Druk met de jaarlijkse aangiftes? Versnel het proces

Het structurele personeelstekort bij accountants- en belastingkantoren is vooral in tijden van piekbelasting een extra uitdaging. Neem de jaarlijkse aangiftes waarbij er in korte tijd veel moet gebeuren. Dat extra medewerkers moeilijk te krijgen zijn, is een gegeven waar je niet veel aan kunt veranderen. Gelukkig blijven er genoeg andere opties over om de druk op je financiële dienstverlening te verlagen. Wij zien dat kantoren (letterlijk en figuurlijk) aanzienlijke winst kunnen boeken wanneer zij niet vóór, maar mét hun klanten gaan werken. Zeker wanneer ze hierbij over de juiste ondersteuning beschikken.

Aanleveren van documenten vaak gefragmenteerd

De jaaropgaven die in de eerste twee maanden van het jaar op de mat vallen, zijn voor veel mensen het startsein voor het verzamelen van de documenten die hun financieel adviseur nodig heeft om de jaarlijkse belastingaangifte voor hen te regelen. Bij de meeste ondernemers gebeurt dit het hele jaar door. Drie factoren zijn bepalend voor de efficiëntie van het aanleverproces, namelijk tijdige, correcte en complete gegevens. In veel gevallen is het aanleveren van documenten echter gefragmenteerd, te laat en verre van volledig, waarbij de kwaliteit van de informatie ook te wensen overlaat. Van bijvoorbeeld de 10 documenten die je klant moet aanleveren voor zijn aangifte inkomstenbelasting, komen er 3 in de loop van het jaar binnen per e-mail, 2 zijn last minute inzendingen via Whatsapp en de overige 5 daar moet je zelf alsnog achteraan. Of had je dit vorige week al gedaan?

Enig idee via hoeveel kanalen jouw klanten gemiddeld hun documenten voor aangiftes aanleveren?

Overzicht en inzicht binnen de juiste context

Als financieel adviseur wil je op een makkelijke en veilige manier documenten op kunnen vragen waarbij een klant de gevraagde gegevens op zo’n manier kan terugkoppelen dat jij het overzicht bewaart. Iets met bomen en een bos. Je wilt gebruik kunnen maken van Prepare-by-Client-vragenlijsten die je eenvoudig op kunt stellen, hergebruiken en aanpassen, ook als deze al met de klant zijn gedeeld. Optimaal samenwerken met je klanten om tot een goed dossier te komen, vraagt om een sluitend systeem waarbij op elk moment duidelijk is welke documenten je hebt ontvangen, waar informatie ontbreekt en welke vragen er nog uitstaan. Waarbij documenten bovendien zichtbaar zijn binnen de juiste context, want de WOZ-beschikking heb je nodig bij de aangifte van inkomstenbelasting en niet bij de vennootschapsbelasting.

Volledige en correcte dossiers

Er is niets zo vervelend voor efficiëntie en plezier in je werk als incomplete dossiers. Zit je net lekker in de flow van een aangifte, kom je erachter dat er toch nog iets mist. Weer de klant bellen, je vraag uitzetten, wachten op antwoord, dossier opnieuw openen, waar zat je ook alweer? Met volledige dossiers loop je in een moeite door het aangifteproces en zijn handmatige aanvullingen waarbij je fouten kunt maken niet meer nodig. Met moderne software automatiseer je de verwerking van aangiftes en versnel je het werkproces doordat je onnodige belemmeringen weghaalt. Waarom zou je zelf achter ontbrekende dossierstukken aangaan als je dit op een nette en gestructureerde manier door je boekhoud- en fiscale software kunt laten doen? Hetzelfde geldt voor het controleren van de aangeleverde gegevens. Ook dat kan de software in steeds verdergaande mate automatisch voor je regelen. Hierdoor kan je in minder tijd, meer doen en hou je bovendien tijd over voor zaken waar jouw inzicht en expertise het meeste waarde toevoegen voor de klant.