Accountancy

Soepel switchen van accountancysoftware doe je zo

08 mei 2019

Switchen van accountancysoftware is een proces waar veel kantoren tegenop zien. Maar in de praktijk blijkt dat vaak helemaal niet nodig. Slooten van den Bogaart in Cuijk voltooide de overstap in slechts een paar maanden. “We hebben nu eindelijk weer meer tijd voor het geven van advies aan onze cliënten.”

Voorbereidingen

Slooten van den Bogaart is een middelgroot accountantskantoor in het Brabantse Cuijk. Het kantoor – op een steenworp afstand van de Maas – bedient cliënten uit een groot gebied rond Nijmegen. Vanaf het begin gebruikt het kantoor accountancysoftware om processen te stroomlijnen en het serviceniveau hoog te houden. Dat ging niet altijd probleemloos. Reden voor het kantoor om een overstap te maken naar Exact Online. “Onze oude software werkte helaas niet altijd naar behoren. Zo liep de scanfunctie van binnenkomende facturen regelmatig vast,” vertelt Eric van den Bogaart. “In 2018 besloten we om te kijken naar de mogelijkheden van Exact Online.” De eerste stap was om, in overleg met Exact, een kijkje te nemen bij een ander accountantskantoor dat al gebruik maakte van Exact Online. Meer was er niet nodig om Van den Bogaart te overtuigen van de voordelen van een overstap. Snel daarna werden de voorbereidingen getroffen om het kantoor te laten switchen naar de nieuwe software.

Gefaseerde aanpak

Slooten van den Bogaart besloot om Exact Online voor Accountancy – in overleg met de door Exact aanbevolen consultant – gefaseerd in te voeren. In de eerste fase werd de eigen administratie overgezet, in een tweede ronde werden de crm-functies in gebruik genomen. Voor de cliëntenadministraties die daarna aan de beurt waren, werd besloten om met een schone lei te beginnen. “We wilden voorkomen dat we oude ballast meenamen naar de nieuwe software,” zegt Van den Bogaart. Om het geheel te stroomlijnen, maakte de consultant een template aan voor de cliëntenadministratie. Een nieuwe klant aanmaken is dan zo eenvoudig als een kopie daarvan maken en deze voorzien van de naam van de klant. “Ik raad iedereen aan om gebruik te maken van externe hulp voor zo’n operatie als deze,” zegt Van den Bogaart. “Het is niet per se complex, maar er zijn altijd zaken die je over het hoofd zou kunnen zien. Het oog van een expert voorkomt dat.” Voor nu draait Slooten van den Bogaart nog de oude software naast Exact Online, omdat de historie nu eenmaal enkele jaren moet worden bewaard. “Maar in de praktijk hoeven we maar zelden iets daarin op te zoeken. Alle cliënten kunnen op verzoek een usb-stick krijgen met de oude gegevens, maar ook dat gebeurt bijna nooit.” Uiteindelijk kan de oude software worden gestopt zodra de laatste bewaartermijn verstreken is.

Flinke tijdbesparing

Een van de belangrijkste onderdelen van het pakket Exact Online dat Slooten van den Bogaart gebruikt, is Scan & Herken. Met name dit onderdeel is verantwoordelijk voor een flinke tijdsbesparing, want het zorgt ervoor dat de cliënten hun facturen inscannen, die vervolgens automatisch in de software worden verwerkt. Van den Bogaart: “Dit betekent dat de administratie wekelijks up-to-date is, en dat we kostbare tijd terugwinnen bij bijvoorbeeld de omzetbelasting, die met een druk op de knop uit het systeem rolt.”Ook wint het kantoor veel tijd met de module Mijn[Kantoor], waarmee sneller en eenvoudiger met de cliënt wordt gecommuniceerd. Hiervan is ook een app beschikbaar, zodat de cliënt direct inzicht heeft in de boekhouding.

Vaste vergoeding

Als laatste onderdeel voegde Slooten van den Bogaart de module Practice Management toe. Hiermee houdt het kantoor de eigen planning, uren en facturatie bij. “Een essentieel onderdeel voor ons”, vertelt Van den Bogaart. “Want omdat wij voor vrijwel al onze cliënten werken tegen een vaste vergoeding, is het belangrijk dat we inzicht hebben in het aantal uren dat we aan een cliënt besteden.” De hele overstap naar Exact Online nam slechts een paar maanden in beslag en in de tussentijd is de bedrijfsvoering niet onderbroken geweest.

De Exact Online expert van regio Nijmegen

Slooten van den Bogaart is inmiddels zelf dé Exact Online expert voor de regio Nijmegen geworden. Het kantoor biedt zijn cliënten onder meer ontbijtsessies aan, waarin ze de ins en outs van de software leren kennen en gebruiken. “Het routinedeel van ons werk is eenvoudiger geworden en grotendeels geautomatiseerd dankzij Exact Online”, zegt Van den Bogaart. “We hebben daardoor meer tijd over om de cliënt te adviseren en daarmee onze dienstverlening nog waardevoller te maken.