Urenregistratie in Excel? Dit zijn de 4 verborgen gevaren

Een typo hier, een per ongeluk gewist getal daar en je hebt zo goed als onmogelijk te herleiden fouten per urenstaat. Iets dat weer zorgt voor fouten in de facturatie en uiteindelijk gedoe met klanten.
Je facturatie is de levensader van je bedrijf - waarom zou je dat in gevaar brengen?
Ontdek wat de 4 verborgen gevaren zijn van urenregistratie in Excel en hoe je dit alles kunt voorkomen met een modern standaardpakket.

Niet-facturabele urenberg groter met urenregistratie in Excel

Tijdens een project gaan er nog wel eens wat uren verloren. Of je nu als zzp'er werkt of met een team bezig bent - de focus ligt vooral op een goede oplevering voor de klant.
Elke dag uren schrijven door dat Excel-bestand te vinden en bij te werken heeft dan geen prio. Schrijf je per week of maand? Dan heeft niet iedereen precies meer voor ogen wat de gewerkte uren waren. Een verloren kwartiertje hier of uurtje daar tellen al snel op tot een fikse niet-facturabele urenberg per medewerker.

Geen realtime inzicht in foutgevoelige Excel urenstaten

Nog een groot probleem met urenregistratie met spreadsheets is dat er geen realtime inzicht is voor alle stakeholders. Zelfs al gebruik je een online Excel-bestand, dan nog moeten projectmanagers in alle afzonderlijke urenstaten gaan graven om urenrapportages te genereren.
Ook al heb je zo'n gratis urenregistratie template inclusief tijdrapportage voor Excel, dan moet je nog goed nagaan of alle formules wel werken, alle velden wel correct worden ingevuld door de urenschrijvers en hopen dat niemand per ongeluk cruciale gegevens heeft verwijderd zodat de totalen niet meer kloppen.
Dus je mist realtime inzicht én je kunt niet 100% vertrouwen op de kwaliteit van de gegevens. Geen fijne gedachte.

Waarom een urenadministratie op drijfzand bouwen?

Met een spreadsheet weet je dus nooit 100% zeker of alle cijfers kloppen. Sterker nog, verschillende onderzoeken tonen al jarenlang aan dat 88% van alle spreadsheets fouten bevatten!
Dat terwijl je op basis van deze urenstaten facturen uitstuurt naar klanten. Die facturen worden op hun beurt gebruikt voor cashflowprognoses of berekening van beschikbaar werkkapitaal voor investeringen.
Dat betekent dat jij, je accountant, je bank, eventuele investeerders en de Belastingdienst allemaal met gegevens werken die misschien wel of misschien niet kloppen. Weet je zeker dat je op zo'n instabiele basis wilt samenwerken met deze partijen?

Urenregistratie in Excel slecht voor winstgevendheid

Uren schrijven met spreadsheets is een ramp voor je winstgevendheid per project of klant. Zoals eerder aangehaald zorgt deze uitgestelde manier van uren registreren namelijk voor veel niet-facturabele uren.
Alleen betaal jij je medewerkers of freelancers wel voor die gewerkte uren. Ook al is het project dan een succes en komt de klant terug, dan verlies je relatief gezien omdat je de facturatie van het project niet hebt kunnen maximaliseren.
De klant zal het niet erg vinden als je minder factureert. Schrijf je bij een volgend vergelijkbaar project wel meer uren? Dan zal de klant vraagtekens zetten bij de factuur. Dat staat niet professioneel en is slecht voor de relatie. Het is dan maar de vraag of de factuur op tijd wordt betaald en of het wellicht de laatste is.

Hoe de urenregistratie veel beter kan

Voorkomen is beter dan genezen. En die 4 verborgen gevaren van urenregistratie in Excel kun je voorkomen door een online urenregistratie en projectadministratie pakket te gebruiken.
Dankzij de apps voor alle belangrijke iOS en Android devices kunnen medewerkers ter plekke uren en kosten schrijven. Een mooie boost voor de winstgevend per project!
Geschreven uren en kosten zijn in realtime te volgen zodat de projectmanager precies ziet of alles binnen budget en op tijd opgeleverd kan worden. Dreigt het toch mis te gaan? Dan kun je op tijd ingrijpen.
Dankzij de integratie met de facturatie en de boekhouding klopt alles als een bus. Daarmee heb je een kloppende basis staan waar je jouw organisatie op kan bouwen.

Start vandaag nog met het investeren in je winstgevendheid.