Voorkom piekbelasting dankzij ‘continue dossiervorming’

Veel accountants worstelen met het op tijd bijwerken van alle dossiers, vooral aan het einde van het jaar. Met een hoge werkdruk en gestreste medewerkers als resultaat. Is piekbelasting ook een uitdaging bij jou op kantoor? Dan biedt continue dossiervorming een oplossing. Maar hoe begin je hiermee? Exact-expert Thom van Velsen helpt je graag op weg. Daarom deelt hij in dit blog zijn inzichten en oplossingen voor het verminderen van piekbelasting door middel van continue dossiervorming.

Piekbelasting: een veelvoorkomend probleem

Thom komt regelmatig bij kantoren over de vloer en ziet dat stressvolle piekperiodes, waarin het werk zich opstapelt, een veelvoorkomend probleem zijn. Wanneer dossiers verspreid zijn over meerdere applicaties levert dat je ook nog eens extra uitzoek- en overtypwerk op. Kostbare tijd die je in tijden van topdrukte liever aan andere zaken besteden.

Dat er nog veel handmatige werkzaamheden worden uitgevoerd op kantoren is niet nieuw. Volgens de MKB-barometer 2023 geeft maar liefst 53% van de accountants aan dat het verminderen van handmatige werkzaamheden hun grootste uitdaging is. Een structurele oplossing voor het voorkomen van piekbelasting is dus erg welkom.

Gamechanger: up-to-date dossiers

Het continu bijwerken van dossiers is een gamechanger volgens Thom. Zo levert het je volgens hem flink wat voordelen op: “Door het werk gelijkmatig over het jaar te verspreiden, bespaar je niet alleen tijd, maar werk je ook nauwkeuriger. Je hebt altijd inzicht in de actuele stand van zaken en kunt problemen tijdig signaleren en aanpakken.”

Een concreet voorbeeld: stel je voor dat een klant onverwacht extra financiële rapportages nodig heeft voor een leningaanvraag. Dankzij up-to-date dossiers is het mogelijk om snel en efficiënt de benodigde documenten aan te leveren, wat uiteindelijk leidt tot een succesvolle lening voor de klant.

Van lokaal naar cloud-based

Kantoren hebben enorm veel documenten. We snappen dat het spannend is om hiermee aan de slag te gaan. Sla je dossiers nog lokaal op een server op? Dan is het volgens Thom hoog tijd voor verandering: "Zie het als een grote schoonmaak, misschien kun je meteen al wat weggooien aan documenten uit het jaar kruik."

De voordelen van cloud-gebaseerde systemen zijn enorm. Ze bieden ongekende voordelen in samenwerking en efficiëntie. Door je dossiers in de cloud te beheren, ben je niet alleen altijd up-to-date, maar kun je ook eenvoudig samenwerken met collega’s en klanten, ongeacht hun locatie.

Tips voor een vlotte start met continue dossiervorming

Met Exact Online Kantoorbeheer kun je eenvoudig je dossiers beheren vanuit een centrale omgeving. Deze software maakt gebruik van SharePoint-sites om dossiers centraal te beheren. Hierdoor kun je gemakkelijk documenten bijhouden en delen met klanten. Het grootste voordeel hiervan? Wanneer een klant een wijziging in bedrijfsgegevens doorgeeft via het systeem, is dit direct zichtbaar. Omdat alles direct in het dossier wordt bijgewerkt, ben je altijd up-to-date en kun je proactief handelen.

Kantoorbeheer biedt ook naadloze integratie met andere applicaties. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld documenten uit Smart Closing direct in het dossier te plaatsen. Dit maakt niet alleen het werk van de accountant makkelijker, maar ook dat van de collega's op de juridische afdeling, die dezelfde documenten kunnen gebruiken zonder dat er duplicatie nodig is. Daarnaast kunnen klanten via Mijn[Kantoor] meekijken in het dossier.

De overstap naar Exact Online Kantoorbeheer stelt je in staat de manier van werken te transformeren. Door continue dossiervorming en centrale documentatie kun je efficiënter werken, stress verminderen en de samenwerking met klanten verbeteren. “De voordelen - samenwerken via SharePoint en het koppelen met andere producten - wegen zeker op tegen de nadelen”, aldus Thom. Het is een investering in de toekomst van je kantoorbeheer, die het werkplezier en de productiviteit significant verhoogt.

Lang verhaal kort; doen dus!

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Hoe lever je die meerwaarde voor je klanten, waardoor jij het verschil maakt? Je klanten willen niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze verlangen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten. En met informatie die misschien niet allemaal op één plek te vinden is voor medewerkers? En hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je kunnen helpen om de positie van je kantoor te versterken. Iedere maand lichten wij één van de inzichten verder toe.