5 tips voor het kiezen van de juiste planningstool

Dat er veel winst valt te behalen door de planning en uitvoering van je projecten en medewerkers te optimaliseren, is natuurlijk niets nieuws. Gelukkig zijn er een groot aantal planningstools beschikbaar op de markt.  Tools die je helpen met je capaciteits-, resource- of projectplanning. Maar denk ook aan verschillende planningsmethodieken als Kanban, Agile of Scrum. Genoeg mogelijkheden dus. Alleen hoe kies je de juiste oplossing voor jouw bedrijf? En waar moet je op letten? In dit blog delen we vijf tips die jou gaan helpen bij het kiezen van de juiste planningstool.  

1. Laat je niet beperken 

Het kiezen van de juiste tool en planningsmethode die past bij jouw bedrijf kan een uitdaging zijn. Zeker als je te maken hebt met dynamische planningsomgevingen. Vooraf heb je niet altijd 100% zekerheid dat de gekozen tool of werkwijze ook echt goed bij jouw manier van werken passen. Er is een kans dat je tegen beperkingen aanloopt die je vooraf niet had voorzien. En dan wil je natuurlijk niet weer terugvallen op onoverzichtelijke spreadsheets of op post-its. Laat je daarom vooraf goed informeren en vraag de leverancier van de planningsoplossing naar de verschillende mogelijkheden en flexibiliteit. Denk bijvoorbeeld aan extra dimensies die je aan je planning toe kan voegen. Zo realiseer je de optimale fit tussen de planningstool en jouw projectaanpak.  

2. Alles draait om duidelijke communicatie in de uitvoering  

Een taak is meer dan een geplande activiteit met een deadline en urenbudget. Een taak moet 360 graden beeld geven van alles en iedereen die met die taak te maken heeft. Zo moet een taak inzicht geven in wat er gedaan moet worden. Denk bijvoorbeeld aan de briefing of checklist. Daarnaast moet het duidelijk zijn wie er betrokken is en waar verantwoordelijk voor is. Tot slot wil je kunnen zien wat de huidige status is.  

Helaas missen veel planningtools de mogelijkheden om de communicatie en samenwerking rond een taak goed te organiseren. Met als risico dat informatie weer versnipperd in losse tools, spreadsheets of e-mail wordt opgeslagen. En dat is het laatste wat je wilt. Check daarom altijd wat de mogelijkheden zijn om de communicatie of samenwerking in elke stap van de taak te borgen – van de overdracht tot afronding. Vraag de leverancier bijvoorbeeld of je adresgegevens, een checklist of een link naar een online briefingsdocument aan een taak kan toevoegen, zodat je de overdracht goed kan organiseren. Of hoe je de samenwerking op een taak kan verbeteren. Is het bijvoorbeeld mogelijk om met meerdere medewerkers tegelijkertijd (of opvolgend) aan een taak te werken? Door dergelijke vragen te stellen, voorkom je problemen in de uitvoering als gevolg van miscommunicatie. 

3. Werk productiever met slimme software 

Elke planner weet, zodra de planning vaststaat begint deze alweer te schuiven. Taken lopen uit (of worden juist te vroeg opgeleverd), veranderen van scope of worden uitgesteld. Deze wijzigingen kunnen invloed hebben op je productiviteit en capaciteitsbenutting. Daarom is het belangrijk dat je planningstool proactief wijzigingen onder de aandacht brengt. Ook dit is weer een goede vraag om te stellen aan de leverancier. Denk bijvoorbeeld aan slimme signaleringen die je attenderen op specifieke gebeurtenissen. Of rapportages die snel inzicht geven in de geplande werkvoorraad en beschikbare capaciteit. Door slimmer te werken kan je sneller inspelen op verschuivingen en vergroot je de productiviteit van je team. 

4. Werk volledig mobiel 

Werk je op locatie van de klant? Hoe makkelijk is het dan als je via je mobiel het resultaat van je werk met een foto of handtekening van de klant kan vastleggen. Daarom is het handig om te checken in hoeverre mobiel werken wordt ondersteund in de tool en of je de uitvoering en realisatie van taken volledig via de mobiel kan laten verlopen. 

5. Bewaak je projecten 

Grip op budget, kosten en facturatie vraagt om naadloze integratie met je projectadministratie. Gewerkte uren op een taak wil je inzichtelijk hebben in de projectadministratie. Je wilt immers de kosten, marges en voortgang ten opzichte van het budget kunnen volgen. Of wellicht wil je gewerkte uren factureren? Je wilt dan niet opnieuw uren vanuit de planningsoftware handmatig overkloppen in de projectadministratie. Vraag je leverancier daarom hoe de integratie met de projectadministratie is ingericht. Kunnen geschreven uren automatisch worden overgenomen, of vereist dit extra handmatig werk?  

Visuele totaaloplossing 

Zoals gezegd, er is veel winst te behalen door de planning en uitvoering van je projecten en medewerkers te optimaliseren. Met vPlan heb je de meest veelzijdige planningsoplossing in handen. Hiermee stuur je - volledig visueel - de planning en workflow van je organisatie aan. Slimme alerts zorgen dat je zicht houdt op afwijkingen en je nooit meer een deadline mist. Het handige is dat vPlan volledig is geïntegreerd met Exact Online Projecten Plus en Professional. Nieuwe projecten en budgetten zie je direct terug in de projectbacklog in vPlan. En na de uitvoering, factureer je de werkzaamheden eenvoudig vanuit Exact Online. Zo houd je grip op je budget én op de uitvoering. 

vPlan en Exact Online

Meer weten over deze veelzijdige en visuele planningstool? En hoe je dit kan gebruiken met Exact Online? Lees hier meer over vPlan in combinatie met Exact Online.