervoor in?

Spelregels en richtlijnen

Als je al klanten via Exact Online of Mijn[Kantoor] hun administratie aanleveren, dan gaat de verwerking het gemakkelijkst en win je de meeste tijd. De administratie komt correct binnen en de verwerking vindt in veel gevallen al direct plaats door middel van Samenwerken. Om dit te bewerkstelligen, heb je wel wat spelregels en richtlijnen nodig. Hieronder vind je het plan van aanpak.

1. Controleer de template administratie
   Sluit btw-codes oplopend aan en koppel je klantadministraties aan RGS. Je hebt zo een prima basis voor in vervolgstappen richting je fiscale domein en samensteldossier. Bovendien kun je zo beter benchmarken via een rapportagetool. Maak grootboekclassificaties aan zodat je snel vanuit je winst- en verliesrekening een tussentijds rapport kunt genereren. Check ook de uitleg in de Support Portal.
   Valkuil: Stop in de template administratie geen duizenden grootboekrekeningen om ‘lekker compleet te zijn’. Dit zorgt voor veel onduidelijk bij medewerkers en verwarring op welke grootboekrekening geboekt moet worden. Begin met een goede standaard en ga vervolgens in klantadministraties aanvullingen doen op het grootboekniveau dat klantspecifiek is, zoals rekening courantverhoudingen, uitgebreidere tussenrekeningen en diversificatie in kosten.
2. Richt klantadministraties in
   Zorg dat je crediteuren aansluiten met relatievalidatie uit de kvk-database. Dat zorgt voor een hogere kwaliteit van de scan- en herkenservice. Richt je digitale brievenbus in en activeer deze als je klant via email zijn administratie wil aanleveren. Als laatste richt je de activamodule in voor geautomatiseerde verwerking van afschrijvingen. Bekijk ook de uitleg in de Support Portal over deze stap.
3. Richt online samenwerken in
   Via Mijn[Kantoor] werk je makkelijk met klanten samen aan hun administratie. Sleutel tot succes is het informeren over en trainen in het gebruik van deze tool voor het aanleveren van documenten, accorderen van facturen en aangiften en communicatie. Check de aandachtspunten bij uitrol van [Mijn Kantoor]
4. Activeer scan & herken
   Controleer de verwerking in de scanstraat. Voer vervolgens aanpassingen door aan de hand van de meldingen. Sluit klantadministraties ook aan op Peppol. Dat is zo gebeurd en biedt steeds meer voordeel. Nu al profiteren je klanten die kopen bij horecagroothandels. De productgroepen op facturen zijn te koppelen aan je boekingsregime. Dit scheelt je een hoop tijd bij de verwerking. De leveranciers van de klant kan je vervolgens informeren via een standaardbericht dat betreffende klant is aangesloten op Peppol. Facturen komen vervolgens automatisch in de boekhouding terecht.
   Tip: Volg een online training over de inrichting van scan & herken.
5. Regel adviescockpits in
   Doe dit per branche of type ondernemer. Zet de adviescockpits klaar in Mijn[Kantoor] en gebruik ze als je met klanten om tafel zit. Bedenk hierbij goed aan wat voor type ondernemer je de cockpit ter beschikking stelt. Zorg dat er altijd zo veel als mogelijk relevante informatie in aanwezig is. Zo doe je dat
6. Richt continuous monitoring in
   Continuous monitoring houdt een vinger aan de pols bij de verwerking van administraties. De functie controleert op compleetheid, ontwikkelingen in de administratie, toetst het boekingsregime, budget versus realisatie en de financiële consistentie. Kortom het helpt je meer vat te krijgen op de ontwikkelingen van jouw klant. Let op: continuous monitoring is geen benchmarktool, maar geeft signalen af bij vooraf ingestelde kpi’s in de klantadministratie. Volg de training over het instellen van continuous monitoring.
7. Bereid de btw-aangifte voor
   Regel je eigen of het Exact PKI-certificaat in als je btw-aangifte voor je klanten wilt doen. Doe een vierkantscontrole voor een overzicht over de aansluitingen in de grootboekrekeningen btw en controleer of alle boekingen ook daadwerkelijk in de aangifte zijn meegenomen. Vind en corrigeer fouten gemakkelijk en doe een suppletieaangifte indien nodig. Ook dit gaat weer sneller door standaardisatie en overzicht met continuous monitoring. Bekijk de handleiding.

Als je bovenstaand stappenplan hebt doorlopen, dan staat niets meer in de weg voor een strakke verwerking van klantadministraties. Je hebt een basis voor meer toegevoegde waarde leveren aan je klanten in de vorm van advies en snelheid.

Aan de slag met software waarmee je als kantoor tijd wint en meer rendement boekt?