Transparantie en gebruiksgemak bij Banic dankzij Exact Online Jaarrekening

Bas Derks van de Ven loopt al sinds 1988 mee in de accountancybranche. Na ruime tijd met MS DOS gewerkt te hebben heeft hij de overstap naar de cloud gemaakt. Exact Online was voor hem de oplossing. “De eenvoud van de software maakt het een ideaal pakket voor professionals in de accountancy.

Van IBM en DOS naar Exact Online

In de jaren voordat hij voor zichzelf begon werkte Bas nog met het IBM 36 computersysteem. “Maar omdat er een accountant bij ons zat die erg met automatisering bezig was, begon ik al vroeg met Exact voor DOS”, vertelt hij. “Hij nam mij een beetje aan de hand. Met alle Exact versies na DOS werkte ik als vanzelf.”

In 2001 richtte Bas zijn eigen bedrijf Banic Administratie & Bedrijfsadvies BV. op. “Toen ik in 2009 genoeg had van het DOS-verhaal, was de keuze voor Exact Online een hele makkelijke.” Bas stapte over naar Exact Online Accounting en ook van Kluwer belastingpraktijk over op Exact Online Fiscaal en Jaarrekening. “Sinds die tijd werk ik eigenlijk alleen maar met Exact. Als klanten bij mij komen, dan vraag ik altijd of ze met Exact willen werken. Zo niet, dan moeten ze maar een deurtje verder gaan.”

Sterke basis

Het fijne aan Exact Online is dat de gegevens en cijfers altijd op alle plekken up-to-date zijn. Dat scheelt veel invoerwerk. Volgens Bas zit er een hele logische flow in. “Als ik een nieuwe klant krijg, of het nu een BV is of een IB-klant, worden de gegevens vanuit Exact Online Boekhouden gemakkelijk naar Exact Online Jaarrekening en Exact Online Fiscaal overgezet.”

Omdat alles op elkaar aansluit, is het belangrijk dat de administratie bij is. Zo kunnen jij en je klant altijd en overal de actuele stand van zaken zien. “Van de week zat ik met een klant. Moeten we dividend uitkeren of moeten we nog loon verhogen? Dan maak je even wat berekeningen in Exact Online Fiscaal en kun je snel zien wat voor de klant het meest gunstig is. Ook kun je dan snel de voorlopige aanslagen voor de vennootschapsbelasting op basis van de beschikbare gegevens berekenen. Exact Online is gewoon een platform waar je alle kanten mee op kunt. En waarmee je je klant optimaal ontzorgt.”

Smart Closing

Exact Online Boekhouden zorgt er deels zelf voor dat de administratie volledig bij is. Het systeem biedt de mogelijkheid om via documentverzoeken de klanten aan te sporen tijdig aan te leveren. Vervolgens zorgt Exact Online Boekhouden inclusief Smart Closing voor een snelle verwerking en automatische controles resulterend in hoge kwaliteit, zodat je vanuit een goed vertrekpunt met de jaarrekening kunt starten. “De stap naar Exact Online Jaarrekening? Die is appeltje-eitje als je met Exact Online Boekhouden werkt”, aldus Bas.

Voordelen Exact Online Jaarrekening

Naast het feit dat het makkelijk plannen is in Exact Online Jaarrekening en dat de werkvoorraad beter kan worden bijgehouden, noemt Bas een aantal andere voordelen van het pakket.

What you see is what you get
Met de vernieuwde werkwijze van Exact Online Jaarrekening is alles nog duidelijker, vindt Bas. “Je wilt gewoon zien wat de klant ziet op het moment dat je die rapporten krijgt. Voorheen was dat altijd nog wel spannend. Voordat ik naar de klant ging, moest ik eerst het rapport downloaden, het hele rapport nakijken en dan weer aanpassen. Als je nu na de jaarrekening nog een aanpassing doet bij de kolommenbalans, heb je geen inconsistenties meer.”

Meer inzicht dankzij dashboards
“Het is ook fijn om tussentijds dashboards te kunnen delen met klanten vanuit Exact Online Jaarrekening. Dan gaat het meer leven voor ze. De klant wil even snel kunnen zien hoe hij er vorig jaar rond dezelfde tijd voor stond, bijvoorbeeld. Als ik naar de klant ga om de jaarrekening te bespreken, laat ik ook altijd het dashboard via mijn laptop zien. Ik vertel dat ze ook zelf kunnen inloggen. Mensen vinden het altijd leuk als je een aantal jaren vergelijkt, bijvoorbeeld in de IB-aangifte. Ze zien graag wat hun inkomen is en hoeveel geld ze hebben.”

Betere communicatie en digitale samenwerking met klanten
Bas vertelt dat je met Exact Online Jaarrekening en Exact Online Fiscaal de communicatie met klanten verbetert. “Ze kunnen zelf inloggen op de portal en krijgen periodiek een mail dat ze documenten moeten uploaden. Dat scheelt veel mailtjes en telefoontjes. Verder vertel ik mijn klanten alle blauwe brieven bij mij in de bus te gooien, zodat ik alles kan regelen. Dan merk ik echt dat het systeem begint te werken, want dan kan ik ook alle communicatie met de Belastingdienst overnemen. En nog een voordeel: bij mij hebben klanten straks één teamsite in SharePoint met al hun gegevens erop. Dat is veel veiliger dan wanneer alles op een computer staat, vaak niet geback-upt.”

Kracht van combinatie

Dat fiscaal en jaarrekening naadloos geïntegreerd zijn in dezelfde interface, vindt Bas een uitkomst. “Als de jaarrekening eenmaal definitief is, loopt de aangifte soepel door. Of dat nu een IB-winst of VPB-aangifte is, je hoeft die cijfers niet meer te controleren. Bij het vernieuwde Exact Online Jaarrekening zie je ook gelijk wat je gaat publiceren.”

Hij hoort in de markt dat veel mensen daarom overstappen naar Exact Online Jaarrekening, Exact Online Fiscaal en Exact Online Kantoorbeheer. Ze hebben al Exact Online Boekhouden en willen de mogelijkheden tot integratie optimaal benutten, zodat processen soepeler in elkaar overlopen. “Het is een kwestie van tijd voordat ook de groep kleinere kantoren, die nog niet goed geautomatiseerd zijn, zal volgen. Een paar weken geleden sprak ik de Belastingdienst en die vertelde dat er nog steeds veel administratiekantoren zijn die met de DigiD de aangifte van een klant doen of de btw-aangifte handmatig doen. Dat moet je toch niet willen?” Daarnaast kunnen ook kleine accountantskantoren met de nieuwe Kantoorbeheer module een goed overzicht krijgen van alle terugkerende werkzaamheden binnen hun kantoor voor hun medewerkers.

ROI en tijdswinst

Al met al zorgt de vernieuwde Exact Online Jaarrekening ervoor dat je sneller en beter je werk kunt doen. “Alleen al het feit dat je niet meer bij een wijziging in de kolommenbalans helemaal opnieuw hoeft te beginnen en niet meer handmatig velden in hoeft te vullen. Dat scheelt veel tijd! Exact Online Jaarrekening levert op die manier extra return on investment op. Ik bespaar minimaal een half uur tot een uur per jaarrekening.”

Natuurlijk moet je eerst wat tijd investeren, de tijdwinst komt later. Alle jaarrekeningen moeten een keer voor het eerst gemaakt worden. “Als je dat eenmaal gedaan hebt, staan alle teksten goed en vult het zichzelf in."

Toekomstblik

Over de toekomst gesproken: Bas kijkt uit naar de Exact Assistent op basis van AI en de binnenkort te lanceren Configuratie en de in ontwikkeling zijnde Efficiency monitor. “Door repeterende vragen af te handelen via zo'n robot, zal dit in de toekomst aan bijdragen dat kantoren meer controle hebben over hun administratie en de bespaarde tijd kunnen besteden om kwalitatieve aandacht te geven aan complexere vragen en het proactief adviseren van klanten. Dat is een positieve ontwikkeling waar ik veel van verwacht. Het is net als met automatisering: je moet er gewoon in meegaan. Dat zou ook mijn tip zijn voor andere accountantskantoren: zorg dat je wat van AI begrijpt. Dan kun je ook je klanten uitleggen hoe ze het moeten gebruiken en kun je nóg efficiënter werken!”