Zo maak je een bouwplanning

Bouwprojecten vereisen veel specialisten, materialen en coördinatie. Met een bouwplanning leid je complexe projecten in goede banen. We leggen je uit waar een bouwplanning uit bestaat en hoe je deze opstelt.  

Waarom een bouwplanning maken? 

Bij bouwprojecten komen veel verschillende disciplines kijken en spelen vaak risico’s door technische uitdagingen, weersomstandigheden en materiaaltekorten. En omdat bouwprojecten gefaseerd zijn, heeft een vertraging in het begin grote gevolgen voor werkzaamheden later in het proces. 

Een bouwplanning ter voorbereiding op het project brengt een aantal grote voordelen: 

• Het maakt alle werkzaamheden overzichtelijk: Met een bouwplanning verduidelijk je welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, in welke volgorde, hoelang elke stap naar verwachting duurt en wie ervoor verantwoordelijk is.
• Het verkleint de kans op vertragingen: Taken in de bouw start je pas op wanneer de benodigde materialen en specialisten aanwezig zijn. Een bouwplanning helpt bij het tijdig inplannen van deze materialen en specialisten. Zo voorkom je last-minute beschikbaarheidsproblemen en vertragingen.
• Het voorkomt onnodig hoge kosten: Onderaannemers plan je met een bouwplanning vroegtijdig in, voor de start van het project. Zo ben je verzekerd van hun beschikbaarheid. Zonder bouwplanning is de kans groter op het verschuiven van tussentijdse deadlines. Last minute wijzigingen in de planning van deze onderaannemers en specialisten leidt dan vaak tot hoge kosten en problemen.
• Het verhoogt de kwaliteit: Bouwplanningen verkleinen vaak de kans op conflicten en problemen, zowel intern als met onderaannemers. Zo bereik je met een bouwplanning vooraf duidelijke overeenstemming, kun je tussentijds en achteraf keuzes beter verantwoorden en voorkom je ad hoc wijzigingen in de uitvoering. Het werkt dus als een goede kwaliteitswaarborg.  

Hoe maak je een bouwplanning?  

De bouwplanning is dus de basis voor een bouwproject. Het wordt vaak als eerste stap gezien in het bouwproces. Soms wordt er tijdens een project nog gesleuteld aan de bouwplanning (indien nodig). 

We bespreken hieronder vijf fasen waarmee je een goede basis legt voor je bouwplanning. 

Initiatiefase 

De initiatiefase is het fundament van het bouwproject. De doelstellingen, verwachtingen en scope van het project worden vastgesteld door alle stakeholders. De initiatiefase draait bijvoorbeeld om het regelen van de juridische randvoorwaarden, haalbaarheidsstudies en voorlopige budgetten.  

Ontwerpfase 

In de ontwerpfase wordt het projectconcept verder uitgewerkt in gedetailleerde plannen. Denk aan de hoofdstructuur en lay-out van het project. Architecten, ingenieurs en andere specialisten werken tijdens deze fase aan nauwkeurige bouwtekeningen en specificaties.   

Voorbereidingsfase 

In de voorbereidingsfase plan en organiseer je alle praktische aspecten van het bouwproject. Je ontwikkelt een gedetailleerde tijdsplanning, inclusief milestones, deadlines en een kritieke padanalyse. In deze fase wil je goed zicht hebben op essentiële tussenstappen die van invloed zijn op de totale planning. Ook begin je met de inkoop van materialen en het afsluiten van de definitieve contracten met aannemers en leveranciers.  

Uitvoeringsfase 

In de uitvoeringsfase starten de bouwactiviteiten. Tijdens deze fase is het cruciaal om voortdurend te monitoren en controleren. Zo moeten bouwers door de Wet Kwaliteitsborging (Wkb) aan steeds strengere eisen voldoen. Met kwaliteitscontroles aan de hand van de specificaties zorg je dat iedereen levert volgens afspraak. Het is daarom verstandig om met regelmatige communicatie en strakke rapportage iedereen verantwoording te laten afleggen. Een kwaliteitsborgingssysteem helpt je hierbij.  

Opleveringsfase 

Tijdens de opleveringsfase rond je bouwwerkzaamheden af en bereid je je voor op de formele overdracht. Met een grondige inspectie controleer je of alles volgens afspraak is uitgevoerd. Eventuele tekortkomingen moet de aannemer eerst oppakken voordat de formele overdracht is afgerond. Ook wordt de opleveringsdocumentatie overgedragen, inclusief handleidingen, garanties en certificaten. Hierbij vindt een formele goedkeuring plaats met een opleverdossier. 

Nazorgfase 

Tijdens de nazorgfase richt je je op eventueel onderhoud na de formele oplevering. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er gebreken ontstaan die nog vallen onder de verantwoordelijkheid van de aannemer. Ook kun je een follow-up afspraak maken met de betrokken partijen om het project te evalueren. Dit kan inzichten opleveren die je kunt meenemen naar aankomende projecten.  

Tips bij het maken van een bouwplanning 

Bouwprojecten zijn gefaseerd omdat stappen in een project vaak alleen uitgevoerd kunnen worden als een eerdere stap is afgerond. Tussentijdse deadlines zijn daarom erg belangrijk, omdat afspraken met onderaannemers in de praktijk op korte termijn lastig te verzetten zijn. Geef deze deadlines dus extra duidelijk aan in je planning. 

Houd rekening met langere wachttijden van stakeholders. Bouwpartners krijgen het door tekorten steeds drukker. Tegelijkertijd kan een vergunningsaanvraag ook onverwacht veel tijd kosten. Begin daarom tijdig met deze stappen in de initiatiefase.  

Altijd en overal volledige controle over je projecten 

Goed projectmanagement is de basis voor elk succesvol bouwproject. Exact Online Bouw ondersteunt je hierin. Beheer eenvoudig alle gegevens, krijg realtime inzicht in je verschillende bouwprojecten en houd grip op de situatie. Zo weet je waar je staat, optimaliseer je processen en bewaak je de voortgang van je projecten.