Vind balans tussen efficiëntie en kwaliteit met werkprogramma’s van de toekomst

Efficiëntie of kwaliteit. Voor veel accountants- en administratiekantoren een eeuwige spagaat. Hoe blijf je binnen het gestelde budget, maar voer je wel genoeg werkzaamheden uit om een betrouwbare verklaring af te kunnen geven? De werkprogramma’s van de toekomst helpen je met het vinden van de juiste balans door waar mogelijk je aanpak te standaardiseren zonder daarbij de context van de klant uit het oog te verliezen. In dit blog lees je hoe je met minimale inspanning precies genoeg doet, en je te focussen op díe dingen die ertoe doen.   

Afspraken controleopdracht

Voor elke controleopdracht spreek je een budget af met de klant waarvoor je specifieke werkzaamheden zult verrichten. Tijdens de werkzaamheden kunnen er natuurlijk altijd dingen naar voren komen die je vooraf niet kon voorzien. Door afspraken goed vast te leggen, is veel eenvoudiger aan de klant uit te leggen dat de extra werkzaamheden buiten het afgesproken budget vallen. Maar ook al worden afspraken goed vastgelegd, vliegen veel kantoren nog steeds uit de bocht en besteden meer tijd aan werkzaamheden dan vooraf is afgesproken. Hoe zorg je ervoor dat je binnen budget blijft terwijl je je tegelijkertijd houdt aan alle gedrags- en beroepsregels en geldende wet- en regelgeving?

Balanceer-act efficiency versus betrouwbaarheid

De werkprogramma’s van de toekomst helpen je een optimale weg zoeken tussen efficiency en kwaliteit en zorgen ervoor dat deze balanceer-act uitvalt in het voordeel van jouw kantoor. Aan de hand van het programma lever je telkens een minimale inspanning door je alleen te richten op de dingen die relevant zijn en ertoe doen. Het werkprogramma biedt je een standaardaanpak om je klanten te bedienen, met taken die bepalend zijn voor vervolgstappen, voorloopvragen etc. Waar mogelijk kun je afwijken van de standaard en je aanpak specifiek maken mocht dat voor de context van een specifieke klant nodig zijn. Een controleopdracht voor een simpele, kleine rechtspersoon met een rechttoe rechtaan boekhoudpakket vraagt nu eenmaal om een andere aanpak dan een grote rechtspersoon met dito ERP-systeem met maatwerk. Ook branchespecifieke aandachtspunten worden in het werkprogramma meegenomen.

Blijft niet aanmodderen in Excel

Waarom zou je blijven aanmodderen met checklists in Excel? Met moderne werkprogramma’s:

• voldoe je met minimale moeite aan alle richtlijnen,
• vergroot je de betrouwbaarheid van je verklaringen,
• kom je glansrijk door elke controle,
• blijven controleopdrachten binnen budget.

De werkprogramma’s van de toekomst helpen je bepalen welke werkzaamheden in elke context minimaal nodig zijn om een kwalitatief betrouwbare verklaring af te geven. Hierdoor blijf je binnen het afgesproken budget en beter nog, houd je in veel gevallen zelfs tijd over. De hogere marges die hieruit resulteren, kun je investeren in de toekomst van je kantoor en in een betere dienstverlening aan je klant.

Lees hier hoe collega-kantoren de balans houden tussen efficiency en betrouwbaarheid.